新時(shí)期行政執(zhí)法檔案管理的幾點(diǎn)建議

董建山

摘 要 行政執(zhí)法檔案管理是行政執(zhí)法單位管理的重要一環(huán)，在法制化健全的今天，行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法數(shù)量和類型也不斷增多，間接導(dǎo)致行政執(zhí)法檔案管理工作量和管理難度的增加，因此本文就行政執(zhí)法檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了行政執(zhí)法檔案管理有效建議。

關(guān)鍵詞 行政執(zhí)法 檔案管理 管理建議

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高效的行政執(zhí)法檔案管理工作將有效促進(jìn)行政執(zhí)法單位工作的展開(kāi)，在行政執(zhí)法不斷健全的今天，政執(zhí)法檔案管理工作的重要性也日益突出。據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查結(jié)果表明，在行政執(zhí)法相關(guān)工作中，行政執(zhí)法檔案管理是最容易被輕視也是最薄弱的環(huán)節(jié)。

1行政執(zhí)法檔案管理中的問(wèn)題

1.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

行政執(zhí)法檔案管理工作是行政執(zhí)法單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的基本工作之一，但容易出現(xiàn)檔案管理過(guò)程中重視人事檔案的管理，也有很多行政執(zhí)法單位認(rèn)為行政執(zhí)法檔案管理與行政執(zhí)法聯(lián)系性較差而輕視這一工作。反映在實(shí)際的設(shè)備檔案管理中就是行政執(zhí)法檔案收集整理不完善，很多需詳細(xì)記載的設(shè)備信息被一筆帶過(guò)，一些設(shè)備檔案資料不全面、不詳細(xì)是現(xiàn)階段我國(guó)大部分行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法檔案管理中的突出問(wèn)題，歸根結(jié)底是由于檔案管理意識(shí)不強(qiáng)所致。

1.2檔案收集周期較長(zhǎng)

由于行政執(zhí)法的本身特點(diǎn)，行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法檔案信息的收集周期較長(zhǎng)。整個(gè)檔案的制作大約用時(shí)幾個(gè)月，而一般的行政執(zhí)法人員交替通常以年為單位，一些執(zhí)法過(guò)程中的案例或者事件在工作人員交替時(shí)容易出現(xiàn)遺留，對(duì)檔案的收集帶來(lái)困難。

1.3團(tuán)隊(duì)建設(shè)不到位

行政執(zhí)法檔案管理工作不能僅依靠一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)的人員執(zhí)行，而是需要多個(gè)部門(mén)協(xié)同才能完成，然而檔案管理人員不一定熟悉各種行政執(zhí)法的使用和特性，各部門(mén)間聯(lián)系不緊密是一大問(wèn)題。其次由于行政執(zhí)法單位人事管理的局限性，通常行政執(zhí)法檔案由專門(mén)的行政執(zhí)法單位檔案管理人員負(fù)責(zé)，其中可能缺乏熟悉各種行政執(zhí)法人員，在檔案管理工作中有很多不便之處。

2行政執(zhí)法檔案管理的幾點(diǎn)建議

2.1強(qiáng)化管理

需對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面是要強(qiáng)化其對(duì)行政執(zhí)法檔案管理工作的責(zé)任心，強(qiáng)化其檔案管理意識(shí)，另一方面是利用培訓(xùn)檢驗(yàn)其檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平，從而做出更合理的人員調(diào)動(dòng)，進(jìn)而組建更具責(zé)任心的行政執(zhí)法單位檔案管理團(tuán)隊(duì)。

同時(shí)行政執(zhí)法單位管理層人員應(yīng)重視設(shè)備檔案管理工作，定期檢查或不定期抽查并建立其相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，利用獎(jiǎng)懲機(jī)制和抽查、檢查制度調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，促使其不斷完善設(shè)備檔案管理工作的方方面面。

2.2建設(shè)團(tuán)隊(duì)

行政執(zhí)法檔案管理工作離不開(kāi)檔案管理團(tuán)隊(duì)，而先進(jìn)的行政執(zhí)法檔案管理團(tuán)隊(duì)不應(yīng)僅僅由檔案管理人員組成，需要更多的熟悉各個(gè)部門(mén)的專業(yè)人員進(jìn)行支持，因此行政執(zhí)法檔案管理不應(yīng)僅由單一部門(mén)負(fù)責(zé)。應(yīng)當(dāng)建立起以檔案管理人員為核心的，全部門(mén)相協(xié)同的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

2.3電子化檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作是基于文字書(shū)寫(xiě)和紙質(zhì)載體展開(kāi)的，而書(shū)寫(xiě)過(guò)程中難免出現(xiàn)差錯(cuò)，且由筆墨書(shū)寫(xiě)的紙質(zhì)檔案材料很容易在管理過(guò)程中受潮或毀損。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已廣泛應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面，行政執(zhí)法單位設(shè)備檔案管理工作中也可引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案資料。這么做有以下三點(diǎn)好處：（1）電子信息更容易保存，首先電子信息可存儲(chǔ)在各種移動(dòng)設(shè)備中，不需專門(mén)的空間進(jìn)行保存；其次電子信息不容易毀損，即使保存檔案資料的設(shè)備丟失或毀損，在云技術(shù)普及的今天，可將終端設(shè)備上的檔案信息上傳至云端永久保存，隨時(shí)使用隨時(shí)提取。（2）更節(jié)約成本，建立電子檔案需條件較少，終端設(shè)備和人員配置即可，輸入、提取、保存等操作可由單一人員完成，并且利用計(jì)算機(jī)錄入信息較傳統(tǒng)手寫(xiě)信息更快捷，檔案管理工作效率更高。（3）檔案檢索更加方便，行政執(zhí)法單位設(shè)備檔案信息資料眾多，傳統(tǒng)的檔案管工作中，如果認(rèn)為某項(xiàng)設(shè)備檔案存在缺陷，需經(jīng)多層、多次檢索才可在眾多檔案文件中找到，而電子檔案的檢索具備一目了然、一步到位的特點(diǎn)，可在眾多檔案中直接找到需修改的內(nèi)容。

3結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代對(duì)當(dāng)前行政執(zhí)法檔案管理工作有了更高的要求，在此過(guò)程中行政執(zhí)法單位對(duì)檔案管理工作的作用以及重視程度均有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)以及提升，行政執(zhí)法檔案管理工作對(duì)行政執(zhí)法單位的發(fā)展起到十分重要的作用，行政執(zhí)法單位應(yīng)結(jié)合其實(shí)際的發(fā)展情況來(lái)對(duì)檔案管理方法進(jìn)行改善以及提升，及時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)其自身對(duì)檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，并及時(shí)對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行融入，使得檔案管理向信息化發(fā)展，并加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)使用的熟練程度，積極地將檔案管理工作進(jìn)行發(fā)展，使得檔案管理工作的效率進(jìn)一步得以提升，促進(jìn)行政執(zhí)法單位的健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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