淺談如何加強高校教學(xué)秘書工作，提升教學(xué)管理質(zhì)量

黃韋

摘 要：隨著各大高校對于人才的擴招，大學(xué)生整體的數(shù)量逐年增多，這無疑給高校的教學(xué)管理工作帶來了壓力。教學(xué)秘書的工作正是解決學(xué)生的教學(xué)管理問題以及處理領(lǐng)導(dǎo)與教學(xué)之間的問題，教學(xué)秘書是領(lǐng)導(dǎo)與教學(xué)之間的橋梁。本文就旨在探索高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的措施來加強高校教學(xué)秘書工作，提升教學(xué)管理質(zhì)量，從而更好的為師生服務(wù)，提高整體的教學(xué)水平。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；教學(xué)管理

一、高校教學(xué)秘書工作崗位的必要性

在高校教學(xué)秘書的工作中，教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理中最基礎(chǔ)的工作崗位，是負責(zé)學(xué)生的建立、保管全院系部學(xué)生的學(xué)籍檔案，在每學(xué)期上課前，將教學(xué)記錄表送至任課教師，還要深入教學(xué)第一線，了解學(xué)生的學(xué)風(fēng)、學(xué)習(xí)效果及教學(xué)質(zhì)量。協(xié)助教學(xué)副院長安排院系部干部聽課，收發(fā)聽課記錄并報教務(wù)處，總之，教學(xué)秘書的工作是連接領(lǐng)導(dǎo)與教學(xué)以及教學(xué)管理之間的重要紐帶，是維持良好教學(xué)秩序的重要保障[1]。

二、高校教學(xué)秘書管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校重視程度不足

在高校教學(xué)秘書工作的過程中，教學(xué)秘書的工作是高校整體管理工作的一小部分，也是經(jīng)常被忽視的一部分管理。教學(xué)秘書的工作以往就是印印資料，幫助領(lǐng)導(dǎo)干些小事情。但是隨著時代的發(fā)展，高校中的教學(xué)秘書的管理工作越來越繁重起來。已經(jīng)成為了目前溝通領(lǐng)導(dǎo)與教學(xué)以及各院系內(nèi)部教務(wù)管理的重要工作內(nèi)容。但是由于學(xué)校對教學(xué)秘書管理的不重視，就導(dǎo)致了本校教學(xué)秘書的發(fā)展緩慢，甚至很少有機會進行晉升[2]。

（二）具體職責(zé)不明確

高校教學(xué)秘書的工作，并沒有明確的規(guī)定，大多數(shù)的院校都會或多或少的在每個院系設(shè)置教學(xué)秘書的職位，來促進教學(xué)工作的更好開展。但是在具體實施的過程中，教學(xué)秘書具體工作的規(guī)定都存在很大的不同，很少院校會單獨的列出相關(guān)的規(guī)定，來規(guī)定教學(xué)秘書必須完成的工作。對于職責(zé)的不明確，也就造成了無論什么樣的事都會找教學(xué)秘書進行管理，教學(xué)秘書的工作沒有明確的規(guī)定也就造成了教學(xué)秘書工作量的增加，給教學(xué)秘書的工作帶來了很大的壓力。

（三）缺乏健全的管理體制

高校教學(xué)秘書的工作直接受三級領(lǐng)導(dǎo)的管轄，有教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)院長、行政院長。由于教學(xué)秘書在這其中扮演的不同，所以會做很多不同的工作。但是在教學(xué)秘書工作的過程中，缺乏健全的管理體制來對教學(xué)秘書的工作進行管理，由于它所從屬的部門領(lǐng)導(dǎo)較多，所以在管理體制建立的過程中，不能形成很好的監(jiān)管工作。缺乏必要的監(jiān)管，就無法對教學(xué)秘書的工作進行有效的監(jiān)督。只有健全的管理體系可以有效的提高教學(xué)秘書工作的工作效率，幫助教學(xué)秘書的工作有序的開展。所以，各高校還是要積極的建立健全的管理體系，來確保高效的教學(xué)秘書工作的順利進展[3]。

（四）教學(xué)秘書素質(zhì)有待提高

在高校教學(xué)秘書的招聘的過程中，不同于教學(xué)崗位的招聘和行政管理崗位的招聘，前者對于各項要求都那么嚴格。而教學(xué)秘書的招聘的條件相對比較低，也就導(dǎo)致了教學(xué)秘書普遍的素質(zhì)需要加強。有的教學(xué)秘書并不具備專業(yè)的秘書管理的經(jīng)驗以及技能，自身也沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，所以在具體的工作的過程中，對于基本的管理任務(wù)很難規(guī)范性的完成。所以在以后工作的工程中，要不斷的對學(xué)校的教學(xué)秘書進行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高教學(xué)秘書教學(xué)的管理技巧，做好學(xué)生的后勤保障工作。

三、高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)

（一）熱愛崗位，服務(wù)師生

高校教學(xué)秘書在工作的過程中，最重要的是自身對于工作教學(xué)管理的崗位的熱愛，以及對于服務(wù)師生的無限的熱情。教學(xué)秘書的工作對教學(xué)的正常開展起到了重要的推動的作用，在工作的過程中，教學(xué)秘書必須明確自己的工作職責(zé)，認真的完成領(lǐng)導(dǎo)交給的工作任務(wù)，始終保持愛崗敬業(yè)的熱心以及為學(xué)生真誠服務(wù)的態(tài)度。

（二）有很好的文化功底和口才功底

高校教學(xué)秘書在工作的過程中，不僅要面對領(lǐng)導(dǎo)工作，還要面對學(xué)生。作為教學(xué)秘書不僅要具備很好的文化功底還要具備一定的口才功底。這樣在傳達領(lǐng)導(dǎo)的意見時，以及會議要求等過程中都能表達清晰，簡明扼要。作為秘書還少不了寫作的工作，要有一定的文筆功底，這樣才能在工作的過程中更快的適應(yīng)教學(xué)秘書的各項工作[4]。

（三）做好院系工作的紐帶

高校教學(xué)秘書的工作，主要是負責(zé)在本院系的一些教學(xué)日程安排工作，以及與領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。對于教學(xué)秘書與本院系的教學(xué)教師以及行政人員都是一種紐帶的關(guān)系，只有做好本職工作積極的參與其他的工作，才能更好地促進本院系的教學(xué)發(fā)展，更好的為學(xué)生服務(wù)。

四、提高高校教學(xué)秘書工作管理效率，促進教學(xué)管理工作的建議

（一）穩(wěn)定教學(xué)秘書的隊伍建設(shè)

在高校的教學(xué)秘書工作中，由于是編外人員，以及在工作中晉升的機會比較少等原因，就造成了教學(xué)秘書崗位的人員的離職的可能性比較大，這也就造成了教學(xué)管理的不銜接。不斷的更換教學(xué)秘書職位人員，對于新成員來說都要有一個適應(yīng)期，這樣不利于教學(xué)秘書的工作進展，也不利于教師教學(xué)工作的開展。在這方面，學(xué)校應(yīng)該給教學(xué)秘書的工作人員更加穩(wěn)定的后期的工作的保障，不斷的提高教學(xué)秘書的工資待遇，并給他們提供升職加薪的機會。只有這樣，才能保障更加穩(wěn)定的教學(xué)秘書的隊伍，促進學(xué)生的教學(xué)安排順利進行[5]。

（二）明確教學(xué)秘書職責(zé)，規(guī)范管理

在高校的教學(xué)秘書工作的過程中，對自己院系以及學(xué)校角度，對教學(xué)秘書工作進行明確的安排，實施規(guī)范化的管理。要對教學(xué)秘書的職責(zé)范圍以及具體的管理細則進行逐一的明確。并對具體的工作日程安排以及要做的工作進行不斷的細化，只有這樣才能保障教學(xué)秘書的任務(wù)順利完成，從而更好的促進學(xué)校教學(xué)的管理工作。

（三）對教學(xué)秘書人員進行培訓(xùn)

在高校的教學(xué)秘書工作中，要對教學(xué)秘書人員進行培訓(xùn)工作，從根本上加強高校教學(xué)秘書管理能力。在培訓(xùn)工作的開展中，要定期或者每月的時間安排，主要是促進教學(xué)秘書業(yè)務(wù)能力的增加，以及口才能力的訓(xùn)練。讓教學(xué)秘書不斷的提高自己的管理技能，以及在工作的過程中運用培訓(xùn)的工作理念來更好的為師生服務(wù)。

（四）做好檔案管理工作，不斷創(chuàng)新管理方法

在高校的教學(xué)秘書的工作過程中，最重要的工作就是對檔案整理工作。在進行管理學(xué)生檔案的過程中，教學(xué)秘書也要時刻做到認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保日常教學(xué)管理工作有序的進行。還要不斷的進行管理辦法的創(chuàng)新，提高自己的工作效率[6]。

總結(jié)：在如今的高校管理的建設(shè)過程中，教學(xué)秘書的工作起著重要的作用。在本文的探索中，也發(fā)現(xiàn)了如今教學(xué)秘書工作存在的現(xiàn)狀以及不足的問題，但是仍然看到了教學(xué)秘書給教學(xué)管理帶來的重要影響。只有不斷的加強高校教學(xué)秘書工作，來提升教學(xué)管理質(zhì)量，才能更好的推進高校的整體發(fā)展。

參考文獻

[1]淺談高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的現(xiàn)狀和作用[J].鐘秋霖，陳陽，張麗杰，萬楊.電子制作.2014（21）

[2]信息化時代高校教學(xué)秘書素質(zhì)初探[J].胡文楠，張海龍.現(xiàn)代情報.2008（07）

[3]信息時代高校教學(xué)秘書信息素養(yǎng)的培養(yǎng)[J].王潔.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2008（29）

[4]談獨立學(xué)院系級教學(xué)秘書工作[J].王一美.科技與企業(yè).2012（16）

[5]談教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的職責(zé)[J].郭飛.佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報.2018（04）

[6]教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的地位和作用[J].朱鴻源.教育教學(xué)論壇.2018（03）

[8]高校教學(xué)秘書不良心理的成因分析及其調(diào)適[J].吳方領(lǐng).湖北師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版）.2006（03）

[9]淺談如何做好高校教學(xué)秘書工作[J].祝遠姣，林翠梧，陳小鵬，韋旭.廣西大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）.2005（S1）

（作者單位：鹽城師范學(xué)院）