淺談信息化建設與檔案工作

代宇

信息時代的來臨已成為不可逆轉的世界潮流。知識和信息已成為經濟發展的重要資源，并引起全球性增長模式和發展觀念的變化。信息化建設的發展對包括檔案工作在內的各行各業產生了強大的沖擊和深遠的影響，傳統的檔案工作觀念和方法已經不能完全適應新時代檔案工作的需要。網絡技術為核心的現代信息技術的應用、認真分析信息化建設與檔案工作的檔案工作如何實現信息化，已成為擺在我們面前的重要課題。

一、信息化建設與檔案工作的關系

1.檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越受到社會的重視和利用。主要包含三個層次方面的內容：一是檔案的內在信息，也就是檔案的內容，這是檔案信息的基本部分；二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它依附于檔案的內容有密切聯系；三是綜述、匯編等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。

2.信息化建設是知識經濟時代的主線。信息是知識經濟的主導和支柱，信息技術的發展最終將與人類聯貫在一起，構成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網絡空間”的信息化環境。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。

3.檔案工作改革是信息化建設的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。生產要素發生了變化，信息將成為失去生產力發展的關鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經濟發展途徑的變革和發展模式的轉變，從根本上改變了社會各部門工作的發展方式和運作模式。

4.信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，都是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案員、檔案學科研究人員以及其他與檔案工作有密切關系的人們，當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。

二、信息時代檔案工作的新思路

1.加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作現代化的實現，政府要投入財力，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟、硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。

2.改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統很多，國家檔案部門應制定統一的標準和規范，避免重復開發，并規范市場管理；二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效；一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務；四是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如通訊衛星、郵電信息網絡寺，將檔案信息發布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發布。

3.培養人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這種專是跨學科的“多專”，而不是過去的“專一”；這種博是隨現代化科技發展的“動態廣博”，而不是過去傳統不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。

三、檔案法制建設是信息時代檔案工作的重要節點

由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產權的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產權的保護問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網絡空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產權的保護才能落到實處。健全檔案法規體系是檔案法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應該充分運用檔案法律法規，加大執法力度，依法行使管理監督職能，為檔案信息化建設提供強有力的保障。