工資管理對人事檔案的應用探究

朱紅英

【摘 要】人事檔案是用人單位的人才信息庫，人事部門統一記錄與管理，便于考查利用，更是實行工資制度改革的重要基礎，屬于人事工作重要環節。對學校管理而言，人事檔案占據重要位置，更是學校對員工組織管理及評定工資績效的重要依據。因此，探究工資檔案對人事檔案的應用具有實用價值。本文闡述了人事檔案重要價值，從工資管理應用認識檔案現狀中分析存在的問題，并提出加強人事檔案應用的策略建議。

【關鍵詞】工資管理；人事檔案；應用

對任何企業而言，人事檔案都是記錄在職人員的基本資料，更是人員考核的重要資料。對于中職學校而言，人事檔案是學校的人才信息庫，主要劃歸到中職學校的人事部門管理，對這些內容進行分類、管理及記錄等，便于日后查閱與利用，這項工作是中職學校人事部門內容之一，是工資管理的基礎性工作。中職學校掌握怎樣科學、高效運用人事檔案，便于幫助更好管理學校的工資待遇，從而提高教職工工作積極性和主動性。因此，探究工作管理對人事檔案的應用具有現實意義。

一、人事檔案具有的重要價值

在中職學校中，人事檔案是教職工的基本資料，對人事管理具有重要價值。其價值主要體現在如下幾個方面：

（一）保存提供個信息

學校在實施人事管理時，就應該將相關信息保存起來，有利于提信息。此時人事檔案就成為重要的載體，比如教職工的學歷、職位、工資及科研等內容，對評聘或者任命職務時可提供基本的信息依據，這些對工資管理具有重要的作用。

（二）核實或者糾正信息

中職教職工在提拔或晉升時，對學歷、年齡及職稱等具有嚴格規定，如果這些信息僅憑教職工自己記憶極難確保內容準確。一些教職工不能回憶多年前的職稱、科研成果等，甚至有極個別教職工弄虛作假。因此查閱人事檔案能及時核實或者糾正錯誤信息，為人事管理提供準確、詳實的信息，有利于開展任命或晉升等各項工作的展開。

（三）給人事關系變動提供依據

中職學校人員變動比較頻繁，尤其人事關系出現變動時，人事檔案就能提供比較重要的依據。當一名員工關系轉入另外單位后，工資等各類關系隨之會遷入到其他單位，變動指標就要靠人事檔案做出反應，比如工作經歷、職稱等。因此，人事檔案在人事關系變動時依然能發揮重要作用。

二、工資管理應用人事檔案的現狀

從中職學校來看，在工資管理中不斷應用人事檔案。但是在應用過程中，還存在一些問題，主要體現在如下幾個方面：

（一）制度不健全，管理不規范

如今各中職學校雖然有人事檔案管理制度，但是大多不完善；在檔案自己收集、檔案查閱、保管及保密等各種制度上缺乏系統性和全面性。這些因素必然造成人事檔案在收集、轉檔及歸檔等各環節缺乏能遵守的制度。而且很多高校并沒有明確管理者的職責和獎懲方案。在各種因素影響下，人事檔案管理極易出現不規范、做事粗糙，導致檔案資料被更改、缺漏丟失現象時常出現；勢必會影響到工資套改的公平性和準確性。

（二）管理人員配備不齊，專業素質不高

在工資管理中使用人事檔案環節比較重要而繁瑣，因此必須要具備一定專業技能和充足精力，才能按質按量完成。但是現在很多中職學校面臨檔案管理者配備不足，該環節的崗位常常由其他崗位人員兼任，因屬于兼任，所以管理人員的專業素質常常偏低，工作效率不高，必定會降低工資管理的效率，從而影響中職人事制度變革的進程。

（三）相關人員對工作認識度不夠

因為許多學校從上至下都未充分認識到檔案管理的重要性與專業性，認為工資管理的人事檔案應用不過是基礎性、形式化工作，與學校發展沒多大關聯度。所以相關人員常常用作工資調整等工作，需要人事檔案時才會去臨時查閱與整理檔案材料，更笨沒形成有計劃、定期的管理程序。但是隨著中職學校規模不斷擴大，學校內部人員數量不斷增多，人事關系變動越來越多。自然工資管理中應用人事檔案的頻率越來越多，也越來越復雜。如果計劃與責任管理不當，極易造成檔案信息錯誤失真、材料缺失等問題。而且檔案管理者的責任心、專業性滯后，必定會影響中職學校整體規模發展，對行政管理制度化、效率化造成阻礙。

（四）信息化管理程度低

隨著網絡信息化管理系統不斷開發與應用，各類學校都在不斷開展信息化建設，建立數據庫提高行政管理效率。但是目前許多中職學校并沒建立人事檔案數據庫，大量人事檔案依然以紙質檔案形式存在，并未保存電子檔案，核對、查閱等均采用手工操作。這種傳統檔案保存模式，必定會造成人事檔案應用的效率低下，落后于信息管理水平，阻礙人事檔案在工資管理的開發和利用。即便有些學校應用信息化管理，但是因軟件版本不同和技術差異，各信息系統依然各自為政，根本沒有建立相同網絡，沒有實現信息整合，雖然提高了單個部門的效率，但是各部門間的信息溝通依然不暢。在中職學校行政管理中，檔案管理和工資管理采用兩個不同系統，極大制約著工資管理對人事檔案的利用。

三、提高工資管理對人事檔案應用對策建議

從工資管理應用人事檔案現狀可知，在應用中還存在許多不足，還需要結合中職學校實況采取合理對策。

（一）完善人事檔案制度與規范

中職學校的人事檔案不但為工資管理歷史依據，還是工資管理中成果記錄，記載學校內部各級人員的工資調整情況。因此中職學校要加強人事檔案管理制度，規范制度建設，完善管理相關的制度，讓工資管理規范化應用人事檔案。而且必須嚴格按照制度實施，要做到照章辦事，這樣才有利于規范化管理，才能公平公正。

（二）提高管理人員的管理意識

事實上，思想影響態度，態度決定行動。因此就必須要緊抓思想建設，加強人事檔案管理的意義宣傳，采用召開會議、講座等各種方式和校內媒體、網絡等各種渠道，讓相關人員認識到人事檔案的必要性和重要性。只要提高管理人員的思想意識，就能有效提高管理者的工作主動性。當然為了激勵管理者工作積極性，還應該執行完善的獎懲機制，有功就獎，有過就處罰，能夠增強管理人員服務意識，通過激勵機制提高工作熱情，確保其工作效率。

（三）重視檔案數據記錄，及時更新工資檔案

事實上，工資管理與檔案管理具有相輔相成、互相作用的關系。因此學校就必須要加強檔案管理，只有資料記載真實，才能確保工資套改準確無誤，比如職稱、職務晉升等變動，就必須要及時將資料歸檔，這是調整工資的基本保障。

因此管理人員就必須要積極構建人事檔案，匯總數據整理裝訂，不斷檢查和補充歷史數據，規范操作流程，而且還要對檔案進行有效管理，確保高效和保質，確保數據具有準確性和新鮮感，辨別檔案真假，為工資管理提供真實數據。

（四）加人事檔案管理者的業務培訓

在學校中，人事檔案工作屬于一項專業性極強的工作，因此必須要加強管理人員業務培訓。首先，通過定期或不定期培訓提高管理人員的素養和專業技能，拓展其知識面，提高工作效率，實現人事檔案管理的規范化和現代化。其次，提高管理人員的責任心和職業道德，確保管理者嚴于律己，恪守職業道德，按質按量完成任務同時，還必須要保護個人信息隱私。

（五）建立現代化信息管理系統

如今信息化管理普及到各個行業，人事檔案管理時同樣要使用信息化管理。可以說現代化管理手段必定影響著各個行業，自然中職學校應當利用信息管理系統高效性和便捷性。建立專業數據庫，有效提高檔案管理的工作效率，提高準確率。此外，還必須要對管理人員進行系統培訓，讓相關人員熟練掌握應用信息化管理系統的技巧，降低管理中的手工操作，有效提高工作準確性，降低因人工操作而影響工作效率。

在新形勢下，在工資管理中充分應用人事檔案，是一項非常重要的任務。因此中職學校人事管理者就應該從學校應用現狀，分析人事檔案應用中存在的問題，結合學校實際情況采取有效的強化對策，真正提高工資管理中人事檔案的應用功效。

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