解析社保檔案管理中信息化建設(shè)的有效途徑

馬永梅

摘要：眾所周知，社保檔案是構(gòu)建社會保障體系重要參考依據(jù)，也是開展社保工作不可缺少的載體。近年來，隨著經(jīng)濟水平提升和社會快速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已不足以滿足社會發(fā)展需求，也不利于安全高效管理檔案，因而引入信息化建設(shè)勢在必行，并借此消除社保檔案管理弊端。對此，本文則從改變傳統(tǒng)觀念、注重數(shù)據(jù)分析以及加大培訓力度等分析社保檔案管理中信息化建設(shè)途徑，望給予社保工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：社保；檔案管理；信息化建設(shè)；途徑

我國經(jīng)濟水平提升也帶動信息技術(shù)發(fā)展，不僅改變許多領(lǐng)域工作方式，一定程度也加快社會發(fā)展。社保檔案作為我國社會保障體系重要組成部分，其管理也需要改變傳統(tǒng)模式，尋求信息化建設(shè)，由此提高管理效率。所謂社保檔案管理信息化建設(shè)即在社保檔案標準化、規(guī)范化和準確化的基礎(chǔ)上通過有效采集和分析社保數(shù)據(jù)后形成獨立數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)社保工作提供便利，因而社保檔案管理信息化建設(shè)對推動社保事業(yè)發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。

一、社保檔案管理實施信息化建設(shè)必要性

（一）節(jié)約成本

數(shù)字化檔案管理改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的檔案管理模式，這種管理模式和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比無論在利用、存儲、管理等方面都體現(xiàn)了較強的便捷性特點，節(jié)省占地空間和管理費用，更有效避免因重復(fù)印制檔案資料而造成的人員和紙張浪費。與此同時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化電子檔案后也增加了其使用安全性，特別對于歷史久遠且有著存儲價值的檔案而言，采取數(shù)字化處理無疑是一種最佳保護途徑，一定程度也避免篡改檔案行為。

（二）查詢便利

社保檔案管理實施信息化后可以便于職能部門根據(jù)統(tǒng)一標準實時錄入和上傳相關(guān)檔案信息，改變?nèi)缤Ｒ话闶軙r空限制情況，無疑加快信息傳播速度。這種方式還能簡化檔案收集和整理流程，便于工作人員查詢，不僅可以模糊查詢，還能實現(xiàn)組合查詢或分類查詢等，在社保檔案數(shù)據(jù)庫中檢索出所需檔案信息后并統(tǒng)計檔案庫中信息就能形成報表，進一步提高檔案管理效率。

二、社保檔案管理中信息化建設(shè)途徑

（一）改變傳統(tǒng)觀念 樹立全新管理思維

信息化建設(shè)并非單純地運用計算機工具更新傳統(tǒng)管理思路，它屬于系統(tǒng)性工程，不能期望某種ERP系統(tǒng) 或信息化改造方案就能出現(xiàn)較好的效果，實施信息化建設(shè)之前應(yīng)從思想觀念著手。從目前社保檔案建設(shè)實際情況得知，大部分管理者和負責人并不重視社保檔案管理，及時響應(yīng)社會發(fā)展號召實施信息化建設(shè)也沒有取得較好的效果。對此，社保檔案管理應(yīng)積極尋求信息化建設(shè)，首要條件就是樹立社保檔案管理信息化理念，要求檔案管理管理者和負責人積極帶領(lǐng)檔案管理基層人員深入了解和學習社保檔案信息化管理理念、管理內(nèi)容、管理作用以及重要性，全新認識社保檔案信息化管理，只有樹立正確管理理念才能確保檔案管理者和工作人員以認真飽滿的態(tài)度參與到社保檔案管理信息化建設(shè)中。

（二）注重數(shù)據(jù)分析 提升管理工作效率

流程梳理是檔案信息化管理的基礎(chǔ)組成部分，即打通和確認某一項工作從開頭到結(jié)尾的若干點要素，其中包括完成標準、負責人、截止時間等。在此過程中的標并非統(tǒng)一限定，也可將其看做某類紙質(zhì)文件或某份領(lǐng)導(dǎo)簽字的情況說明，甚至還可以是記錄某項事物的原始憑借。數(shù)據(jù)分析是決定社保檔案管理信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵性因素，能直接體現(xiàn)檔案資源豐富度。一般檔案信息資料會通過分析和處理數(shù)據(jù)而體現(xiàn)，更是管理者作出準確判斷和決策的重要參考依據(jù)。要求工作人員在數(shù)據(jù)分析中將繁瑣的檔案信息分類并進行提煉加工，從中總結(jié)出檔案信息資源內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。檔案管理人員在實際工作中借助數(shù)據(jù)分析能科學合理思考，便于采取正確方法和步驟。做好數(shù)據(jù)分析工作需要不斷對信息來源渠道進行拓寬，因為它是建立在豐富數(shù)據(jù)資源庫的基礎(chǔ)上，只有這樣才能將加工數(shù)據(jù)和全新開發(fā)數(shù)據(jù)相結(jié)合，那么分析出的資源數(shù)據(jù)才更有說服力。

（三）加大培訓力度 增強工作人員水平

社保檔案管理信息化建設(shè)也無法脫離人力作用，應(yīng)加強對檔案管理人員責任意識培養(yǎng)，要求檔案工作人員在面對繁瑣工作時能時刻保持積極樂觀的工作態(tài)度并要求自身不斷學習，以更加嫻熟的專業(yè)技能優(yōu)化檔案管理。同時社保檔案管理單位也應(yīng)定期組織工作人員參與專業(yè)培訓，因為現(xiàn)代檔案管理都以電子檔案為主，從而則要求工作人員具備良好的計算機操作能力，對計算機使用技巧扎實掌握。由于檔案管理并非單純存儲工作，還需要工作人員具備相應(yīng)的甄別和觀察能力，根據(jù)檔案內(nèi)容對其實施完善，積極和其他工作人員溝通交流，進一步保證檔案存儲準確性和全面性。

三、結(jié)語

總之，在高速發(fā)展的經(jīng)濟背景下，社保檔案管理信息化已逐漸成為必然途徑，也是社會發(fā)展必然趨勢。要求社保檔案管理工作人員改變傳統(tǒng)觀念，樹立全新管理思維，在信息化建設(shè)中注重數(shù)據(jù)分析，提高管理工作效率，從而實現(xiàn)對社保檔案的規(guī)范化、精細化以及專業(yè)化管理。

參考文獻：

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