事業(yè)單位檔案信息化管理問(wèn)題探討

魏云盼

摘要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重要課題，同時(shí)也是提升單位軟文化實(shí)力的最佳途徑，更是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。可以說(shuō)，強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著很重要的意義。因此，作為檔案工作人員必須結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過(guò)人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求了。我國(guó)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國(guó)檔案界已經(jīng)有很多人開(kāi)始探索實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的必然性

（一）科技進(jìn)步的必然結(jié)果

事業(yè)單位檔案信息化管理是我國(guó)現(xiàn)代化高科技不斷發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的不斷進(jìn)步，人類研究和使用的信息技術(shù)在不斷提高，信息技術(shù)對(duì)人們工作和生活的影響越來(lái)越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計(jì)算機(jī)專業(yè)軟件的開(kāi)發(fā)和使用，很多專業(yè)的管理軟件層出不窮，且在實(shí)際工作中得到很多的利用。如現(xiàn)在被廣泛使用的人事管理軟件、財(cái)務(wù)管理軟件以及辦公室管理軟件等，這些都被廣泛的應(yīng)用在檔案管理工作中，且具有很強(qiáng)的實(shí)用性。

（二）管理水平提高的有效方式

事業(yè)單位檔案信息化管理能夠促進(jìn)工作人員努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化先進(jìn)管理軟件技術(shù)，并且能操作計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件，不斷提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。檔案信息化管理是利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理工作，其具有很強(qiáng)的技術(shù)性和規(guī)范性，很多軟件中已經(jīng)設(shè)計(jì)好相關(guān)的項(xiàng)目和儲(chǔ)存信息內(nèi)容，工作人員只要根據(jù)實(shí)際檔案情況填寫內(nèi)容，這樣既能減少工作任務(wù)，又能完善檔案內(nèi)容，并且提高檔案管理工作的水平，是一種有效的檔案管理方式。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行過(guò)程中有著不可替代的作用，檔案定時(shí)的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時(shí)也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有一個(gè)對(duì)檔案管理工作的清晰的認(rèn)識(shí)，忽略了對(duì)單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過(guò)少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過(guò)低。

（二）我國(guó)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對(duì)信息資源進(jìn)行采集加工的過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多重復(fù)勞動(dòng)。目前，我國(guó)的檔案開(kāi)放比例很低，數(shù)據(jù)庫(kù)容量少，巨大的信息資源沒(méi)有得到有效的利用。

（三）缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建對(duì)策

（一）要引進(jìn)先進(jìn)理念，提高管理人員的素質(zhì)

檔案管理的核心在于“人”，管理人員的素質(zhì)從很大程度上影響著人事檔案管理信息化的建設(shè)，因而，對(duì)管理人員檔案管理信息化意識(shí)的培養(yǎng)就不能忽視。雖然現(xiàn)在的信息技術(shù)發(fā)展迅速，但是人們舊有的觀念仍然禁錮一些管理者的思想，所以引進(jìn)檔案管理先進(jìn)理念十分重要。只有從思想上提高認(rèn)識(shí)，重視、明確信息化建設(shè)，才能從根本上提升事業(yè)單位人事檔案管理的信息化程度。事業(yè)單位要想做好檔案管理信息化，就需要培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、穩(wěn)定、專業(yè)化的檔案管理人員。隨著信息技術(shù)的發(fā)展越來(lái)越快，對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)上的要求也必將越來(lái)越高。要求檔案管理人員不僅僅懂得檔案管理、懂得信息化的管理技術(shù)，而且由于人事檔案管理工作具有特殊性，其中涉及了個(gè)人的信息資料，為防止這些數(shù)據(jù)外漏，還需要工作人員良好的品德素質(zhì)。

（二）做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與安全防護(hù)

人事檔案信息入庫(kù)前一定要做好鑒別工作，管理人員需要處理好“方便利用”和“檔案入庫(kù)成本”之間的關(guān)系。工作人員要嚴(yán)格遵守人事檔案行政管理部門有關(guān)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的各種規(guī)定條律，認(rèn)真負(fù)責(zé)的建立起準(zhǔn)確的、科學(xué)的、規(guī)范的事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。需要強(qiáng)調(diào)的是信息技術(shù)為檔案管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來(lái)了安全隱患。確保人事檔案信息的安全是事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)不得不重視的問(wèn)題。首先，要建立人事檔案信息化管理的法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。在管理工作中，人事檔案數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，管理系統(tǒng)要有恢復(fù)機(jī)制，以此來(lái)保證檔案信息數(shù)據(jù)的保存安全；其次，要規(guī)范事業(yè)單位人事檔案信息的借閱機(jī)制，以此來(lái)保證檔案信息數(shù)據(jù)的使用安全。

（三）整合資源，解決資金問(wèn)題

原有的人事檔案管理模式是相對(duì)的集中管理，人事檔案管理大多數(shù)是由基層單位或者是上級(jí)主管單位來(lái)進(jìn)行管理。資金投入的多少取決于事業(yè)單位的管理規(guī)模。所以說(shuō)，基層單位數(shù)量較少的人事檔案，如果要求配備專業(yè)設(shè)備和專職人員，然后去建立檔案管理數(shù)字信息化是不太現(xiàn)實(shí)的。人事檔案管理工作并不像其他的工作那樣容易取得成績(jī)，也不可能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以人事檔案管理工作很難引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的注意，這也就導(dǎo)致了事業(yè)單位很難投入比較多的資金來(lái)發(fā)展檔案管理數(shù)字信息化。那么，如果改變現(xiàn)有的管理模式，把檔案管理工作的規(guī)模變大，從原有的人事檔案相對(duì)集中的管理發(fā)展為絕對(duì)集中管理，成立專門的機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理，就有可能實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（四）健全管理機(jī)制，規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作

對(duì)于記錄在檔的人事資料管理，應(yīng)當(dāng)先從人事管理的需要入手，查漏補(bǔ)缺，完善管理工作程序，切實(shí)建立起人事檔案信息化的管理制度。檔案管理體制上遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理”的原則，逐步形成檔案部門為主實(shí)施，各職能部門分工明確、各負(fù)其責(zé)的檔案工作管理體制和工作機(jī)制，促進(jìn)檔案工作全面開(kāi)展。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理部門一定要及時(shí)改革創(chuàng)新管理制度，確保人事檔案管理信息化的有效實(shí)用。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)由于缺乏對(duì)單位實(shí)際情況的匹配，相關(guān)工作人員缺乏綜合專業(yè)技能與素養(yǎng)，相關(guān)設(shè)備與技術(shù)支持不充分等原因?qū)е聶n案管理信息化建設(shè)存在一定制約與局限，甚至部分單位在現(xiàn)有資源上沒(méi)有得到充分運(yùn)用發(fā)揮，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。要針對(duì)實(shí)際情況做信息化建設(shè)的不斷完善，配備專業(yè)技術(shù)、設(shè)備與人才，提升檔案管理信息化建設(shè)完善。

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