電子發票報銷存在的問題與思路

呂正芳

【摘 要】電子發票與紙質發票相比，更加方便快捷，也更能適應時代的發展，應用電子發票勢在必行，但在使用過程中仍存在一些問題，本文從財務應用中遇到的問題提出改進思路以供借鑒。

【關鍵詞】電子發票；報銷；問題；思路

一、電子發票的概念

電子發票是指紙質發票的電子映像和電子記錄。納稅人可以在線領購、在線開具、在線傳遞發票，并可實現在線申報。國務院發布的《關于加快構建大眾創業萬眾創新支撐平臺的指導意見》（國發﹝2015﹞53號）中明確電子發票允許作為報銷憑證。

二、電子發票應用的意義

國家稅務總局統一了電子發票技術規范和發票的標準規范，在全國范圍內共享互通。這一切都預示著電子發票和我們越來越密切，同時，電子發票也有著多方面優勢。

（一）真正實現報銷電子信息化

一般的報銷軟件，由員工在線上填寫、遞交報銷單后，還要私下里再把發生報銷費用的發票交到財務人員處進行發票確認，所以某種程度上還是要耗費一些人力。但電子發票的應用，則徹底解決這個線下遞交發票的問題，從而真正實現報銷自動化、信息化。

（二）有效控制報銷費用

電子發票不需紙質載體，沒有印制、打印、存儲和郵寄等成本，相應地也節約了大量的時間和人力。有利于企業節約經營成本。有些時候，一些員工可能會利用少量的金額去買大額發票進行報銷，但是電子發票是固定不能變動的，可以有效防止員工在發票上做文章，從而有效地控制報銷費用。發票電子化便于集中進行數據處理，有利于提高企業財務處理的效率，也有利于提高稅務部門征管效率，降低管理成本。

（三）電子發票方便、快捷，有利于受票方保存使用發票。有效減輕財務人員負擔

電子發票申請、核準、發票配號、發票開具、數據傳輸等環節全程線上操作，既減少了納稅人因發票事務往來于稅務局，也避免了紙質發票在傳遞或保管過程中丟失的情況，同時受票人可以利用手機等設備隨時查詢利用電子發票。電子發票的應用也使得財務人員不用再對發票進行私下校驗審核，直接在網上確認即可，避免了發票審核出錯；結合會計憑據自動生成，財務人員再也不用手動錄入憑證，輕輕點擊鼠標，即可完成所有事務。

三、電子發票報銷應用中存在的問題分析

（一）政策驅動，電子發票應用是大勢所趨

現在很多電子商務公司如京東商城等，大型餐飲公司必勝客等，三大電信公司都推出了電子發票，而且國家稅務局也在大力推廣，這是大勢所趨，作為企業財務會計不能逆勢而為，所以公司人員的電子發票必須要進行報銷處理。

（二）電子發票的報銷存在監管上的漏洞

電子發票的報銷確實存在監管上的漏洞，因為目前電子發票的打印次數不受限制，可以無限次地打印。正因為可以自行打印，又不需要額外再加蓋專用章，這就給手工報銷帶來重復報銷的風險。

（三）容易修改發票基本信息

現在PS功能很強大，任何人都可通過修改電子發票金額或者抬頭，因為發票編碼沒有動，校驗發票是不會出現問題的。如果會計不仔細檢查，也很難發現問題，需要花費大量時間檢查校驗。

四、電子發票在報銷應用中的解決方案

（一）隨著電子發票的廣泛應用，也通過這個契機，加大會計電子檔案的建設

將財務報賬預約平臺、財務系統、銀行系統對接，完善各環節電子資料，形成完整的會計電子檔案。在預約報銷平臺上，要求報銷人將電子發票號填寫在指定欄內，同時將發票及其他附件的電子資料上傳至平臺指定位置，按要求填寫預約報銷單；會計審核人員通過掃描或錄入報銷預約單號，根據預約報銷單自動預生成會計憑證，審核報銷人上傳的電子資料，根據電子資料修改預生成的會計憑證，同時財務系統根據報銷人填寫的發票號自動核對是否存在重復報銷的情況，審核無誤后保存憑證，將憑證流轉到復核環節；復核人員復核報銷憑證及其電子票據及附件資料，復核無誤后通過電子銀行完成報銷支付，在支付成功的同時，自動形成電子支付單號，實現銀行電子回單與財務系統的鏈接；如報銷單在審核或復核的過程中發現不符合報銷規定無法報銷的，則可直接通過財務系統發送退單信息到報銷人預留的郵箱或手機上，通知報銷人。

將開票系統、財務系統對接，可通過電子發票直接生成收入憑證，同時將該電子發票作為憑證附件保存于財務系統中。

（二）在財務報銷過程中電子發票與紙質發票具有同等的法律效力，但鑒于電子發票有別于傳統的紙質發票，在原始憑證審核時需要采取不同的審核方法

一是把發票的真實性審核作為重點審核內容。對于紙質發票報銷時通常通過印制發票的基本特征就可判斷其真實性，一般僅對存在疑點的發票登陸有關網站查驗其真實性，但電子發票目前必須將其打印后報銷，為避免從電子信息轉化成紙質時內容受到篡改，需要每張驗證其真實性，在目前電子發票尚未普及的情況下，是否可以設置專人處理電子發票報銷單據。該審核人員可通過手機上安裝的識別軟件，掃描打印發票上的二維碼核對發票信息，確認發票的真實性。

二是檢查是否存在重復報銷。紙質發票因為具有唯一性，通常不存在重復報銷的情況。但電子發票目前在電子檔案未建立的情況下，只能打印后作為報銷依據，這就有可能存在重復報銷的情況。為避免該情況發生，是否可以通過兩方面控制：一方面在報銷單據上注明關于電子發票不存在重復報銷的承諾事項，由報銷人承諾簽字；另一方面在會計核算軟件尚不具備自動核對發票號的情況下，在摘要欄注明電子發票號，定期核對，避免重復報銷的情況。

（三）通過Excel表格做臺賬

通過Excel表格做臺賬，把所有的電子發票，發票編碼統一記錄在Excel表格中，從中篩選排除相同的發票編碼，可防范電子發票重復報銷。也可以再增加電子發票校驗和鑒偽功能，如輸入發票編碼，即可判斷發票的真假和是否為重復發票。同時還可以結合慧財稅電子發票系統，自動驗票可接入企業內部的ERP、CRM等系統，發票資料全部電子化集中處理，發票的管理也將變得簡單，將大大提高企業運轉效率。

綜上所述，公司相關部門應不定期對報銷的電子發票進行抽查核實，并記錄已報銷過的電子發票號，對報銷虛假電子發票及重復報銷電子發票的情況，一經發現，應依規追究有關人員責任。