新時(shí)代企事業(yè)檔案管理信息化

蔚愛(ài)芳

【摘 要】傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)的檔案管理正面臨巨大的轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及使得改進(jìn)我國(guó)文件系統(tǒng)的工作成為可能，但也造成了一些問(wèn)題。目前，在我國(guó)檔案管理工作中就存在很多問(wèn)題，這使個(gè)人檔案信息存檔的創(chuàng)建嚴(yán)重復(fù)雜化。本文分析了我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀以及如何進(jìn)一步開(kāi)展檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；措施

在傳統(tǒng)的文件管理中，存在文件數(shù)多難以管理，文件搜索復(fù)雜以及文件信息使用率低等問(wèn)題。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的文件管理模式不再能滿足快速變化的現(xiàn)代工作需求，因此新型的文件管理信息模式隨之出現(xiàn)。然而，當(dāng)今的檔案信息管理中仍存在諸多問(wèn)題，新的管理模式尚未形成一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。因此，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，培養(yǎng)適宜人才，已成為當(dāng)前檔案管理工作必須解決的緊迫任務(wù)。

一、檔案管理信息化的必要性

文件安全管理對(duì)公司的管理和建設(shè)起著決定性的作用，立檔單位和檔案館應(yīng)采取有效措施，以防止檔案資料和收集內(nèi)容受到自然災(zāi)害或人為干擾，并使其處于安全的管理狀態(tài)。檔案資料與公司的各部門，甚至個(gè)人都有著密切的聯(lián)系，隨著公司的建立，公司檔案的安全管理問(wèn)題也隨之產(chǎn)生，同時(shí)在公司的發(fā)展中不斷進(jìn)步發(fā)展；也有歷史的痕跡，是公司的存在額歷史見(jiàn)證，在這種特殊情況下，公司的第一材料在公司管理中有著不可替代的作用，也是公司發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，促進(jìn)了公司管理的建設(shè)，使公司得到進(jìn)一步發(fā)展。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有利于指導(dǎo)公司發(fā)展進(jìn)程，能夠使公司管理工作有序的進(jìn)行，同時(shí)也是公司管理的前提條件。

二、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案建設(shè)管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員水平較低

目前，我國(guó)檔案人員管理水平一般較低，綜合素質(zhì)不夠，專業(yè)管理的硬件和軟件條件不足。公共機(jī)構(gòu)檔案管理中的許多員工都沒(méi)有接受過(guò)檔案管理方面的專業(yè)教育，他們采用的檔案管理方法仍然與傳統(tǒng)的管理方法僵硬地聯(lián)系在一起，并且當(dāng)前的檔案管理也沒(méi)有專業(yè)性的現(xiàn)代化管理設(shè)備，阻礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。

（二）檔案收集不全

由于企業(yè)也不可能對(duì)檔案做到完全收全，所以對(duì)于一些具有實(shí)際價(jià)值的檔案的使用率是很低的。我國(guó)政府機(jī)構(gòu)的工作人員和研究人員有許多研究成果尚未納入檔案的管理。而且，文件管理的階段相對(duì)較長(zhǎng)，范圍也比較大，導(dǎo)致檔案缺失情況很嚴(yán)重，因此企業(yè)在管理過(guò)程中，難以充分利用起那些具有較高實(shí)用價(jià)值的檔案。

（三）檔案管理較為封閉難以進(jìn)行共享

我國(guó)公共機(jī)構(gòu)檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)一直采用傳統(tǒng)的管理模式。檔案文件的信息通常被認(rèn)為是保密的，所以其文件信息總是與保密規(guī)則相關(guān)聯(lián)，這導(dǎo)致政府機(jī)構(gòu)檔案處于半封閉狀態(tài)，無(wú)法完全使用，其價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮。

（四）檔案信息化管理的安全意識(shí)較差

與其他信息資源不同，關(guān)于檔案的信息包含秘密文件，因此應(yīng)注意保護(hù)檔案信息的內(nèi)容。但是，這往往被各級(jí)檔案工作者忽視，對(duì)檔案信息化管理的安全意識(shí)差，給檔案信息的安全保護(hù)帶來(lái)了隱患。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，有關(guān)檔案信息更容易被不法分子竊取，而且一旦被盜，它很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的大范圍內(nèi)傳播。這不僅會(huì)導(dǎo)致管理文件信息時(shí)丟失重要信息，還會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，加強(qiáng)創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性尤為重要。

（五）檔案信息化管理硬件設(shè)施水平不高

建立檔案信息與各種硬件如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀和光盤(pán)是分不開(kāi)的。獲取硬件設(shè)備需要大量資金，因此一些機(jī)構(gòu)更愿意保持傳統(tǒng)的文件管理模式，這是非常不可取的，這將不可避免地導(dǎo)致檔案信息的收集和傳輸效率低下，這也與時(shí)代的發(fā)展不相符。因此，企業(yè)必須為了滿足現(xiàn)代檔案管理的硬件要求投入資金，加速檔案信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的高效便利。

三、檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）更新觀念增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

管理理念的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。如果檔案工作者沒(méi)有現(xiàn)代化的知識(shí)，將阻礙檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。如果沒(méi)有檔案管理的現(xiàn)代化觀念做指導(dǎo)，即使有一流的保護(hù)和管理文件的工具，也不能稱之為檔案管理的現(xiàn)代化。在檔案管理的過(guò)程中，企業(yè)必須牢固樹(shù)立的現(xiàn)代化理念，立足科技進(jìn)步和科學(xué)管理，按照當(dāng)下時(shí)代的要求，有效地改變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理的保守思想，將被動(dòng)式的檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)換為開(kāi)放式服務(wù)，使檔案管理工作能夠更好的符合經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要。

（二）增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)

如果企業(yè)希望檔案管理工作在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都能發(fā)揮其有效作用，就要提高文件管理的安全性，一方面要保證信息資源的可靠性、真實(shí)性，排除檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)中的虛假信息。另一方面，在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境中管理檔案時(shí)，企業(yè)必須隨時(shí)保證檔案所在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是安全的，防火墻可用于阻止計(jì)算機(jī)可能遇到的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

建立檔案管理團(tuán)隊(duì)是檔案管理領(lǐng)域信息成功的基礎(chǔ)，并確定檔案信息的開(kāi)發(fā)速度和質(zhì)量。提高信息管理人員對(duì)信息的認(rèn)識(shí)，在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)登記、歸檔、輔助立卷、著錄、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、檢索和安全利用。這就要求檔案管理人員不僅需要了解整個(gè)過(guò)程中電子文件的特點(diǎn)，還需要熟悉電子檔案的規(guī)范管理，而且還要了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，以確保文件信息的安全性和完整性。為了在檔案管理的現(xiàn)代信息管理方面取得進(jìn)展，有必要繼續(xù)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在新時(shí)代，檔案管理人員不僅要具備與電腦合作的技能，還要有積極的創(chuàng)造性思維。只有這樣他們才能完成檔案信息的收集和傳輸。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育和培訓(xùn)，不斷更新自己的專業(yè)知識(shí)，提高自身的工作水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。為了盡快實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門要系統(tǒng)培養(yǎng)檔案管理人員在信息技術(shù)領(lǐng)域的技能，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋信息工程、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等領(lǐng)域。

（四）加快硬件設(shè)施建設(shè)實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

企業(yè)要及時(shí)升級(jí)辦公設(shè)備如檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)所需要的電腦、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備和光盤(pán)刻錄機(jī)等，企業(yè)必須充分加大在檔案管理現(xiàn)代化中的科學(xué)技術(shù)、縮微技術(shù)的應(yīng)用，加快實(shí)用軟件的開(kāi)發(fā)，使檔案數(shù)字信息處理速度加快。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政貢獻(xiàn)，檔案部門要努力提高自己的績(jī)效水平，并爭(zhēng)取更大的資金支持，同時(shí)，檔案部門要充分利用具有大量的檔案資源的優(yōu)勢(shì)，充分利用各方面的潛力，著力加強(qiáng)檔案的提供和使用，及時(shí)開(kāi)發(fā)豐富的檔案信息，滿足社會(huì)各方面的需求，把各檔案的隱藏價(jià)值轉(zhuǎn)化為實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益。在檔案部門加大對(duì)現(xiàn)代技術(shù)和工具的使用，將為檔案管理工作帶來(lái)新的活力，提高利用檔案工作的效率水平，創(chuàng)造更多顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作提供可靠的保證。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，檔案信息管理已成為經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的保證。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)收集和檔案信息的數(shù)字化為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域做出了不可或缺的貢獻(xiàn)。由此我們看到檔案現(xiàn)代化的信息管理是時(shí)間發(fā)展的必然結(jié)果。因此，企業(yè)要積極解決和消除檔案館信息管理建設(shè)中的不足，加快檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

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