高校檔案管理工作中的電子檔案管理

摘 要：隨著信息時代的到來，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，信息技術(shù)以其現(xiàn)代化、信息化的特點(diǎn)和優(yōu)勢對高校的檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新性的改革，電子檔案管理集合了信息技術(shù)的優(yōu)勢，在很大程度上提高了高校檔案管理工作的效率。本文主要針對如何提高高校電子檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行了簡單的探討，希望能夠?yàn)樘岣吒咝n案管理工作的水平有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；電子檔案管理；措施

一、 引言

檔案管理工作在信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展下也轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理常常因?yàn)榧堎|(zhì)檔案、因?yàn)榻?jīng)常翻閱或者是其他原因出現(xiàn)破損的情況降低工作效率，為了維護(hù)紙質(zhì)檔案的管理學(xué)校需要加強(qiáng)對人力和物力的投入，相關(guān)人員的工作量因此加重，并且維護(hù)需要大量的資金，這是紙質(zhì)檔案管理比較突出的問題。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，不僅存儲量大，而且不易受外界因素的影響，不會輕易地因?yàn)槿藶樵驌p壞，而且借閱的方式和流程簡單，相較于紙質(zhì)檔案管理，在很大程度上提高了工作的效率。雖然電子檔案管理有著諸多的優(yōu)點(diǎn)，但還是存在一些問題，比如安全問題、管理人員的職業(yè)素養(yǎng)問題、電子檔案管理的規(guī)范問題，高校應(yīng)針對自身的實(shí)際情況，有針對性地去解決這些所存在的問題，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

二、 對高校檔案管理工作中加強(qiáng)電子檔案管理有效方法分析

（一） 應(yīng)對高校檔案管理工作中的電子檔案實(shí)行規(guī)范化管理

只要實(shí)行規(guī)范化的管理才能確保電子檔案形成系統(tǒng)化，才能更好地為教師教學(xué)以及科研任務(wù)等提供及時準(zhǔn)確的資料和服務(wù)。所以，在高等院校的電子檔案管理工作中首先就應(yīng)施行規(guī)范化管理機(jī)制，在具體的電子檔案管理工作過程中必須嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)法規(guī)和條文來落實(shí)具體工作。對于高校電子檔案管理工作相關(guān)人員，要求其自身應(yīng)具備較強(qiáng)的電子檔案管理意識，認(rèn)真負(fù)責(zé)愛崗敬業(yè)，以免發(fā)生由于人為因素致使高校電子檔案發(fā)生丟失和破壞等情況。由于高等院校檔案在每個學(xué)期都會發(fā)生很大變化，在檔案的日常維護(hù)管理、變更以及存儲和傳輸?shù)榷鄠€方面導(dǎo)致檔案管理工作量非常繁雜。對電子檔案管理應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)管理規(guī)定和辦法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作流程的規(guī)范化，繼而有效提升高校電子檔案管理工作效率和檔案使用率。

（二） 提升電子檔案管理人員管理意識

在高校檔案管理工作中通常都會存在部分具有重大價值的教學(xué)資料，這些資料檔案如果不能獲得及時的歸檔管理造成檔案資料的遺失和破損，那么將會對以后的教學(xué)以及科學(xué)研究工作產(chǎn)生重大損失；還有一些不具備使用價值或價值較小的檔案資料，如果相關(guān)人員沒有做好檔案的甄選鑒別工作隨意地進(jìn)行歸檔和保存，那么將會導(dǎo)致電子檔案使用價值的下降。所以，要求高校電子檔案管理工作相關(guān)人員自身，應(yīng)具備較強(qiáng)的檔案安全管理意識以及檔案管理工作專業(yè)素養(yǎng)，并且能夠熟練使用電子檔案管理軟件對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。同時創(chuàng)建高校電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)分類技術(shù)把教師和學(xué)生上傳的電子信息檔案目錄數(shù)字化。同時還應(yīng)依據(jù)高校檔案管理工作需求，調(diào)動高校所有教師和學(xué)生主動參與到學(xué)校的電子檔案建設(shè)過程當(dāng)中來，保證存在價值檔案資料能夠獲得及時歸檔管理，從而保證電子檔案資料成為促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升和師生學(xué)習(xí)研究的重要資料充分發(fā)揮其價值和作用。

（三） 完善電子檔案管理的管理系統(tǒng)

電子檔案管理工作是需要有成熟的管理系統(tǒng)作為支撐的，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是電子檔案管理工作實(shí)施基礎(chǔ)平臺構(gòu)件，而電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。高校應(yīng)針對維持電子檔案管理工作的基礎(chǔ)平臺來完善其必備的軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)，基本的查詢功能、管理功能，以及輸入、輸出、存儲等，這樣才能保證電子檔案管理系統(tǒng)的完善。管理要根據(jù)查閱需求來設(shè)置查閱檔案的權(quán)限，完善電子檔案管理的制度，提高工作人員的安全意識，規(guī)范電子檔案管理工作，嚴(yán)格地遵守相關(guān)的法律法規(guī)，重視對電子檔案的管理，提高電子檔案使用以及存儲工作的效率，對電子檔案進(jìn)行規(guī)范的收集、整理、保存、更改，重視工作的規(guī)范性，避免出現(xiàn)疏忽導(dǎo)致的安全問題。

（四） 采取有效措施保證電子檔案安全保密性

高校電子檔案管理是通過計(jì)算機(jī)終端、互聯(lián)網(wǎng)以及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)共同組合實(shí)現(xiàn)的，在利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)具體展開電子檔案管理工作過程中，存在信息遺失、破損以及遭受網(wǎng)絡(luò)病毒入侵等問題和風(fēng)險。所以，為了保證高校電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性就應(yīng)采用有效的安全防護(hù)手段，來確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性及保密性。可通過制定健全完善的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全預(yù)案、設(shè)置訪問權(quán)限、殺毒軟件、設(shè)置防火墻以及通過硬盤備份等多重措施予以實(shí)現(xiàn)。還可以通過電子文檔數(shù)據(jù)加密和身份驗(yàn)證等方法有效防止電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失和破損的問題。另外，電子檔案管理工作人員也應(yīng)逐漸形成檔案數(shù)據(jù)資料備份的習(xí)慣，可通過云文檔備份的方法來保證重大價值電子檔案數(shù)據(jù)的安全保密性。

（五） 高校檔案管理工作加強(qiáng)電子檔案管理的同時也應(yīng)重視紙質(zhì)檔案資料的管理

隨著信息技術(shù)的在高校檔案管理中的普及和運(yùn)用，切實(shí)推動了檔案管理工作的發(fā)展切實(shí)提高檔案管理工作效率，提升檔案利用率是檔案資料的作用和價值得到充分發(fā)揮和體現(xiàn)。然而，實(shí)現(xiàn)了對檔案資料的數(shù)字化管理，電子檔案相對紙質(zhì)檔案更加具有優(yōu)勢和特點(diǎn)。需要注意的是，在高校檔案管理工作中在加強(qiáng)電子檔案管理的同時也應(yīng)重視紙質(zhì)檔案資料的管理，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案自身具備直觀表現(xiàn)資料內(nèi)容、儲存時限長以及安全保密性高等獨(dú)有特征，這些都是電子檔案無法取代的。所以，在高校檔案管理具體工作中應(yīng)兼顧電子檔案理和紙質(zhì)檔案管理工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的分門別類、編制代碼目錄再利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行緊密結(jié)合，從而在數(shù)字化檔案管理模式中實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速查找，從而切實(shí)提升管理工作效率和檔案資料利用率，促進(jìn)高校檔案管理工作水平的全面發(fā)展和提升。

參考文獻(xiàn)：

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[2]姜楠.論高校電子檔案管理中存在的問題及對策[J].市場周刊理論研究，2013（8）：35-36.

作者簡介：王玲，河北省唐山市，華北理工大學(xué)。