文書檔案管理系統化的重要性

羅偉

摘要：一般單位文書檔案記載的內容很多，主要包括單位人員的人事檔案、單位活動的資料、單位往年的業績表、單位的工作計劃等。這些文件對單位都有非常重要的作用，在做決策時某些文書檔案可以用來做參考，甚至決定決策的方向。為了能讓單位更好的適應社會的發展，必須使重要的文書檔案更加保密，而且做到文書檔案的完整性，謹防文書檔案遺失。

關鍵詞：檔案管理；文書工作；重要作用；強化措施

一、文書檔案管理工作的重要性與管理對策

文書檔案管理工作，是指科學的原則和方法管理檔案。檔案是人類發展到一定階段的產物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復合體，它具有個體意識和群體意識的功能。檔案作為對歷史的真實記錄，具有一定的法律效用，是自然形成的，與其他文獻存在較大的不同之處，所以檔案的記錄具有客觀性。同時檔案的記錄方式不僅包括當事人的親筆手稿，而且還包括當事人的聲音和形象文件，所以檔案具有較強的真實性。作為文書人員必須提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，文書檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。做好檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與統計和利用工作。文書檔案的管理工作是一項政策性、專業性、保密性非常強的工作，文書檔案管理人員要深刻認識到其重要性，特別是在今天市場經濟飛速發展的背景之下，文書檔案工作能夠順利進行直接關系到單位各項事業是否能夠長足發展，而且還可以對各項工作起到較好的指導性作用。作為文書檔案管理人員，需要對檔案的重要性有一個深刻的認識和重視，這樣才能在具體的檔案管理工作中及時對存在的問題進行解決，確保檔案管理水平的提升。近年來，檔案作用主要具有歷史憑證和參考的作用，人們對檔案管理工作的重視度不斷提升，而且在當前社會快速發展的新形勢下，檔案管理工作也迎來了較好的機遇，但其所面臨的挑戰也較為嚴竣，所以需要利用現代化的管理手段和方法，加強對檔案的管理，努力提高文書人員自身的素質，確保檔案管理效率的提升，具有一定的重要意義。

二、文書檔案管理系統的利用與“強化”措施

檔案重在管理規范，收集登記。檔案管理人員應嚴格按照系統檔案分類標準進行檔案鑒定及甄別工作，對重復、無保存價值的資料進行清理、銷毀，對有參考選用價值的檔案文件進行收集、登記、規范檔案立卷歸檔。伴隨著社會的發展，科技技術得到了長足的發展，落后的檔案管理和文秘工作手段已經難以現代化發展的需求，做好文件的整理和儲存工作，提升工作的效率，同時也能夠擴大檔案文件的傳播范圍。檔案的作用是在利用工作中得以實現的，為了滿足社會實際利用檔案的需要，需要通過各種方式和方法，向用戶提供檔案材料，這就形成了檔案的利用和服務工作。隨著現代科學技術，特別是計算機網絡技術的發展，檔案界提出的“文檔一體化”管理模式，就是從文書和檔案管理工作的全局出發，在歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機管理系統化。使文檔實體形成管理一體化、利用一體化、規范一體化，實現文書工作和檔案工作的信息共享，規范銜接。強化“全過程管理”工作，樹立質量管理意識，明確認識崗位責任，制定嚴格的質量標準。

（一）強化檔案意識。

檔案管理是一門專業性非常強的工作，在開展工作的過程中，要求檔案管理人員必須具備工作的責任心和良好的職業道德，同時還必須要具備扎實的檔案管理知識和科技知識。因此在開展檔案管理的過程中，工作人員要不斷的提升自身的綜合素質，使自己成為具備技術很強的綜合性專業人才。

（二）抓好組織建設，完善管理制度。

根據十九大精神，抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵，定期專項研究本單位的檔案工作，為檔案體系的高效運轉提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到議事日程，年初要有部署，年底要有總結，平時要有檢查指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展。

三、搞好檔案宣傳與管理，促進資源利用的意識

加強檔案基礎工作的規范化管理，努力實現升級達標工作。在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。任何單位都是由不同的基層部門所構成的，而文件資料的主要獲取途徑便是從這些不同的部門中所收集而來，檔案管理工作者應該要準確的把握部門之間的聯系，充當部門之間聯系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集。在實際管理過程中，文書檔案管理工作者必須主動的去了解各個部門的實際情況，同時要積極的去研究如何更有效的做好文件檔案的采集工作，收集歸檔，讓檔案管理部門的功能發揮得更有效。檔案管理工作人員要主動積極的向單位管理者匯報自己的工作情況，運用多種方式向單位領導者傳達文書檔案相關的政策法規，從而讓單位領導者更深入的認識到文書檔案管理工作的重要性，以便得到他們的全力支持。而單位的領導者和高層管理人員也應該把文書檔案管理納為單位的重點項目之中，提高對文書檔案工作的支持力度，努力加快實現傳統文書檔案管理模式向現代化模式的轉變。運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是基層要順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新。

伴隨著社會信息建設步伐不斷的加快，作為新時期的檔案工作者，要不斷的增強自身的專業技能，充分的利用各種現代化手段開展檔案的管理工作，努力提升自身的檔案管理技能，這樣才能夠滿足社會發展對于檔案管理工作的現實需求。文書檔案管理工作有著重要的作用和意義，它為單位各項社會活動的更好實施提供了更多的參考，應該努力提升自我素質，不斷提升文書檔案管理工作效率，充分認識到文書檔案管理工作的重要性，這樣才能不斷推進單位各項事業的發展。

參考文獻：

[1]張瑞麗.現代文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].中國科技信息.2011（07）.

[2]王瑛.實現文秘工作與檔案工作一體化——提高企事業單位檔案質量的思考[J].云南檔案.2008（04）.