以達標為契機 夯實檔案工作
——學校檔案達標創建工作探討

文/嘉興市第四高級中學 符慧芳

學校檔案通過達標，可以夯實檔案基礎工作，提高檔案管理水平，增強教職工檔案意識，強化檔案保護與利用，使之更好地為教育教學服務。幾年來，我校檔案工作從堅持集中統一管理的原則出發，到完善一系列檔案制度，實行科學管理、開發、利用，逐步實現了檔案管理現代化。積極開展了檔案目標管理達標升級工作，并順利通過了“市一級”和“省二級”目標認定，目前正積極籌備“省一級”目標認定。近十年來，我校一直是市屬中學檔案戰線的一面旗幟，保持著檔案系統的先進榮譽。現談談我校在達標工作中的一些體會。

一、領導重視，健全管理體系是保障

（一）健全管理網絡，職責分工明確。我校成立了由分管人事校長為組長，辦公室主任為副組長，各部門負責人為組員的檔案工作領導小組。綜合檔案室配備專職檔案員，各科設兼職檔案員，形成以綜合檔案室為中心，層層管、級級抓的檔案管理網絡。此網絡用“經”“緯”來形容再形象不過，綜合檔案室是“經”，專職檔案員是檔案工作的骨干，像經線一樣，協調、督促兼職檔案員做好收集工作；所謂“緯”，就是遍布全校各部門的兼職檔案員隊伍，這支隊伍共16人，一般由各部門的干事兼任，他們像緯線一樣互相貫通。學校內部形成了科學合理的檔案管理網絡，專職檔案員具體管理檔案，兼職檔案員負責平時收集，各自有著明確的分工，見“圖1”。

圖1 檔案管理網絡示意圖

（二）注重隊伍素質，增強檔案意識。檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務的工作效率、水平和質量，為此學校十分重視檔案員的業務培訓，通過繼續教育等形式不斷提高專業理論水平；另一方面，定期聘請檔案局專家上門實地指導，強化專、兼職檔案員的實踐操作技能。學校的中心工作是教育和教學，教職工檔案意識淡薄是普遍現象，為此學校提出了“做好檔案工作，為教學服務，對歷史負責”的口號，使大家認識到檔案工作雖然不是學校中心工作，但時時在為中心工作服務。每學期定期召開檔案專題會議，專職檔案員深入科室宣傳、指導，不斷強化檔案意識，使檔案的形成、積累、歸檔貫穿到學校各項管理中去。

（三）改善基礎設施，解決庫房問題。在學校用房擁擠、辦公經費緊張的情況下，校領導優先滿足檔案保管和保護需要，實現了庫房、閱檔、辦公“三室”分開，在原有硬件設施基礎上為檔案室購置了泰宇檔案管理軟件、刻錄機、掃描儀，更新了除濕器、滅火器、空調等設備，極大改善了檔案管理硬件設施。檔案庫房“八防”設施齊全，檔案箱柜充足，庫貌寬敞整齊，由于嚴格按照檔案達標標準完善了設施，各門類檔案無霉變、褪色、破損等現象。

二、規范管理，加強業務建設是基礎

（一）加強制度建設，完善分類方案。在檔案達標自查中，我們明確了檔案室職責，制定了專職檔案員崗位責任制。在參照有關檔案法規的基礎上，完善了《立卷歸檔制度》《檔案利用制度》《檔案管理辦法》等檔案制度，使學校檔案管理有章可循、有序開展。隨著檔案信息化的推進及學校辦學規模的不斷擴大，在兩次達標期間我們及時修訂了分類方案，將“學生類”從“教育教學類”中分離出來，形成了我校目前的七大類分類方案，為文件材料的歸檔提供了科學的分類整理依據，使檔案分類更符合學校發展的需要。

（二）嚴把歸檔質量，落實規范整理。材料的收集歸檔是檔案工作的基礎。在檔案達標自查中，發現存在檔案材料缺失、入檔不規范等現象，針對工作中存在的這些問題，檔案室及時編印了《文件材料歸檔與不歸檔范圍》，并督促兼職檔案員清查應歸檔材料，專職檔案員定期深入各科室了解情況，幫助解決實際困難，對材料不齊全或不符合要求的，當場提出整改意見，確保檔案材料完整齊全。作為市教育局文書立卷改革試點學校，我們根據學校檔案實際情況，結合達標評審專家建議，將1980年以后已整理裝訂成卷，不夠規范的檔案全部拆卷，依照《歸檔文件整理規則》，實行以“件”為單位的新立卷方法，這種改組“卷”為立“件”的方法，實現了目錄級管理，大大提高了工作效率，使檔案員從繁瑣的手工操作中解脫出來。

（三）啟動檔案信息化，構建現代化平臺。我校通過構建統一的云計算平臺，進行學校檔案信息化管理，綜合檔案室配置了專用服務器，將學校不同部門分散的檔案資源數據集成整合起來，連通網上各部門產生的教學信息資源，消除檔案信息孤島。所有有查閱權限的教師不受具體的辦公地點和固定的檔案資源限制，根據需要隨時隨地獲取教學檔案資源，有針對性地提取個性化檔案信息服務。并實現了與一些兄弟學校之間檔案資源的共建共享，使教學檔案資源從信息孤島實現在“云”中漫步。

三、重視開發利用，為中心工作服務是目的

（一）科學編制檢索工具，發揮“開門鑰匙”作用。檔案檢索工具濃縮地展示著室藏檔案情況，是檔案室向用戶提供服務的開門鑰匙。為了方便利用，我們針對達標中存在的問題和要求，編制了《全宗指南》《全引目錄》，完善了《歸檔文件目錄》《案卷目錄》等檢索工具，著錄全部案卷條目、文件目錄，實行電腦檢索，大大提高了檔案利用效率，使檔案的查閱更加快捷、準確。

（二）開發檔案信息資源，不斷創新服務機制。達標的真正目的是為了充分發揮學校檔案的潛在效能，本著服務和創新意識，學校檔案室進行多渠道、多形式的檔案資源開發，并努力做出實效。

1.開發具有實用價值的編研材料。通過對檔案利用情況的統計分析，校檔案室編研了《學校內部制度匯編》《年鑒》《歷任領導索引匯編》等10多種編研材料；為了配合考評工作，檔案室加強開發力度，陸續編研了《全宗介紹》《基礎數字匯編》《組織機構沿革》《大事記》等。這些編研材料在為領導決策提供依據的同時，也成為教職工學習、查閱的必備材料，較好地發揮著檔案的憑證與參考作用。

2.開發體現校本特色的編研材料。檔案室在開發檔案資源時注重特色原則，挖掘在師生中具有影響力的檔案資料，編寫了《又是橙黃橘綠時》《校園星光》，主要收集了建校以來優秀校友的成長歷程，有原國家安全部部長凌云、中國工程院資深院士吳祖塏、中國科學院院士王永良、著名實業家張子良等杰出校友，這些校友所產生的名人效應，有利于學生樹立正確的人生觀和價值觀。其次檔案室注重收集具有知識性、創新性的校本資源，向教師征集有特色的教育教學科研資料，匯編成《教師論文集》《優秀教案匯編》等編研材料，為廣大師生提供教育教學和科研方面的參考，使檔案的開發利用向深層次發展。

3.開發反映辦學效果的新媒體。檔案室充分利用室藏檔案，把揭示學校變遷和發展，體現學校優秀辦學經驗和成果的檔案資源進行深入挖掘，應用新媒體技術編輯了有較高價值的學校宣傳片《為了托起明天的太陽》《小小的關愛，大大的天空》，利用這些專題史料，讓學生盡快了解學校的歷史、現狀和發展，既豐富了校園文化，又有利于學生理想、信念的樹立，使檔案的編研開發內容更為生動、豐富。

4.以檔育人，拓寬開發利用渠道。我校是“全國中小學心理健康教育特色培育學校”，又是“浙江省一級心理輔導站”，自深化新課程改革以來，檔案室積極配合心理輔導老師，利用心理健康專題檔案開發校本心育課程，先后編著了《心理互助》《讀書育心》《成長體驗》等心育教材，供心理學選修課使用，使檔案的編研深度和廣度得到了拓寬。

四、結語

實踐證明，提高學校檔案管理水平，緊緊抓住達標這個契機是很有必要的。通過兩次升級達標，我校的檔案工作實實在在上了一個新臺階，對升級后的檔案管理也提出了更高要求，為此學校樹立以評促優思想，重視鞏固檔案管理的質量和成果，并從以下四個方面深化管理促鞏固：1.繼續重視檔案基礎工作，注重文件材料的收集、整理、歸檔，檔案員隨時掌握學校工作動態，對各項工作中產生的材料做到心中有數，確保檔案材料完整齊全。2.不斷拓寬收集范圍，豐富檔案內涵，重點抓好教育教學與科研檔案的收集力度。3.加強檔案開發利用工作，繼續在開發力度、編研深度和廣度方面作努力。4.不斷提高檔案管理水平，創新檔案管理模式，加速推進檔案數字化管理，充分利用現代化信息手段，提供主動服務、超前服務，始終保持學校檔案工作的生命力與可持續發展。