高職院校內部控制對采購環節的影響

端朝暉 馬俊青

【摘要】在國家大力提倡職業教育的背景下，高職院校的財政撥款標準不斷提升，采購以成為重要的管理環節，它既反應高校預算工作的水平，又關系到財務工作的效率與效果，因此本文從內部控制的方法入手，通過加強預算編制、優化管理流程、強化績效評價，進而推進整個采購工作有序進行，加快財政支付進度。

【關鍵詞】預算 采購 評價

【中圖分類號】G717 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）11-0271-02

在國家大力發展職業教育，培養高質量技術人才的環境下，高職院校在高等院校中的作用日益凸顯，隨之而來的是投入資金的不斷傾斜、生均撥款標準的提升，進而帶來高職院校資產規模的不斷擴大。在此影響因素下，從內控的角度來規范采購管理是切實可行的。

采購流程不僅是后勤部門一個部門的事情，它上涉及到學院預算的精確性，下與財務部門支付進度緊密聯系。

因此本文從預算管理入手，分析采購流程，通過評績效價進行反饋，進而達到加快財政支付進度的目的。

一、加強全面預算管理

精準預算已成為現階段的明確要求，預算做的是否到位直接影響到采購質量與支付進度。預算編制缺乏長期規劃，沒有經過詳細論證申報項目，沒有計劃的大規模采購，已經成為一個日益凸顯的問題。因此造成的對本年度資金使用缺乏應有的調度，大規模突擊采購，給整個財務工作造成了混亂與被動。

究其原因第一，是由于預算編制缺乏長遠規劃并且沒有做到及時細化，換而言之也就是整個項目細化不到位，資金到位后難以有效落實。二則是因為資金集中到位，給使用方增加了負擔。三則由于溝通不暢，內部缺乏有效率的溝通落實，進而使整個資金支付進度受到延誤。因此應以預算為源頭，梳理采購流程，加快支付進度，保證高質量的采購的同時加快支付進度。

因此對于管理層來說，轉變思想，加強全面預算管理，尤其重點監控項目的預算編制與實施。涉及跨年度支付的應進行充分論證與合理考察，在簽訂合同時應進行細化，明確支付進度到月。財務部門可以依據合同的付款進度及時支付款項，避免在截止日期前突擊報銷，年底使用質保金調節收入與支出。

二、對業務流程的梳理

對于職能處室層面它更關注于業務流程的操作層面，分析采購業務組合、業務重點，統一規范部門內部業務流程，建立合理的部門之間的業務溝通流程。采購部門應與財務部門在職責上相互分離，相互制約，既不能采購部門全權代理，又不能財務部門大包大攬。

明確權限可以減少采購上的混亂指示和過度采購，采購與付款是一個非常重要的環節，往往是最薄弱的一環，一是最容易滋生暗箱操作，以權謀私，弄虛作假.二是容易造成財務腐敗。所以，謹防回扣中的賣方欺詐，非法爭取業務，非法提高利潤率，過期報廢的設備以現金形式儲存起來。

采購任務并非一個事件或一種環境，而是貫穿于整個活動的一個流程，應用目標主要集中于又要保證采購過程的經濟效率，又要保證財務上的合法合規。因此，要做對高校整個采購環節進行風險評估，關注權限與職責的分配，充分發揮能動性與權力限制。通過體制牽制與會計牽制之間的相互配合，不僅依靠分工的牽制，依賴于崗位的設置，又要依賴于會計人員的專業判斷。高校采購應朝著內部控制牽制階段、內部控制階段、管理控制與會計控制、內部控制結構階段、體化結構階段的進行不斷發展。

采購部門應依據使用部門提出的采購申請，發出貨源和發出購貨訂單，這樣可以增強管理控制力度，并能夠有批量采購的規模經濟效益。后勤采購人員，審批人員必須深刻理解高校預算及項目規劃，做到縱向清晰，即明白本年度高校涉及幾個項目，每個項目包含哪些采購內容，同時又要求采購人員能夠橫向貫通，即把不同項目之間相同或相似采購內容橫向匯總，統一招標，實現經濟性與效率性相相統一。

財務預算人員應及時梳理并復核后勤部門提交的采購清單，明確項目歸屬，分別進行登記。，財務記賬人員做到縱向分清所采購內容屬于哪個項目，橫向能夠把同一單位的不同款項進行匯總合并，對于相同單位的業務應進行匯總統計，清晰登記。出納應審核每筆合同所附支付進行，依據項目，按進度，分單位及時進行付款。

付款活動貫穿于整個采購活動，從招標后預付款或保證金，到按時支付，最后辦理入庫、驗收后的尾款，最后的折扣與折讓以及壞賬問題等。部門經辦人根據付款，借支或費用的報銷需要，分別填制轉賬支票、現金借款單，借款單附上合同，協議或其他付款依據。并附上工程進度跟蹤表，分期付款跟蹤表，按程序報批。預算與審批相結合。最終審批權為院長。預算內的一般日常性支出，財務人員審核，再由副院長，院長審批。資金的劃撥，非費用類開支，貸款支出，財務處長審核，副院長，院長審批。預算外支出，特別項目開支和特大型開支由黨委會審批通過。

財務人員即要求工作的效率與效果，同時又要保證工作落實的可靠性，他們之間不僅要有有明確的分工，又要有相互配合，保證采購任務的效率與效果。

三、績效評價

對于整個采購工作應從效率與效果兩方面進行分析，考核與評價采購及支付進度，明確相關責任，關注采購水平與質量，依靠控制對采購定期進行評價，揭示采購及付款過程中的缺陷并不斷改進完善。杜絕費用任意遞延、隱瞞事項，減少控制工作僅限于財務領域以及財務數據真實性和合法性的查錯防弊上，較少涉及其他領域，因此而造成控制的工作范圍過于狹窄。所以本文認為應營造良好的控制環境，明確責任的分派和權力的授予出發，優化采購及付款流程，建立科學的采購指標評價體系，明確各自工作內容與責任，使財政支付進度落實到位。

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