淺談疾病控制業務檔案管理

魏英　譚利民

【摘 要】檔案管理是各項事業發展的一個重要基礎，要提高檔案工作的現代科學化管理水平，須從檔案管理制度、人員的業務素質和技術設備等方面全方位進行科學管理，把疾病控制業務檔案管理工作提高到一個新水平。

【關鍵詞】檔案管理疾病控制業務

【中圖分類號】R437.35 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-3783（2018）06-03--02

各級疾病預防控制中心在開展預防傳染病、慢性非傳染病、職業病和對突發疫情的調查處理、衛生監測、檢驗技術服務、健康教育、預防醫學科研和教學等業務工作活動中，形成了大量的業務技術檔案。

一、首先提高對疾病控制業務檔案管理工作重要性的認識

必須充分認識業務檔案的價值、地位、作用和意義。同時，要充分認識業務檔案管理的重要性。對檔案工作的重要性認識不足，將會嚴重影響公共衛生事業工作的深入開展。要切實轉變觀念，強化信息意識，要樹立科學發展觀指導檔案管理的現代化建設。

二、建立切合實際的業務檔案管理制度，依法治檔

建立健全檔案管理規章制度。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則。對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。依法治檔，依法護檔，依法用檔。努力提高檔案管理部門的責任意識，建立系統有序的管理體制，檔案的權威性在于其真實可靠性。真實是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用。只有增強檔案管理職能部門的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關，才能確保檔案的質量。

三、疾病控制業務檔案管理的特點

我國各級疾病預防控制中心在日常業務活動中大量地、直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為管理的單位或個人所提供的經常性的疾病控制、衛生監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的對象的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充。另外，疾病控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此會形成中心與科室二級保存管理體系。一般性、經常性業務活動形成的材料作為科級業務檔案管理。工作計劃、規范性文件、綜合性或總結性能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平報告以及在基礎監測上形成的且具有一定學術價值且保管期限長的材料則提交中心作為檔案進行管理。

四、目前疾病控制業務擋案管理工作的現狀

（一）檔案管理制度不完善、事倍功半。各級疾控中心對納入檔案管理的內容沒有明確的要求或統一的管理標準和模式。許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。有的單位沒有把檔案工作納入目標管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（二）檔案意識不強，檔案利用率較低。對檔案管理工作的認識不足，只抓眼前而忽視對長遠發展有利的檔案管理工作，忽略了疾病控制的連續性和歷史資料的完整性，造成檔案信息資源開發不足，導致檔案利用率不高。

（三）檔案管理人員業務水平不高 。只重視預防醫學技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

（四）檔案管理設施不全，檔案現代化管理水平不高 。目前大部分疾控中心存在著檔案庫房不夠規范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、管理技術落后等問題，制約了檔案管理工作的發展。雖然計算機及網絡技術在不斷發展，并且已經廣泛普及，但運用計算機及網絡技術管理醫院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使檔案現代化管理水平不高。

五、積極利用信息自動化管理技術，建立與紙質檔案并存的電子檔案管理體系

（一）所謂電子檔案與紙質檔案并存。就是指在同一個檔案館（室）內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內。既要保存電子檔案.又要保存紙質檔案.就是在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案.及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存。繼續用傳統的文件形式來保持其原始性.證據性和權益性.或是把一些利用頻繁需要傳輸聯網的已開放的紙質檔案錄入.轉化為電子檔案.以滿足檔案信息資源共享的需要，目前，我國計算機已經普及利用，辦公自動化、自信自動化正在迅速發展，所以，電子文件取代紙質文件已是大勢所趨目前，電子檔案與紙質檔案并存的局面已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。

（二）兩種不同載體的檔案有著各自的特點。既有相對性和獨立性，又有統一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發點，我們隨著科學技術的發展，創建電子的檔案管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續發揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。

五、加強對檔案員的培訓和指導，推行責任制，加強考核

必須加強對檔案員的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。要為檔案工作者的知識更新、業務水平的提高創造條件，提供機會，加強在職培訓，適當安排脫產進修。

建立人才培養、使用和管理的新機制，將業務檔案管理明確列入疾控中心與科室管理中，推行責任與經濟激勵制度，制定相應的考核方案指標，定期考核，獎金與責任掛鉤，與貢獻掛鉤，多勞多得，少勞少得。

綜上所述，疾病控制業務檔案管理，是符合我國現階段以及將來社會與經濟發展的特點和需要而建立的一種疾病控制業務檔案管理模式，隨著檔案管理實踐的發展和完善，一定會為我國疾病預防與控制工作的開展發揮重要作用。

參考文獻

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