規(guī)范高校軟件管理的探索與實踐

王 曉 華

(北京工商大學 國有資產(chǎn)管理處，北京，100048)

0 引 言

一直以來，高校軟件在采購、使用、處置等方面都存在管理上的模糊認識和操作盲區(qū)，成為困擾資產(chǎn)管理部門的主要問題之一。2017年5月16日，國務院辦公廳印發(fā)了2017年46號文件，其中第十一條專門就“完善軟件采購和使用管理”提出了指導性要求，涉及軟件正版化的全覆蓋，采購及協(xié)議供貨，管理維護，考核評議，與信息化建設融合及預裝系統(tǒng)的監(jiān)管等內(nèi)容[1-2]，為未來軟件管理的規(guī)范化指明了方向。

1 軟件的特點

(1) 軟件應用屬性的多樣化。根據(jù)高校軟件的形成及其應用屬性可將其分為通用軟件、定制軟件、數(shù)據(jù)資源軟件3種[3]，通過圖1可以看出，通用軟件指可直接使用，無需再次開發(fā)的各類軟件、系統(tǒng)，如Power point軟件、Windows操作系統(tǒng)等，只需安裝即可使用；定制軟件指根據(jù)業(yè)務具體需求有針對性開發(fā)的各類軟件、系統(tǒng)、網(wǎng)站等，如資產(chǎn)管理系統(tǒng)、各類采購平臺等，一般具有較強的應用局限性；數(shù)據(jù)資源軟件指僅擁有使用權，用于數(shù)據(jù)查詢、資源分享等用途的各類數(shù)據(jù)庫，如Science Direct學術期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國期刊全文數(shù)據(jù)庫等，主要提供數(shù)據(jù)資源使用服務。

圖1 軟件形成及分類

(2) 軟件表現(xiàn)形態(tài)的非物理性。軟件屬于比較特殊的資產(chǎn)，相對于硬件看得見、摸得著的特性來說，軟件沒有物理形態(tài)，主要是借助特定順序組織的計算機語言和口令進行運行[4-5]。可以從網(wǎng)上下載使用，可以通過光盤安裝使用，或是通過密鑰使用。使用人只能通過使用情況來評判軟件的質(zhì)量。

(3) 軟件資產(chǎn)分類的差異性。根據(jù)資產(chǎn)分類，由于軟件形態(tài)的特殊性，其劃分資產(chǎn)類別差異較為明顯，分屬不同表現(xiàn)形態(tài)的資產(chǎn)類別：有的按照其價值及使用年限列入固定資產(chǎn)進行管理，有的按照其形態(tài)列入無形資產(chǎn)進行管理，有的按照其使用方向不列入資產(chǎn)管理范疇，而是按照服務屬性進行管理。

(4) 軟件價值標準的不確定性。一般來說，通用軟件與數(shù)據(jù)資源軟件由于其市場成熟度較高，與貨物和服務一樣形成了流通性較強的產(chǎn)品，其價值也相對穩(wěn)定。但定制軟件不僅是智力因素與技術水平結合的產(chǎn)物，而且應用范圍有較強的局限性，其價值沒有標準可依，主要是考慮到社會經(jīng)濟環(huán)境、物價水平、企業(yè)運營成本、投入的人力與時間成本、應用過程的磨合成本等因素，這些內(nèi)容彈性較大，即使開發(fā)同樣的軟件，不同企業(yè)的投入與核算亦有所不同。

2 高校軟件管理存在的主要問題

2.1 軟件維護更新成本難確定

就整體軟件的使用及管理來說，其最大的問題就是使用過程中的長期維護與技術更新。由于軟件是智力因素與技術水平的結合，本身就具有一定的局限性和缺陷，隨著使用需求的提升，技術更新必須隨時跟進，導致長期維護成本加大，而如果更新一旦中斷，則可能造成整個軟件的停用。

2.2 軟件缺乏相應標準和報價依據(jù)

特別是對于定制軟件來說，這一點尤其突出。高校業(yè)務人員的智力水平主要體現(xiàn)在軟件應用的全面性、便捷性與時效性上，公司技術開發(fā)人員的技術水平則可以通過價值進行衡量(包括軟件功能的復雜程度、開發(fā)程序和口令使用及其投入的時間成本、精力成本及技術成本等)，而這些價值成本并無相應標準，是由開發(fā)公司自行確定，定制軟件少則幾萬元，多則幾十萬元，甚至上百萬元，缺乏相應標準依據(jù)，成為廉政建設主要風險和隱患。

2.3 軟件管理使用缺乏規(guī)范統(tǒng)一

由于軟件屬性的特殊性，導致在管理上缺乏統(tǒng)一的規(guī)范要求。作為固定資產(chǎn)入賬，卻看不到實物；作為無形資產(chǎn)入賬，預裝在電腦中的軟件又無法進行價值剝離；不入賬會造成國有資產(chǎn)流失。在使用方面無法確認其使用情況及效益，資產(chǎn)清查時也無法核實其存在與否，只能聽憑使用人的反映，有時甚至出現(xiàn)虛構軟件套取資金的惡劣情況。

2.4 軟件處置流于形式

由于軟件不具有物理形態(tài)，使得在處置上無法像固定資產(chǎn)那樣進行實物收繳，而只能進行賬面上的核銷。事實上，很多報廢的軟件都未進行真正意義上的處理，而是成為了僵尸軟件，占據(jù)了服務器或電腦里大量空間。

2.5 軟件產(chǎn)權保護意識薄弱

(1) 定制開發(fā)的軟件。由于智力提供方是高校，其知識產(chǎn)權及源代碼等關鍵技術應為高校所擁有。但現(xiàn)實情況是很多高校并無產(chǎn)權保護意識[6-7]，未從合同中明確產(chǎn)權歸屬，任由開發(fā)方使用。一段時期后如需升級更新，由于源代碼的問題仍需依賴原開發(fā)公司，即使不滿意也無法更換，而且在與其他系統(tǒng)進行兼容時也會成為掣肘。

(2) 其他應用軟件。由于多種因素影響，一些盜版的假冒偽劣軟件被下載或使用，不僅為盜版軟件提供了滋生的土壤，也會由于不具備正品軟件構成和功能的完整性，以及技術支持的缺失，從而造成使用過程的不便，而且還會存在明顯的安全隱患。

3 規(guī)范高校軟件管理的對策與實踐

針對軟件管理中的問題，學校通過廣泛調(diào)研，結合實際情況制定了“學校軟件管理辦法”，明確責任分工，加強各環(huán)節(jié)管理，運行一段時間，取得了較好效果。

3.1 重視軟件管理的頂層設計與歸口管理

高校應加強對軟件管理的重視程度，做好頂層設計，應以“統(tǒng)一領導，歸口管理[8]，分級負責，管用結合”為原則。根據(jù)軟件使用性質(zhì)和方向的不同，可確定資產(chǎn)管理、信息技術、資源服務部門為3個歸口管理單位，其管理體系詳見圖2。

圖2 軟件歸口管理體系

相關主要職責如下：

資產(chǎn)管理部門負責各類通用軟件的論證、使用等歸口管理。因為通用軟件與貨物接近，屬于市場上比較成熟的產(chǎn)品，也有相應的定價標準可以參考，且政府采購協(xié)議網(wǎng)上也有不少通用軟件，既保證了其來源的正版和可靠性，也保證了軟件的采購有指導價格。

信息技術部門負責各類定制開發(fā)軟件的論證、使用等歸口管理。高校信息中心都有一些專門的技術人員，對軟件開發(fā)所使用的計算機語言比較熟悉，能夠知曉每一類語言開發(fā)的大致功用及價值，從而較好杜絕定制軟件開發(fā)中的暴利現(xiàn)象，同時在驗收及使用過程中也能夠了解到該軟件是否達到使用需求。

圖書館負責各類數(shù)據(jù)資源軟件的論證、使用等歸口管理。高校圖書館是數(shù)據(jù)資源使用最集中、最全面、最便捷的部門，師生所使用的絕大多數(shù)資源都是通過圖書館實現(xiàn)的，歸口到圖書館既能夠有效防止學校其他部門重復購置，又可以對數(shù)據(jù)資源使用效益進行準確統(tǒng)計。

3.2 加強軟件的預算與論證管理

把好軟件進口關。項目負責人應根據(jù)實際需求編制軟件購置預算，填報項目申報書(申請理由、用途、績效目標等)、可行性研究報告、擬購置軟件費用明細(品目、版本號、數(shù)量、單價、安裝條件、服務期限等)、技術資料(功能描述、系統(tǒng)適應性、端口、兼容性、系統(tǒng)崩潰的自我恢復或數(shù)據(jù)異地備份、開發(fā)時間等)、人員培訓和售后服務方案(運行缺陷的修復、技術支持保障、升級更新計劃等)等編制預算所需的所有申請資料。

由歸口管理單位組織專家進行必要性、技術及價格等方面的論證,當軟件金額達50萬元及以上時，則邀請校內(nèi)外同行專家以及技術專家參與論證，并出具項目評審報告(應至少包含以下內(nèi)容：是否確實需要、應用對象及范圍、預期效益是否合理、是否具備運行條件、是否重復購置、開發(fā)技術是否滿足需求、報價是否合理等)，與申報書同時提交資產(chǎn)管理部門備案。

3.3 規(guī)范軟件的采購管理

由于軟件使用屬性的特殊性，其采購也分兩種類型，①按貨物采購，即通用軟件，或者通過政府采購協(xié)議形式從網(wǎng)上直接采購，或者根據(jù)市場調(diào)研情況以不同的采購方式進行采購；②按服務采購，即定制軟件和數(shù)據(jù)資源軟件，價格因素相比較貨物采購所占比例更小，而對軟件的功能和服務要求更高。這樣更有利于各類軟件的采購能夠較好地實現(xiàn)性價比。

3.4 落實軟件的驗收及入賬管理

3.4.1軟件驗收

軟件安裝完成后應及時組織驗收，驗收內(nèi)容包括：①對照合同清單，檢查清點介質(zhì)、載體、附件、技術資料、人員培訓、軟件維護及升級承諾等是否完整齊全，外觀有無損壞、受潮等。②通過安裝調(diào)試，檢查軟件應用效果是否達到技術要求[9]。③提供安裝后的軟件界面截圖。

3.4.2驗收人員

(1)單價10萬元以下由使用單位成立3人小組負責驗收。

(2)單價10萬元(含)～100萬元由歸口管理單位牽頭，組成5人小組(至少1名技術專家)負責驗收，其中校外專家不得少于2人。

(3)100萬元(含)以上由資產(chǎn)管理部門牽頭，組成7人小組(至少2名技術專家)負責驗收，其中校外專家不得少于3人。

3.4.3軟件入賬

軟件驗收合格后，按以下程序辦理入賬、報銷手續(xù)。

(1) 通用軟件、定制軟件。單價1 000元(含)以上且使用期限超過1年的[10]，由使用單位在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進行資產(chǎn)卡片登記，攜合同、驗收單等到資產(chǎn)管理部門進行分類入賬確認。

為便于區(qū)分軟件在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的分類，在此將之對應在教育部明確的5種國有資產(chǎn)表現(xiàn)形式[11]之中，如圖3所示。通用軟件因其屬于市場成熟產(chǎn)品，且被列入財政部《政府采購品目分類目錄》[12]之通用設備內(nèi)，因此在入賬時將其列為固定資產(chǎn)；定制軟件因其屬于自有業(yè)務需求的智力產(chǎn)出，以其特有知識技術形態(tài)存在并發(fā)揮作用，能為業(yè)務部門在未來一段時間帶來利益的資產(chǎn)[13]，因此在入賬時將其列為無形資產(chǎn)。

圖3 軟件在國有資產(chǎn)中的表現(xiàn)形態(tài)

(2) 數(shù)據(jù)資源軟件因其屬于購買服務性質(zhì)不形成學校資產(chǎn)，不入賬但須提交數(shù)據(jù)資源界面截圖，并報資產(chǎn)管理部門備案，方可進入報銷程序。

3.5 強化軟件處置的規(guī)范管理

軟件資產(chǎn)的處置應嚴格履行資產(chǎn)報廢處置的相關規(guī)定。單價在10萬元(含)以上的軟件，應提交書面報廢申請，闡述報廢理由，明確是否達到了項目申報書中績效目標要求。有介質(zhì)的提供介質(zhì)，無介質(zhì)的提供最近時間的頁面截圖，經(jīng)資產(chǎn)管理部門確認并備案后進行報廢處置。

3.6 加強軟件的知識產(chǎn)權保護

(1) 政府。①擴大政府采購平臺協(xié)議供貨的軟件產(chǎn)品種類，盡可能保證高校對基礎應用軟件的需求。②高校各項業(yè)務的上級部門牽頭對教育系統(tǒng)業(yè)務信息化建設進行指導，統(tǒng)一開發(fā)相關業(yè)務系統(tǒng)軟件，如北京市屬高校資產(chǎn)管理部門應用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)了高校與上級部門的聯(lián)動，便于上級部門對高校資產(chǎn)的動態(tài)監(jiān)管，也提升了這一業(yè)務領域的信息化水平。③加強對預裝軟件廠商、系統(tǒng)集成商的監(jiān)督和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，即從重從嚴處理。④加大正版軟件使用的宣傳力度。

(2) 學校。①嚴禁購入或下載侵犯他人知識產(chǎn)權、危害計算機系統(tǒng)安全、含有法律、行政法規(guī)等禁止內(nèi)容的軟件[14]。②軟件如為存檔或教學、科研需要而進行少量復制，應嚴格執(zhí)行“計算機軟件保護條例”規(guī)定，不得用于任何商業(yè)行為。③凡屬于業(yè)務應用需要而開發(fā)的定制軟件，應明確產(chǎn)權歸屬學校，細化權屬相關要求[15-16]，涉及源代碼等核心技術全部交由學校保管，以杜絕定制軟件的壟斷和不正當競爭行為。

4 結 語

通過上述實踐與探索，深深體會到，高校在軟件管理方面不宜一概而論，簡單處理，而是應當根據(jù)軟件形成與使用的具體實際情況進行界定和分類管理。需要高校在軟件管理的頂層設計上明確相應的歸口管理單位，以保持對軟件應用屬性多樣化的專業(yè)管理需求，從而避免因其形成方式復雜的不確定性導致管理上的失控。從實踐中可以看出，這種軟件管理模式無論是從其論證、驗收，還是入賬后的資產(chǎn)表現(xiàn)形式，都在一定程度上比較科學地反映出軟件管理的真實情況，實現(xiàn)了精細化管理。但是由于當前高校軟件在資產(chǎn)管理中所占的比例很小，關于軟件管理的規(guī)范性和精細化程度還需要進一步提升，如高校在軟件管理的思想重視程度，在管理技術的專業(yè)保障手段，在知識產(chǎn)權方面的保護意識等亟待加強。