新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的思路研究

黃濤

【摘要】隨著我國醫(yī)改的不斷深入，目前已經(jīng)逐步進(jìn)入深水區(qū)之際，只有加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，才能夠確實(shí)提高醫(yī)院檔案的利用率。本文首先闡述了檔案管理在醫(yī)院中的重要作用，其次，深入探討了新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施，具有一定的參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改 醫(yī)院 檔案管理 優(yōu)化

我院地處濰坊市中心城區(qū)，醫(yī)療技術(shù)和診療水平均在當(dāng)?shù)鼐哂休^高的社會(huì)知名度和患者信譽(yù)度，隨著全面二孩政策的全面實(shí)施，作為當(dāng)?shù)匚ㄒ灰患胰?jí)甲等婦幼保健院，迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。2016年我院就診的產(chǎn)婦進(jìn)入生育高峰期，全年分娩量達(dá)到12300多人次，同比增幅高達(dá)678%。如何在超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)下提高醫(yī)療服務(wù)，保障醫(yī)療安全，成了我院工作的重中之重。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院開展黨務(wù)管理、行政管理、醫(yī)療護(hù)理管理等活動(dòng)的重要?dú)v史憑證。我們只有不斷加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，才能夠確實(shí)提高醫(yī)院檔案的利用率，提升醫(yī)院發(fā)展的整體水平。本文就新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化思路進(jìn)行探討。

一、檔案管理在醫(yī)院中的重要作用

（一）檔案管理是醫(yī)院臨床科研的必要基礎(chǔ)條件

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、瑣碎性、經(jīng)常性的工作，涉及到檔案的銷毀、利用、立卷、收集、歸檔、整理等一系列過程或行為。規(guī)范化的檔案管理對(duì)于推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、醫(yī)院管理體制改革都有著極為重要的作用和意義。尤其新醫(yī)改背景下我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院的各項(xiàng)工作都在邁向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，在這種情況下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理勢(shì)在必行。必須要對(duì)檔案建設(shè)的獨(dú)特性和必要性予以充分認(rèn)識(shí)，正視其存在的問題，以便更好地規(guī)范化管理。

（二）檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一

醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代醫(yī)院管理中不可或缺的組成部分，屬于醫(yī)院軟件建設(shè)中的重要組成部分，醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院基建項(xiàng)目資料、病例、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、委任書、統(tǒng)計(jì)資料、發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)、藥品耗材物資等重要內(nèi)容，它既是醫(yī)院管理建設(shè)狀況的記錄，又是醫(yī)院發(fā)展歷程的縮影，是現(xiàn)代醫(yī)院管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的重要標(biāo)志。

（三）強(qiáng)化檔案工作的重要性

醫(yī)院的檔案工作對(duì)醫(yī)院的技術(shù)進(jìn)步和科學(xué)研究都有著重要的意義。因此醫(yī)院對(duì)檔案工作一直都十分重視。但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，有些醫(yī)院一直沿用傳統(tǒng)的檔案工作的管理方法，這種方式不能及時(shí)更新已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。檔案工作在工作意識(shí)、思路以及人員的綜合素質(zhì)上更新的滯后已經(jīng)對(duì)醫(yī)院的工作的進(jìn)度的開展造成了不利的影響。所以在新的時(shí)期，創(chuàng)新應(yīng)該成為檔案工作的主旋律。在醫(yī)院的檔案管理工作中，檔案工作者要從全新的理念和觀念出發(fā)，用新的技術(shù)手段來完善檔案管理工作。只有這樣，醫(yī)院的檔案工作才能緊跟時(shí)代的發(fā)展，在創(chuàng)新中不斷進(jìn)步，為醫(yī)院的進(jìn)一步提供更加強(qiáng)有力的支持。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院要重視檔案管理工作的價(jià)值和意義，讓相關(guān)的管理人員意識(shí)到檔案管理的作用，檔案管理對(duì)醫(yī)院存在的潛在利益，從而使其可以主動(dòng)對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行關(guān)注和改善，對(duì)于檔案管理人員的聘用，要提高相關(guān)要求，錄用相關(guān)專業(yè)的人員，并且要重視對(duì)員工培訓(xùn)工作，使得檔案管理更加專業(yè)有序，保證檔案管理工作高效進(jìn)行。檔案工作者要有堅(jiān)定的政治方向，在思想上、政治上、行動(dòng)上同黨中央保持一致，熱愛檔案事業(yè)，具有為檔案事業(yè)忠誠的獻(xiàn)身精神。檔案工作者要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感、扎扎實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)及勇于創(chuàng)新的精神。

（二）建立健全醫(yī)院檔案管理制度

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵就在于要建立起較為健全、完整的檔案管理制度，通過制度來約束管理，同時(shí)要在檔案管理制度中明確規(guī)定檔案保管期限、檔案保管方法、歸檔范圍、檔案利用等，由醫(yī)院檔案室來統(tǒng)一管理醫(yī)院各個(gè)載體、各個(gè)門類、各個(gè)部門的檔案，以便能夠讓醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)與醫(yī)院檔案管理能夠同步發(fā)展、同步評(píng)價(jià)、同步考核。此外，醫(yī)院檔案室還應(yīng)該編制各類檔案檢索工具和檔案資料存放示意圖，為檔案查閱提供方便快捷的服務(wù)。

（三）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化

醫(yī)院的檔案管理工作要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行不斷的改進(jìn)和更新。醫(yī)院要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，在檔案的管理中應(yīng)用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔察的共享，使得我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得以穩(wěn)定和快速地發(fā)展。醫(yī)院在改進(jìn)檔案管理的相關(guān)的工作過程中，要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來使得檔案的數(shù)據(jù)更加具有系統(tǒng)性以及規(guī)范性。進(jìn)而為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益帶來一定的積極作用。

（四）優(yōu)質(zhì)服務(wù)提高檔案工作效能

1、是方便快捷。結(jié)合檔案的查閱特點(diǎn)，醫(yī)院要指派專業(yè)人員預(yù)先對(duì)所管理的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類編排和存放，對(duì)查、取檔做到“隨調(diào)隨查，隨查隨用”。

2，是主動(dòng)服務(wù)。在接待檔案資料借閱檔案中，要注重創(chuàng)造良好的查閱環(huán)境和提高服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)、準(zhǔn)確、主動(dòng)地提高服務(wù)。

3，是檔案資料及時(shí)歸檔。要定期對(duì)文書資料歸檔，嚴(yán)防丟失。及時(shí)整理填充檔案，做到檔案分類準(zhǔn)確、材料齊全、外觀整齊。

4、是檔案管理員在檔案收集工作中要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，耐心細(xì)致，不厭其煩地開展檔案工作。

5、是嚴(yán)格防范。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定完善的檔案管理制度，如《檔案保密制度》、《檔案整理制度》、《檔案查詢借閱制度》等，并根據(jù)制度規(guī)定，實(shí)行定期或不定期的檢查，切實(shí)把各項(xiàng)防范措施落到實(shí)處，并認(rèn)真做好檔案查、取工作臺(tái)賬，堅(jiān)持工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格工作紀(jì)律，對(duì)進(jìn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行好一系列手續(xù)，來龍去脈一落分明，確保檔案管理工作萬無一失。

檔案信息的價(jià)值最終體現(xiàn)在檔案信息利用過程中。隨著信息化的發(fā)展，對(duì)檔案信息的開發(fā)利用也提出了更高要求。我們必須增強(qiáng)責(zé)任感緊迫感，不斷提高檔案資料的利用率。讓患者滿意始終是檢驗(yàn)醫(yī)院各項(xiàng)服務(wù)的標(biāo)尺。利用檔案信息提高醫(yī)療服務(wù)水平更好地為廣大惠者服務(wù)應(yīng)成為我們永遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)和前行動(dòng)力。

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