高校招投標(biāo)檔案存在問題及規(guī)范化探究

章 文 麗

(上海交通大學(xué) 招投標(biāo)與政府采購辦公室，上海 200240)

0 引 言

自從《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》和《政府采購法》頒布以來,招投標(biāo)采購活動(dòng)在高校的校園建設(shè)、設(shè)備采購、服務(wù)采購等領(lǐng)域發(fā)揮了保駕護(hù)航的天然屏障作用，招投標(biāo)活動(dòng)對(duì)于有效遏制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域腐敗問題產(chǎn)生、規(guī)范高校 經(jīng)濟(jì)工作、強(qiáng)化高校國(guó)有資產(chǎn)管理等具有重要用[1]。高校檔案工作是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)[2]。1989年國(guó)家教委頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和1993年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，其中前者是《檔案法》在高校的具體實(shí)施辦法,屬于行政規(guī)章這一層面的,帶有指令性。它如同“尚方寶劍”,給高校檔案事業(yè)提供了法律保障,使全國(guó)高校檔案工作向法制化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化方向邁出了關(guān)鍵的一步[3]。高校招投標(biāo)工作的發(fā)展離不開檔案管理，以檔案的形式進(jìn)行記錄保存，是不可替代的原始記錄材料。招標(biāo)文件資料種類繁多，在立卷和歸檔上應(yīng)遵循文檔資料的形成規(guī)律，以保持文件資料的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和使用[4]。招投標(biāo)檔案是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目的重要法律依據(jù)[5]。隨著市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校招投標(biāo)檔案數(shù)量多種類雜，頭緒繁多，條理不清。急需找出存在的問題，進(jìn)行規(guī)范化管理探索，改善招投標(biāo)檔案管理的被動(dòng)局面，為招投標(biāo)工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 高校招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)

招投標(biāo)檔案包括所有新建工程、修繕工程、設(shè)備采購、軟件采購、圖書采購、家具采購、物業(yè)管理等項(xiàng)目，在進(jìn)行招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料及配套的電子文檔[6]。招投標(biāo)檔案特點(diǎn)是：不可替代性的原始資料，備受關(guān)注，查閱機(jī)會(huì)多。招投標(biāo)檔案還具有一定的保密性特點(diǎn)[7]。

為了加強(qiáng)廉政建設(shè)，上海交通大學(xué)成立了招投標(biāo)辦公室，現(xiàn)有的招投標(biāo)科室是從原來的各個(gè)職能部門分離出來，重新組合而成招投標(biāo)辦公室。

2 高校招投標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀

隨著全球信息化科技的飛速發(fā)展，國(guó)家對(duì)高校的建設(shè)發(fā)展越來越重視，“雙一流”高校專項(xiàng)建設(shè)開始啟動(dòng)，在國(guó)家教育部專項(xiàng)財(cái)政資金的大力支持下，高校的采購招標(biāo)數(shù)量和金額也逐年攀升，比如高校擴(kuò)建校區(qū)新建教學(xué)樓群和修繕房屋等工程設(shè)計(jì)類各種招標(biāo)項(xiàng)目也日漸增加，科研實(shí)驗(yàn)室急需購買大量?jī)x器設(shè)備等，相應(yīng)的招投標(biāo)檔案資料日積月累也越來越多。

我校招投標(biāo)管理辦公室2012年6月成立，2013年共歸檔招標(biāo)檔案206項(xiàng)，初期檔案資料每個(gè)項(xiàng)目用繩子捆扎，封面注明項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱和項(xiàng)目單位，內(nèi)容由三大部分組成：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件和招標(biāo)過程資料文件。隨著閔行校區(qū)二期建設(shè)開始，不僅需要新建大樓還要內(nèi)部裝修和配套(包括購買內(nèi)部家具儀器設(shè)備等)，2014年共歸檔招標(biāo)檔案368項(xiàng)，數(shù)量猛增。而且種類由最初的設(shè)備和工程類招標(biāo)，擴(kuò)展到物資類和服務(wù)類招標(biāo)。2015年歸檔招標(biāo)檔案材料增加至528項(xiàng)。2017年歸檔招標(biāo)檔案材料攀升至675項(xiàng)。相應(yīng)地帶來招投標(biāo)檔案管理問題頗多。招標(biāo)檔案材料由經(jīng)辦人分別保管，各自為政，有的裝在盒子里，有的放在箱子里。

3 招投標(biāo)檔案管理存在問題及改革舉措

(1) 數(shù)量多。招投標(biāo)檔案數(shù)量增長(zhǎng)迅速，檔案材料雜亂無章，特別是工程招標(biāo)檔案，投標(biāo)文件有70～80家，有許多各種圖紙和材料，容易出現(xiàn)頭緒既多又雜亂無章，隨著工作量越來越多，急需規(guī)范。

(2) 問題碎。日期未填寫；招標(biāo)申請(qǐng)表和招投標(biāo)采購審核表蓋章不完整；歸檔清單和招標(biāo)申請(qǐng)表的項(xiàng)目編號(hào)不一致(建議招標(biāo)申請(qǐng)表、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)公示用同一編號(hào))；合同和中標(biāo)通知書未放到最前面；招標(biāo)代理項(xiàng)目的招標(biāo)工作報(bào)告中的投標(biāo)商名稱和報(bào)價(jià)有誤；專家抽取記錄表無負(fù)責(zé)人簽字等。

(3) 種類雜。除了辦公使用的通用設(shè)備和科研設(shè)備，還有新建工程的工程類、服務(wù)類等檔案資料，種類繁多，內(nèi)容豐富。

(4) 變化快。隨著招投標(biāo)工作的深入推進(jìn)和接觸的業(yè)務(wù)范圍逐漸增寬，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)帶來的各種各樣的新問題層出不窮。

(5) 質(zhì)疑多。隨著招投標(biāo)業(yè)務(wù)數(shù)量的快速增加，當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，法律意識(shí)普遍增強(qiáng)，招投標(biāo)工作備受關(guān)注，形勢(shì)嚴(yán)峻，也給管理人員提出了更高的要求，質(zhì)疑投訴大幅度增加。招投標(biāo)檔案詳實(shí)地記錄了招投標(biāo)的全過程,為監(jiān)管部門進(jìn)行事后監(jiān)督提供了重要的客觀材料依據(jù)[8]。要求務(wù)必把不可替代的招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)紙質(zhì)材料整理保存好，以備復(fù)查時(shí)調(diào)閱。

(6) 發(fā)生原因。高校的招投標(biāo)工作是新興事物，相應(yīng)的檔案管理的經(jīng)驗(yàn)積累少，能夠依章執(zhí)行的的規(guī)章制度相應(yīng)也少，需要在工作中循序漸進(jìn)的逐步摸索優(yōu)化。招投標(biāo)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相連，所形成的文件既是該環(huán)節(jié)辦理完畢的審批結(jié)果，也是進(jìn)入下一個(gè)招投標(biāo)環(huán)節(jié)的證明材料[9]。

(7) 改革舉措。在收集立卷完整的招投標(biāo)業(yè)務(wù)材料的基礎(chǔ)上，制定了各種類型檔案的歸檔清單和目錄，保障了檔案資料的真實(shí)性和保密性，優(yōu)化細(xì)化招投標(biāo)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)：如設(shè)置了檔案室，專人管理檔案，實(shí)行信息化管理電子檔案等。

4 規(guī)范化管理招投標(biāo)檔案的實(shí)踐和建議

為規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)校招投標(biāo)項(xiàng)目檔案管理，確保歸檔文件完整，準(zhǔn)確和系統(tǒng)，以利于今后有效地保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)以及“上海交通大學(xué)檔案工作條例”“上海交通大學(xué)執(zhí)行政府采購開展招標(biāo)投標(biāo)貨物實(shí)施意見”等規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，采取了一系列措施并制定了相關(guān)規(guī)章制度。

(1) 制度到位。為了進(jìn)一步規(guī)范校內(nèi)招投標(biāo)活動(dòng)，學(xué)校制定了校內(nèi)招投標(biāo)政策。2015年1月1日經(jīng)學(xué)校招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過的“上海交通大學(xué)招標(biāo)采購管理文件匯編”正式發(fā)行，其中在第47頁:上海交通大學(xué)招標(biāo)采購檔案管理辦法(試行)對(duì)檔案類型、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間和歸檔清單等有著詳盡的要求。嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、登記和借閱的管理制度。制定“招投標(biāo)業(yè)務(wù)歸檔資料清單”見表1。

表1 招投標(biāo)檔案材料歸檔清單

(2) 保管到位。建立適合招投標(biāo)檔案管理需求的庫房保管環(huán)境，嚴(yán)格遵照庫房保管的“八防”(即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲)要求?！鞍朔馈笔菣n案庫房保管的最基本要求，是維系檔案壽命的根本所在[10]。

(3) 人員到位。當(dāng)前大部分招投標(biāo)單位沒有配備專職的檔案管理人員，表現(xiàn)在工作中積極性不高、責(zé)任意識(shí)欠缺、他們沒有明確的全程管理思想，所以在具體事務(wù)中不能夠正確把握住招投標(biāo)過程中的關(guān)鍵性“節(jié)點(diǎn)”，缺乏必要的流程控制，致使一些具有保存價(jià)值的招投標(biāo)過程文檔沒能及時(shí)“捕獲”[11]。現(xiàn)在設(shè)置專人專崗負(fù)責(zé)檔案的整理歸檔，并定期對(duì)招投標(biāo)檔案進(jìn)行整理清點(diǎn)，對(duì)做好清點(diǎn)記錄。從人員設(shè)置上保障了檔案工作的有序穩(wěn)定和人員保障。

(4) 組織到位。學(xué)校成立了招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)招投標(biāo)領(lǐng)域的重大決策和校內(nèi)制定的新政策討論把關(guān)。招投標(biāo)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性工作，會(huì)遇到各種各樣意想不到的復(fù)雜問題，逐漸學(xué)會(huì)了以問題為導(dǎo)向的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)。

(5) 信息化到位。長(zhǎng)期以來我國(guó)的招投標(biāo)檔案主要是紙質(zhì)檔案，具有一定的局限性：消耗紙張和噴墨，文檔容易損壞，并且占據(jù)空間，檔案信息的獲取和利用率較低。招投標(biāo)檔案電子化提高了檔案管理工作效率[12]。所以信息化是大勢(shì)所趨，在學(xué)校檔案館的支持下，2013年招標(biāo)辦開始使用招投標(biāo)管理信息系統(tǒng)，招標(biāo)項(xiàng)目的每一步在管理系統(tǒng)同步電子化上網(wǎng)，使紙質(zhì)檔案和電子化檔案同步并軌運(yùn)行，極大地方便了用戶和供應(yīng)商?？梢酝ㄟ^電子化檔案分析出的數(shù)據(jù)，方便查處那些非法掛靠、串標(biāo)企業(yè)的違法事實(shí)，可以有針對(duì)性地打擊掛靠串標(biāo)行為[13]。信息化時(shí)代，讓檔案走出深閨，走上互聯(lián)網(wǎng)成為必然趨勢(shì)，檔案管理的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來[14]。

5 結(jié) 語

綜上所述，招投標(biāo)檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)性工作，檔案的記錄具有憑證的作用，其作用突出，是其他的材料不能替代的，而且具有法律效應(yīng)，在法律上具有權(quán)威性[15]。隨著學(xué)校招投標(biāo)業(yè)務(wù)的持續(xù)增加，需要在完善管理制度、重視組織建設(shè)、提升管理人員素質(zhì)和加強(qiáng)信息化建設(shè)等方面不斷探索，改變招投標(biāo)檔案管理的被動(dòng)局面，提高對(duì)招投標(biāo)工作的滿意度，更好地為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)。檔案的規(guī)范性對(duì)高校檔案工作進(jìn)程起到了至關(guān)重要作用。

經(jīng)過以上規(guī)范化管理招投標(biāo)檔案的措施落實(shí)執(zhí)行，效果明顯，中央巡視組2017年4月份巡視我校時(shí)，抽調(diào)了32份招投標(biāo)檔案，能夠在1 h之內(nèi)找到并送至巡視組駐地，保證了檔案的真實(shí)性和完整性，巡視組對(duì)資料的準(zhǔn)確性和完整性充分認(rèn)可，受到了上級(jí)主管部門的表揚(yáng)。招投標(biāo)檔案規(guī)范化研究的探索才剛開始，以后需繼續(xù)與時(shí)俱進(jìn)，繼續(xù)探索并深化招投標(biāo)檔案工作，勤于思考，理論聯(lián)系實(shí)際，爭(zhēng)取把工作做到更好。