淺談對(duì)檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

胡淑紅

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)的檔案管理工作效率逐漸提高，成為影響社會(huì)生產(chǎn)的重要因素。檔案管理工作較為復(fù)雜，因此，有關(guān)技術(shù)人員必須認(rèn)真對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，結(jié)合檔案管理工作的要求，優(yōu)化檔案管理工作的具體細(xì)節(jié)。本文主要結(jié)合檔案管理工作的規(guī)范化管理，提出簡(jiǎn)單的意見(jiàn)和建議，希望能夠起到一些幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)規(guī)范；依法治檔

檔案管理工作在我國(guó)的檔案事業(yè)中占據(jù)非常重要的比例，能夠維持社會(huì)生產(chǎn)的安全穩(wěn)定。檔案管理工作在社會(huì)生產(chǎn)中非常重要，是維持企業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案管理工作者必須認(rèn)真進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和整理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。為從整體上提高檔案管理工作的效率，相關(guān)部門(mén)必須認(rèn)真從檔案管理的相關(guān)要求出發(fā)，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行處理。

一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，使我國(guó)很快邁入信息時(shí)代，給檔案管理工作提供了必要的基礎(chǔ)條件。以往的檔案管理工作顯然已經(jīng)不適用于當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)，并且某些檔案管理工作者本身也缺乏足夠的工作認(rèn)識(shí)，在檔案管理工作中沒(méi)有表現(xiàn)出應(yīng)有的積極態(tài)度。并且檔案管理工作者缺乏應(yīng)有的現(xiàn)代化觀念，對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)仍然停留在信息時(shí)代之前，者對(duì)于目前的檔案管理工作是非常不利的，造成相關(guān)工作的嚴(yán)重混亂。此外檔案管理工作存在嚴(yán)重的疏漏，管理工作者沒(méi)有意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，檔案管理的宣傳力度也存在嚴(yán)重不足的情況，檔案管理工作在很多方面融合不夠。嚴(yán)重阻礙目前信息管理的拓展，檔案管理工作氛圍也沒(méi)有真正融入到社會(huì)生產(chǎn)中。檔案管理工作在執(zhí)行過(guò)程中存在很大的阻礙，在面向社會(huì)生產(chǎn)的過(guò)程中有弱化的趨勢(shì)。

二、對(duì)做好檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案實(shí)行集中管理、歸類存放的管理模式。

檔案管理工作涉及到社會(huì)生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)于目前的黨政工作來(lái)將非常重要。為帶動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，必須結(jié)合目前黨政管理工作的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析，建立良好的檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制，維護(hù)檔案監(jiān)督工作的安全穩(wěn)定。對(duì)于社會(huì)生產(chǎn)來(lái)講，檔案管理工作是非常重要的，能夠在很大程度上影響到社會(huì)生產(chǎn)的發(fā)展，對(duì)于構(gòu)建和保護(hù)和諧社會(huì)非常重要。因此，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力使檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化。要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案管理監(jiān)管機(jī)制，由黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，經(jīng)常對(duì)各類檔案的收集、整理、歸檔及保管情況進(jìn)行深入細(xì)致的了解，對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)予以解決；配備專職檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)檔案的管理工作，制定規(guī)章制度，做到職責(zé)明確；在資金上提供保障，配備所需物品，提高檔案管理工作的整體水平。

針對(duì)檔案管理的復(fù)雜性和機(jī)密性，要形成檔案管理“一條線”的管理體系及“統(tǒng)抓統(tǒng)管”的工作格局，對(duì)各類檔案必須實(shí)行集中管理、統(tǒng)一存放，并結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)，做好檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理。只有這樣，才能切實(shí)有效地保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。

（二）建立健全各種規(guī)章制度，使各類檔案的收集、整理、歸檔、保存工作有章可循。

嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》、《不歸檔文件銷毀辦法》，并結(jié)合本單位、本部門(mén)實(shí)際建立健全各種規(guī)章制度，有效地規(guī)范各類檔案的管理工作，使檔案的收集、整理、歸檔、保存工作有章可循，同時(shí)也使檔案管理人員明確自身的職責(zé)，切實(shí)增強(qiáng)工作責(zé)任感。向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（三）注重培養(yǎng)學(xué)習(xí)，努力提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

新的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案工作人員既要熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)，又要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)和基本技能，努力做到二者的有機(jī)結(jié)合，熟練地運(yùn)用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問(wèn)題。也就是檔案工作人員除了忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格把關(guān)、保守機(jī)密、積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案保管工作外，還應(yīng)該采取多種形式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，鼓勵(lì)其鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新本領(lǐng)，使其具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平。

（四）加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)管理，做好收集、歸檔、保管和利用工作。

檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)是收集、歸檔，檔案工作的歸宿和目的是提供利用，而保管則是鞏固收集、歸檔成果，便于提供利用的重要保證。檔案的管理涉及人員多、對(duì)象龐雜、整理困難，為了做好此項(xiàng)工作，必須本著實(shí)事求是的原則，認(rèn)真組織檔案管理人員收集檔案資料，把平時(shí)收集到的應(yīng)該歸檔的材料及時(shí)歸檔編號(hào)，做好分類歸納、裝訂，做到清晰明了，按照要求進(jìn)行規(guī)范操作，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。

檔案是長(zhǎng)期積累形成的珍貴財(cái)富，妥善地保管好檔案尤為重要，但最終的目的是供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。首先，要在保密性的原則下保管好檔案，加大投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、閱文、辦公三分開(kāi)，加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害；同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的有關(guān)保管規(guī)定，嚴(yán)格借閱手續(xù)，不得私自對(duì)外借閱或涂改檔案資料，使用完要及時(shí)歸檔。其次，針對(duì)目前檔案管理工作中存在的重保管、輕利用的弊端，檔案管理人員要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，為用戶利用信息提供咨詢，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案用“活”用好，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)講，對(duì)于目前的檔案管理工作，相關(guān)部門(mén)必須認(rèn)真結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需求，構(gòu)建良好的檔案管理基礎(chǔ)，在有關(guān)內(nèi)容的開(kāi)發(fā)和利用上，優(yōu)化檔案管理，給社會(huì)生產(chǎn)帶來(lái)更多的幫助。檔案管理服務(wù)必須立足于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)上，給社會(huì)生產(chǎn)提供更多高質(zhì)量的服務(wù)，在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的今天，必須結(jié)合檔案管理工作的特色，來(lái)帶動(dòng)相關(guān)工作的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的完善。

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