普通高中學校財務檔案管理策略新探

薛 娜

（福建省寧德第一中學,福建 寧德 352100）

一、普通高中學校財務檔案創新管理的意義

（一）提升財務檔案管理水平

在普通高中學校管理活動中，健全完善財務運轉機制，靈活針對新情況、查找新問題，創新管理方式方法，有助于規范與調整財務檔案管理工作，增強檔案管理的真實性、可靠性和實效性，提升依法治檔的水平。

（二）有效推進財務審計工作

優化創新財務檔案管理，能使審計人員更為便捷地調閱檔案資料，清晰了解學校的財務狀況，檢驗財務工作是否按規進行，有效監督經費挪用、亂用等違紀現象的發生，減少國家重要資財的浪費，促進審計工作順利開展。

（三）為學校決策提供科學依據

學校財務檔案是學校領導制定財務計劃、規劃財務工作、謀劃學校發展的重要參考資料。創新實施學校財務檔案管理，有利于為學校領導開展工作部署、研究發展問題、編制財務預算等各項決策活動提供第一手素材，促進資金和資源的合理配置，推進學校順利發展。

二、普通高中學校財務檔案管理的基本原則

（一）科學性原則

普通高中學校必須優化財務檔案常規管理，注重科學性原則，有序做好財務信息分類和歸納、檔案卷冊的整理、加工、封裝、保管，以及管理員、數據系統維護員、保管人員等的管理分工，科學劃分管理權限，有效開展數字化檔案管理。同時必須從學校長遠發展的視角出發，重視發揮未來管理效益，合理應用現代科技成果，提升檔案管理的科學性。

（二）安全性原則

學校一方面必須堅持依法辦事，明確財務檔案管理所需承擔的職責和義務，嚴格遵守財務法律法規，強化安全保密措施，認真保守財務檔案數據信息。另一方面，必須嚴格執行安全和保密制度。要求管理人員必須嚴肅對待管理工作，設置專人專責，尊重職業道德，熟悉工作程序和安全規定，嚴格依照保密工作要求。

（三）真實性原則

實施財務檔案管理必須緊密聯系學校的發展實際和財務現狀，將管理工作做細做實，不斷增強財務檔案數據信息的準確性和真實性。只有真實有效的管理活動，才能促使財務檔案管理工作更加有效率，學校領導層才可以從中獲取更有價值的資料和信息，更好地服務學校發展決策。

三、普通高中學校財務檔案管理存在的問題

（一）管理人員專業素質不強

目前，有的學校并沒有專設財務檔案管理人員，往往由財務或會計人員來兼管，他們在學歷層次、法律意識、信息化應用能力、管理技能和水平等方面的綜合素質都有所欠缺，往往缺乏專業的檔案管理知識和經驗，未受過正規系統的檔案理論知識培訓，使得財務檔案管理工作中經常出現操作不規范，降低工作標準，管理程序混亂，檔案信息失實等現象。

（二）創新管理意識和能力不足

部分檔案管理人員積極創新財務檔案管理意識相對淡薄，他們對檔案管理的重要性和責任性認識不足，管理工作積極性不高，一些機密檔案資料文件的安全保密措施管理不到位。這些管理工作中應有的創新意識和能力缺失，極有可能造成不少重要的財務檔案信息流失，造成學校不可估量的損失。

（三）管理制度不夠系統規范

在管理實踐中，有些管理人員在遵照和執行《檔案法》、《會計法》和《會計檔案管理辦法》中相關的檔案管理規定和制度時不夠嚴謹規范，自覺遵守的意識比較差，人員配備不齊，管理方式缺乏靈活性。甚至有的學校所制定的管理辦法形同虛設，僅依靠經驗辦事，檔案管理工作常常滯后混亂，給會計核算和財務管理等工作帶來了許多不便。

（四）檔案信息化管理浮于表面

部分學校的財務檔案信息化管理水平較低，數據信息管理不嚴密，經常出現財務信息遺漏、丟失或泄密等現象。有些管理人員無法充分利用新型的信息化管理手段，數字化和網絡化等信息化利用效率極低；電子檔案數據冗繁和重復的現象屢見不鮮，不按制度規定科學設置科目、使用憑證和賬簿、編制會計報表等。

四、普通高中學校財務檔案創新管理的策略

創新財務檔案管理應積極從思想認識、團隊建設、監管制度和信息化建設等方面，探索有效的管理策略，來逐步提高財務檔案管理質量和水平。

（一）提高思想認識，強化管理意識

思想認識是改革創新的前提。創新開展學校財務檔案管理，首先必須從提高學校領導和財務檔案管理人員的思想認識入手。學校領導作為學校管理制度的設計者和發展的決策者，他們的認識和覺悟影響著學校各方面制度的制定和實施。學校領導重視強調財務檔案管理工作，能促使他們形成嚴格細致的工作作風，善于利用財務檔案資料開展財務監督、審核、鑒定等活動，深入了解學校財務運作情況，從而更加清晰地認識到財務檔案管理對本校持續健康發展的關鍵作用。

同時，財務檔案管理人員必須積極樹立主人翁意識，轉變對檔案管理的思想認識，盡職盡責地做好財務檔案管理工作。他們積極強化創新管理意識，將有利于為學校制定實施教學管理計劃、作出教育決策提供更加可靠的參考信息，為保護國家資財、嚴格執行國家財務制度、合法合規開展財務管理提供有力憑證；也將激勵他們樹立學校長遠發展的觀念，為促進學校管理和服務提質增效做出自己的貢獻。

（二）優化團隊建設，提升管理素質

首先，要強化培訓學習，提高業務素質。學校要定期選派相關人員參加檔案管理技能培訓，提高他們的業務水平；要與財政部門或檔案部門緊密合作，及時組織人員參與學習最新的管理技術、財務制度規定和檔案管理辦法，不斷增強財務檔案管理的規范化、標準化程度，提高檔案信息管理和服務能力，并將這些常態化的進修學習培訓作為崗位技能鍛煉和繼續教育的必備內容來常抓不懈。

其次，要精心配備人才，組建優秀的管理隊伍。學校必須選擇優秀管理人才，精選那些具備檔案從業資格、既有扎實的檔案專業知識，又有良好的財務職業道德素質的管理人才，組建起具有團結合作精神的、穩定的工作團隊。校領導必須根據管理工作需要，合理地規劃設置檔案工作崗位、人數、職位安排等要求，使學校人力資源得以優化配置；尤其要積極選用那些具有嚴謹求實的工作態度，堅持工作原則，又能熟練應用計算機和網絡技術的管理人員，建立協同作戰的隊伍，使財務檔案管理獲得最佳的效益。

最后，要加強財務檔案管理隊伍的職業道德教育。一要培養財務檔案管理人員個人的道德修養，這是做好管理工作、保證誠信治檔的必要前提；二要加強職業道德培訓。靈活應用職業道德教育的典型案例來深入探討學習，深化對職業道德規范的認識，堅持不懈學習財經法律法規，增強知法守法用法的能力，嚴守財務檔案管理制度和規范；三要加強團隊文化建設。建立融洽工作的共同目標，形成對校園文化、學校管理經驗的良好的認同感和歸屬感，不斷激發致力財務檔案管理的積極性、主動性和創造性。

（三）健全監管制度，增強管理實效

優化創新財務檔案管理工作，必須不斷適應新時期財務檔案管理新形勢和新要求，健全檔案管理和監督制度。

其一，要完善財務檔案管理制度。首先，必須加強依法治檔、優化管理。學校要合理制定管理細則，規范做好財務檔案的收集、立卷、歸檔、整理、保管、查閱和銷毀等管理工作，實施全面優化管理。其次，細化檔案管理，科學控制管理成本，提高管理運行效率。近幾年，我校就圍繞財務檔案管理中存在的問題，積極進行了整改完善，專門設立了財務檔案室，制定了財務檔案管理具體辦法，獲得了良好的成效。如按照案卷、全引、專題、文號等目錄進行科學編制檔案檢索；對基建會計檔案等各種合同、協議等原始重要憑證進行科學編號、排序、歸檔和存放。最后，真抓實干，落實管理。必須深入學習《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規，不斷豐富檔案管理理論知識；并結合本校教育教學管理和服務需求，制定財務檔案管理人員守則、歸檔制度、保管制度、移交制度、安全保密制度、期滿銷毀制度、查閱制度等各項制度和細則，促進檔案管理依法進行。

其二，要強化學校內部監督管理。內部的有效監管能進一步減少普通高中學校財務檔案管理過程中的錯誤、舞弊和失實現象，提升檔案信息資料的真實性和可靠性。強化學校內部監督管控，必須強化校內各職能部門、工會、一線教師的大力監督，發揮教職工代表大會的積極作用，推舉一些熱心學校發展的、負責任的教師成員組成財務監督委員會，形成獨立于校領導和財務管理人員的有效監督體系；同時，必須建立財務管理規范，明確業務憑據的流轉規程，科學確立責權管控重點，理清各部門和管理人員的職責范圍，細化責任，使之形成分工確切、協調配合、又相互制約、相互聯系的監管工作形式；學校主管領導要積極完善與學校各項管理制度相適應的內部管控措施，這也是服務財務管理和會計核算的重要規范；并且，內部監督管控應貫穿于學校財務預算編制、物資采購、資金結算、資財管理等各項管理活動中，進行全方位的監督管控。

其三，要加強職能部門監督管理。健全完善財務檔案管理和監督，還必須加強國家財政、審計和教育等行政主管部門的監督管理作用。主管職能部門應積極通過勤聯系、多溝通、抓反饋、促整改等靈活多樣的監管手段，來督促學校持續優化財務檔案管理工作，營造誠信治檔、依法治檔的良好氛圍。

（四）加強信息化建設，創新檔案管理

信息化建設是新時期創新普通高中學校財務檔案管理工作的新趨勢。首先，要加強信息化設施建設。普通高中學校應配備更新專門的計算機和管理軟件，改善財務檔案管理的軟硬件基礎，做到辦公、閱檔、庫房相分離。其次，要實現財務檔案信息化和網絡化管理。注重采集和整理各種原始財務數據信息，將財務會計文檔、表格、報告等數據轉換成數字化資料，建立檔案數據庫，增添學校固定資產管理、預決算管理、債務管理等數據，不斷充實完備數據庫資源，為信息化管理活動提供完整實用的信息素材。最后，要勇于創新財務檔案信息化管理新思路。創新設計財務檔案信息化工作思路，合理利用互聯網絡和學校局域網的便捷條件，搭建信息化、網絡化工作平臺，進行工作分享、交流和溝通，并積極完善電子文件簽入簽出、安全日志等日常安全事項，定期做好階段性安全檢查，從而提高財務檔案管理工作效率。

隨著國家教育改革的不斷深入和學校信息化管理水平的提升，普通高中學校財務檔案管理工作也將不斷呈現許多新問題、面臨著新挑戰。積極探索財務檔案有效管理策略，創新與轉化管理形式，健全管理工作機制，做好檔案的收集、整理、利用等多方面工作，更好地為學校教育和管理服務，始終是我們應予以重視的重要問題。