加強醫院檔案管理提高檔案利用率

史振慧

（山西省陽泉市第二人民醫院 山西 陽泉 045011）

醫院檔案管理是醫院的重要信息資源，檔案信息中包含病人的病例等重要信息[1]。病人和其家屬以及醫護人員在需要了解病人住院的全部過程，或者查詢一些數據時，醫院的病人檔案都是重要的信息來源。但是現在醫院的檔案管理存在很多問題，醫務人員并沒有重視醫院檔案的重要價值。因此筆者想通過臨床試驗探究并分析要提高檔案利用率來加強醫院檔案管理的重要性和作用。

1.資料與方法

1.1 一般資料

挑選出2016年9月到2017年6月我們醫院臨床上有醫院檔案的患者共計60例，按照隨機的原則進行分組，分成研究組和對照組，每組都是30人。經過SPSS軟件統計分析，研究組年齡的平均值49.34±6.46歲，對照組年齡的平均值為50.19±5.86歲，研究組與對照組比較在基本條件之間的差異小（P＞0.05），可以進行對比實驗。所有受試對象均對實驗內容知情并簽署同意書。

1.2 方法

對照組不施用醫院檔案管理系統，而研究組則利用醫院檔案管理系統來管理患者的臨床檔案，包括以下措施：（1）醫院根據檔案的數量建立檔案管理網絡管理系統和檔案管理管理小組，著手建立院、科、個人管理模式。建立緊密聯系的層級管理模式，商定相關制訂的檔案管理標準，使操作的步驟盡可能規范和標準。（2）健全一個達標的涉及醫院檔案管理的流程。依據不同人員的分工不同，制定各種標準職責和崗位要求,完善各項管理制度，制定應急措施，保證各項檔案管理工作的安全有序進行,分解每一個細節，從個人做起，從每一個員工做起,積極落實每一個規則的具體步驟。（3）對檔案管理人員的素質和業務水平工作要積極提高，增強服務意識和系統管理能力。（4）整個管理系統要把重點放在檔案信息的完整上，保證檔案收集信息的及時性和準確性。（5）同時作為檔案管理系統，更要有能力保證檔案管理的系統性，可以按照一定規定的標號進行標明，按照不同的科室不同的疾病程度進行分類，同時將這些信息及時錄入計算機醫院檔案管理系統。當有人來查詢病歷檔案時可以快速利用計算機醫院檔案系統準確定位，提高醫院檔案利用率。

1.3 觀察指標

一段時間后，比較兩組患者的檔案利用率等臨床指標，包括病人查檔數、家屬查檔數以及醫護人員查檔數，并進行統計分析。

1.4 統計學處理

所有數據均用SPSS18.0進行歸納分析，如果研究的指標為計量資料，用均數±標準差進行記錄，采用t檢驗統計分析；如果研究的指標為計數資料，用卡方檢驗，P＜0.05表明差異具有統計學的顯著性。

2.結果

研究結果表明，在所有的查檔人數中，醫護人員占據最多，研究組與對照組進行比較（90.00%vs50.00%），兩組總利用率差異在統計學上具有顯著性（P＜0.001)。具體結果見表。

表 兩組人群醫院檔案的總利用率比較

3.討論

醫院檔案不管對于患者來說還是對于醫務人員來說，甚至整個醫院來說，都是重要的信息資源。但是現在醫院檔案存在以下幾個重要的問題值得我們去重視[2]：（1）檔案不常去查詢，但是一旦查詢就至關重要。目前醫院的檔案管理人員不是全職在醫院檔案管理上，導致管理人員沒有足夠的時間全力投身于檔案管理中，不能很好系統的為來查詢的人服務。（2）檔案的重要性宣傳不夠，很多病人及其家屬不知道還有醫院檔案管理這個途徑了解病人的整個治療過程，包括管理人員也并不知道醫院檔案是不可再生的寶貴財富，進而導致病人檔案隨意丟放，不系統整理的現狀。（3）因為前兩者的原因，加上醫院本身病人很多，病人所患的疾病種類繁多，并不能系統的整理好醫院病人的檔案，導致有些檔案甚至就不再管理范圍內。因此我們要加強加強醫院檔案管理，建立一個系統有規范流程的醫院管理系統，首先我們要做的就是[3]。（1）將目前的所有的檔案，包括各個科室各個部門分散的病人檔案以及數據庫合成一個大的數據庫，讓它們都變成子數據庫，方便查詢和管理。（2）要利用現在的計算機信息化的功能，將能轉變電子信息的紙質資料都錄入電腦，方便利用電腦直接查詢，減少人工查閱的復雜。但是利用網絡就要注意網絡電子信息的安全新，防止出現病人檔案信息泄露和暴露的情況發生。（3）加大宣傳力度，讓病人家屬以及醫護人員明白病人檔案的重要性，病人及家屬明白醫院檔案可以了解自己全部的檢查結果并且整個的住院過程，醫護人員同樣明白患者的檔案可以為臨床治療提供最有效直接的參考價值[4]。

本研究也表明在所有的查檔人數中，醫護人員占據最多，研究組與對照組進行比較（90.00%vs50.00%），兩組總利用率差異在統計學上具有顯著性（P＜0.001)。

綜上，加強醫院檔案管理可以提高檔案利用率，發揮檔案該有的臨床價值。