新時代企事業檔案管理信息化

蔚愛芳

【摘 要】傳統的檔案管理方式已不能適應現代社會的快速發展，我國的檔案管理正面臨巨大的轉變。計算機網絡技術的普及使得改進我國文件系統的工作成為可能，但也造成了一些問題。目前，在我國檔案管理工作中就存在很多問題，這使個人檔案信息存檔的創建嚴重復雜化。本文分析了我國檔案管理的現狀以及如何進一步開展檔案管理工作。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；措施

在傳統的文件管理中，存在文件數多難以管理，文件搜索復雜以及文件信息使用率低等問題。隨著科學技術的發展和時代的進步，傳統的文件管理模式不再能滿足快速變化的現代工作需求，因此新型的文件管理信息模式隨之出現。然而，當今的檔案信息管理中仍存在諸多問題，新的管理模式尚未形成一套統一的標準和規范。因此，加快檔案管理信息化建設的步伐，培養適宜人才，已成為當前檔案管理工作必須解決的緊迫任務。

一、檔案管理信息化的必要性

文件安全管理對公司的管理和建設起著決定性的作用，立檔單位和檔案館應采取有效措施，以防止檔案資料和收集內容受到自然災害或人為干擾，并使其處于安全的管理狀態。檔案資料與公司的各部門，甚至個人都有著密切的聯系，隨著公司的建立，公司檔案的安全管理問題也隨之產生，同時在公司的發展中不斷進步發展；也有歷史的痕跡，是公司的存在額歷史見證，在這種特殊情況下，公司的第一材料在公司管理中有著不可替代的作用，也是公司發展過程中的一個重要環節，促進了公司管理的建設，使公司得到進一步發展。檔案管理的標準化、規范化有利于指導公司發展進程，能夠使公司管理工作有序的進行，同時也是公司管理的前提條件。

二、當前我國事業單位檔案建設管理的現狀

（一）檔案管理人員水平較低

目前，我國檔案人員管理水平一般較低，綜合素質不夠，專業管理的硬件和軟件條件不足。公共機構檔案管理中的許多員工都沒有接受過檔案管理方面的專業教育，他們采用的檔案管理方法仍然與傳統的管理方法僵硬地聯系在一起，并且當前的檔案管理也沒有專業性的現代化管理設備，阻礙了企業檔案管理的現代化發展，不利于企業經濟效益的提高。

（二）檔案收集不全

由于企業也不可能對檔案做到完全收全，所以對于一些具有實際價值的檔案的使用率是很低的。我國政府機構的工作人員和研究人員有許多研究成果尚未納入檔案的管理。而且，文件管理的階段相對較長，范圍也比較大，導致檔案缺失情況很嚴重，因此企業在管理過程中，難以充分利用起那些具有較高實用價值的檔案。

（三）檔案管理較為封閉難以進行共享

我國公共機構檔案管理長期以來一直采用傳統的管理模式。檔案文件的信息通常被認為是保密的，所以其文件信息總是與保密規則相關聯，這導致政府機構檔案處于半封閉狀態，無法完全使用，其價值無法充分發揮。

（四）檔案信息化管理的安全意識較差

與其他信息資源不同，關于檔案的信息包含秘密文件，因此應注意保護檔案信息的內容。但是，這往往被各級檔案工作者忽視，對檔案信息化管理的安全意識差，給檔案信息的安全保護帶來了隱患。在網絡環境中，有關檔案信息更容易被不法分子竊取，而且一旦被盜，它很容易在網絡環境的大范圍內傳播。這不僅會導致管理文件信息時丟失重要信息，還會導致嚴重的經濟損失。因此，加強創建檔案管理網絡環境的安全性尤為重要。

（五）檔案信息化管理硬件設施水平不高

建立檔案信息與各種硬件如計算機、數碼相機、打印機、光盤刻錄機、掃描儀和光盤是分不開的。獲取硬件設備需要大量資金，因此一些機構更愿意保持傳統的文件管理模式，這是非常不可取的，這將不可避免地導致檔案信息的收集和傳輸效率低下，這也與時代的發展不相符。因此，企業必須為了滿足現代檔案管理的硬件要求投入資金，加速檔案信息化建設，以實現檔案管理信息化的高效便利。

三、檔案管理信息化建設途徑

（一）更新觀念增強檔案管理現代化意識

管理理念的現代化是檔案管理現代化的靈魂。如果檔案工作者沒有現代化的知識，將阻礙檔案管理的現代化發展。如果沒有檔案管理的現代化觀念做指導，即使有一流的保護和管理文件的工具，也不能稱之為檔案管理的現代化。在檔案管理的過程中，企業必須牢固樹立的現代化理念，立足科技進步和科學管理，按照當下時代的要求，有效地改變計劃經濟時代對檔案管理的保守思想，將被動式的檔案管理服務轉化為主動式服務，將封閉式服務轉換為開放式服務，使檔案管理工作能夠更好的符合經濟和社會發展的需要。

（二）增強檔案安全管理意識

如果企業希望檔案管理工作在社會的各個領域都能發揮其有效作用，就要提高文件管理的安全性，一方面要保證信息資源的可靠性、真實性，排除檔案管理工作各個環節中的虛假信息。另一方面，在網絡大環境中管理檔案時，企業必須隨時保證檔案所在的網絡環境是安全的，防火墻可用于阻止計算機可能遇到的安全風險。

（三）建設復合型的管理隊伍

建立檔案管理團隊是檔案管理領域信息成功的基礎，并確定檔案信息的開發速度和質量。提高信息管理人員對信息的認識，在信息時代，計算機上實現了自動登記、歸檔、輔助立卷、著錄、信息網絡傳遞、檢索和安全利用。這就要求檔案管理人員不僅需要了解整個過程中電子文件的特點，還需要熟悉電子檔案的規范管理，而且還要了解計算機網絡的安全性，以確保文件信息的安全性和完整性。為了在檔案管理的現代信息管理方面取得進展，有必要繼續對檔案管理人員進行培訓。在新時代，檔案管理人員不僅要具備與電腦合作的技能，還要有積極的創造性思維。只有這樣他們才能完成檔案信息的收集和傳輸。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育和培訓，不斷更新自己的專業知識，提高自身的工作水平和業務素質。為了盡快實現從傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，檔案管理部門要系統培養檔案管理人員在信息技術領域的技能，培訓內容涵蓋信息工程、網絡和計算機等領域。

（四）加快硬件設施建設實現裝備和技術的現代化

企業要及時升級辦公設備如檔案管理現代化建設所需要的電腦、掃描儀、互聯網設備和光盤刻錄機等，企業必須充分加大在檔案管理現代化中的科學技術、縮微技術的應用，加快實用軟件的開發，使檔案數字信息處理速度加快。為此，各級政府應加大財政貢獻，檔案部門要努力提高自己的績效水平，并爭取更大的資金支持，同時，檔案部門要充分利用具有大量的檔案資源的優勢，充分利用各方面的潛力，著力加強檔案的提供和使用，及時開發豐富的檔案信息，滿足社會各方面的需求，把各檔案的隱藏價值轉化為實際的經濟效益。在檔案部門加大對現代技術和工具的使用，將為檔案管理工作帶來新的活力，提高利用檔案工作的效率水平，創造更多顯著的經濟效益和社會效益，為實現現代化的檔案管理工作提供可靠的保證。

四、結束語

隨著信息技術的不斷發展和經濟的進步，檔案信息管理已成為經濟可持續發展的保證。檔案信息的網絡收集和檔案信息的數字化為社會各個領域做出了不可或缺的貢獻。由此我們看到檔案現代化的信息管理是時間發展的必然結果。因此，企業要積極解決和消除檔案館信息管理建設中的不足，加快檔案管理信息標準化、規范化建設，以適應社會發展的需要。

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