高校檔案管理工作中的電子檔案管理

摘 要：隨著信息時代的到來，信息技術被廣泛地應用到了各個領域，信息技術以其現代化、信息化的特點和優勢對高校的檔案管理工作進行了創新性的改革，電子檔案管理集合了信息技術的優勢，在很大程度上提高了高校檔案管理工作的效率。本文主要針對如何提高高校電子檔案管理工作的質量進行了簡單的探討，希望能夠為提高高校檔案管理工作的水平有一定的幫助。

關鍵詞：高校檔案管理；電子檔案管理；措施

一、 引言

檔案管理工作在信息技術的應用和發展下也轉為現代化發展的趨勢，傳統的檔案管理常常因為紙質檔案、因為經常翻閱或者是其他原因出現破損的情況降低工作效率，為了維護紙質檔案的管理學校需要加強對人力和物力的投入，相關人員的工作量因此加重，并且維護需要大量的資金，這是紙質檔案管理比較突出的問題。電子檔案與紙質檔案相比，不僅存儲量大，而且不易受外界因素的影響，不會輕易地因為人為原因損壞，而且借閱的方式和流程簡單，相較于紙質檔案管理，在很大程度上提高了工作的效率。雖然電子檔案管理有著諸多的優點，但還是存在一些問題，比如安全問題、管理人員的職業素養問題、電子檔案管理的規范問題，高校應針對自身的實際情況，有針對性地去解決這些所存在的問題，提高檔案管理工作的質量。

二、 對高校檔案管理工作中加強電子檔案管理有效方法分析

（一） 應對高校檔案管理工作中的電子檔案實行規范化管理

只要實行規范化的管理才能確保電子檔案形成系統化，才能更好地為教師教學以及科研任務等提供及時準確的資料和服務。所以，在高等院校的電子檔案管理工作中首先就應施行規范化管理機制，在具體的電子檔案管理工作過程中必須嚴格依據有關法規和條文來落實具體工作。對于高校電子檔案管理工作相關人員，要求其自身應具備較強的電子檔案管理意識，認真負責愛崗敬業，以免發生由于人為因素致使高校電子檔案發生丟失和破壞等情況。由于高等院校檔案在每個學期都會發生很大變化，在檔案的日常維護管理、變更以及存儲和傳輸等多個方面導致檔案管理工作量非常繁雜。對電子檔案管理應嚴格依據相關管理規定和辦法實現檔案管理工作流程的規范化，繼而有效提升高校電子檔案管理工作效率和檔案使用率。

（二） 提升電子檔案管理人員管理意識

在高校檔案管理工作中通常都會存在部分具有重大價值的教學資料，這些資料檔案如果不能獲得及時的歸檔管理造成檔案資料的遺失和破損，那么將會對以后的教學以及科學研究工作產生重大損失；還有一些不具備使用價值或價值較小的檔案資料，如果相關人員沒有做好檔案的甄選鑒別工作隨意地進行歸檔和保存，那么將會導致電子檔案使用價值的下降。所以，要求高校電子檔案管理工作相關人員自身，應具備較強的檔案安全管理意識以及檔案管理工作專業素養，并且能夠熟練使用電子檔案管理軟件對檔案進行數字化管理。同時創建高校電子檔案目錄數據庫，通過數據分類技術把教師和學生上傳的電子信息檔案目錄數字化。同時還應依據高校檔案管理工作需求，調動高校所有教師和學生主動參與到學校的電子檔案建設過程當中來，保證存在價值檔案資料能夠獲得及時歸檔管理，從而保證電子檔案資料成為促進教學質量提升和師生學習研究的重要資料充分發揮其價值和作用。

（三） 完善電子檔案管理的管理系統

電子檔案管理工作是需要有成熟的管理系統作為支撐的，計算機和網絡是電子檔案管理工作實施基礎平臺構件，而電子檔案管理系統包括硬件系統和軟件系統。高校應針對維持電子檔案管理工作的基礎平臺來完善其必備的軟件系統和硬件系統，基本的查詢功能、管理功能，以及輸入、輸出、存儲等，這樣才能保證電子檔案管理系統的完善。管理要根據查閱需求來設置查閱檔案的權限，完善電子檔案管理的制度，提高工作人員的安全意識，規范電子檔案管理工作，嚴格地遵守相關的法律法規，重視對電子檔案的管理，提高電子檔案使用以及存儲工作的效率，對電子檔案進行規范的收集、整理、保存、更改，重視工作的規范性，避免出現疏忽導致的安全問題。

（四） 采取有效措施保證電子檔案安全保密性

高校電子檔案管理是通過計算機終端、互聯網以及相應的軟件系統共同組合實現的，在利用計算機和網絡具體展開電子檔案管理工作過程中，存在信息遺失、破損以及遭受網絡病毒入侵等問題和風險。所以，為了保證高校電子檔案數據的安全性和保密性就應采用有效的安全防護手段，來確保電子檔案數據的安全性及保密性。可通過制定健全完善的計算機系統安全預案、設置訪問權限、殺毒軟件、設置防火墻以及通過硬盤備份等多重措施予以實現。還可以通過電子文檔數據加密和身份驗證等方法有效防止電子檔案數據出現丟失和破損的問題。另外，電子檔案管理工作人員也應逐漸形成檔案數據資料備份的習慣，可通過云文檔備份的方法來保證重大價值電子檔案數據的安全保密性。

（五） 高校檔案管理工作加強電子檔案管理的同時也應重視紙質檔案資料的管理

隨著信息技術的在高校檔案管理中的普及和運用，切實推動了檔案管理工作的發展切實提高檔案管理工作效率，提升檔案利用率是檔案資料的作用和價值得到充分發揮和體現。然而，實現了對檔案資料的數字化管理，電子檔案相對紙質檔案更加具有優勢和特點。需要注意的是，在高校檔案管理工作中在加強電子檔案管理的同時也應重視紙質檔案資料的管理，因為紙質檔案自身具備直觀表現資料內容、儲存時限長以及安全保密性高等獨有特征，這些都是電子檔案無法取代的。所以，在高校檔案管理具體工作中應兼顧電子檔案理和紙質檔案管理工作，將紙質檔案進行詳細的分門別類、編制代碼目錄再利用計算機技術將紙質檔案與電子檔案進行緊密結合，從而在數字化檔案管理模式中實現檔案資料的快速查找，從而切實提升管理工作效率和檔案資料利用率，促進高校檔案管理工作水平的全面發展和提升。

參考文獻：

[1]劉長杰.高校電子檔案管理中存在問題及對策[J].中國科教創新導刊，2013（19）：216.

[2]姜楠.論高校電子檔案管理中存在的問題及對策[J].市場周刊理論研究，2013（8）：35-36.

作者簡介：王玲，河北省唐山市，華北理工大學。