膏方煎藥管理信息系統設計

沈為濂

（蘇州市中醫醫院，江蘇 蘇州 215009）

1 現狀背景

近年來隨著國家對中醫藥的重視及中醫藥的發展，中草藥的使用日益增加，而現代人生活節奏的加快，大家更多地接受了醫院或第三方提供的中草藥代煎服務（此處代煎也包括膏方，以下同此），從而使醫院代煎業務量急劇增加，原來傳統的業務運作模式已經很難滿足日常工作要求。如：代煎業務登記處原有的手工模式已因繁瑣而造成新的排隊點；病人的取藥時間不能與制作部門精準銜接造成病人服藥延遲；病人取藥時發放處人工找藥耗費大量時間也造成取藥排隊；藥品的煎制質量依賴于制作工人的經驗，很難做到統一標準化，管理上也不能精確把控藥品的制作流程、工人的工作量及設備的使用效率等相關數據[1]。綜上所述，在代煎業務中引入信息化手段加強管理和改善服務顯得尤其重要和緊迫，為此我們根據醫院實際業務設計開發了膏方煎藥管理信息系統[2]。

2 系統設計

2.1 整體架構

系統整體由收方登記、藥房發藥、煎藥室制作、發放處發藥、快遞交接、短信等模塊組成[3]（見圖1）。

圖1 系統整體架構

收方登記：登記模塊采集患者的處方信息完成信息登記，打印條碼，可同時辦理快遞登記。

藥房發藥：使用PDA系統的發藥模塊掃描條碼完成藥房發藥。

煎藥室制作：使用PDA系統上的制作模塊完成制作過程中的各業務操作，包括浸泡、煎煮、包裝、上架等。

發放處發藥：使用PDA系統上的發放模塊掃描條碼完成藥品的定位及發放。

短信平臺：短信模塊完成與患者的信息交流，包括發送登記信息、取藥信息、制作中的關鍵節點信息以及患者的滿意度調查。

為支持PDA操作，需在相關部門及涉及點位建設高可靠的無線網絡系統。

2.2 業務流程

系統的整體業務流程如圖2：

圖2 系統業務流程圖

2.3 系統功能

（1）先進性。綜合應用各種先進技術，如條碼技術在人、物、設備的識別和追蹤上的應用；無線網絡技術，在制作間機器設備混雜環境下有效解決實施、維護、保養問題；手持移動PDA有效解決移動環境下的信息實時交換采集難題。

（2）科學性。集成知識庫，根據不同中草藥各自不同的吸水率自動計算處方加水量，并依據季節不同自動調節，做到加水量的科學合理；知識庫計算結果自動進入操作工人的PDA終端指導其進行科學制作；流程管理不再單純依賴于經驗，有效提高了煎制質量。

（3）可操作性。系統充分考慮到整體流程及各環節的特點，簡化了操作，特別是錄入操作，避免了傳統鍵盤輸入操作，通過掃描條碼完成信息的采集錄入。為每個操作人員、各臺煎制設備、貨架等都制作了條碼，特別是在制作間采用移動PDA掃描條碼，在業務操作同時完成了信息采集工作，有效地解決了信息采集難題。

（4）實時性。條碼技術、無線網絡、移動PDA及短信技術的引入，能在業務操作同時完成信息的實時采集工作，制作完成及時給患者推送短信，做到了精準提醒、精準取藥。

（5）可管理性。煎藥業務的全流程信息化管理提高了管理的效率和水平。工作量自動化統計，包括操作人員的工作量統計、設備的工作量統計、制作環節中的超時超量的自動警示，使管理者可根據煎藥業務人力及設備使用情況，對醫院煎藥業務運作狀況提供有效的數字依據。

（6）提升服務。標準化的流程、穩定可靠的制作質量、精準的時間、特色的物流等措施極大地提升了患者的滿意度。因流程的標準化、可控性和可預測性在收方登記時就能自動計算出取藥時間并隨取藥單一并打印給患者，制作完成時也會實時地給患者發送取藥短信，同時提供快遞到家的服務。

3 系統實現

3.1 收方登記

（1）收方登記。掃描處方、輸入發票號獲取處方信息；結合醫院醫生站信息系統，打印包含多種信息的條形碼，收方人員通過掃描條形碼，可以快速提取出患者基本信息以及患者對應的處方信息。

（2）打印取藥單。系統根據煎藥全流程周期及醫院每日業務制作能力，結合患者的期望時間，確定取藥時間，打印出取藥單，還可以通過短信平臺把取藥信息以手機短信方式發送到患者預留的手機上；同時此條碼也會隨處方或藥品進入后續藥房、煎藥室（或膏方室）、貨架等流程環節，進行全程跟蹤。取藥時PDA直接掃描取藥單上的條碼，快速定位并提示此藥所在貨架號。

（3）快遞登記。如患者選擇快遞，可在收方時完成快遞登記，由快遞公司在規定時間內安全及時送到指定地點。

3.2 藥品交接至煎藥室（或膏方室）

掃描條碼連續快速完成藥品的交接；藥房配藥后藥品與煎藥室進行處方藥品的交接，交接過程中系統自動記錄交接人、時間、處方等信息，系統能實時監控到每張處方的動態處理過程。

3.3 浸泡

PDA掃描條碼，移動終端自動提示加水量，浸泡操作系統確認，同時記錄浸泡開始時間及操作人員。

3.4 煎煮

PDA掃描藥品條碼及煎藥機條碼，顯示煎煮開始時間、操作人員、設備編號，后臺同時將這些信息錄入數據庫。

3.5 包裝

煎煮制作完成后，掃描條碼進入成品包裝流程，確認后，系統自動記錄時間、操作人員等。

3.6 收藥上架

PDA終端掃描貨架條碼定位貨架，再掃描藥品條碼（可連續掃描藥品條碼完成多批次藥品上架），同步完成藥品上架操作及后臺信息記錄，此信息是掃描患者取藥單直接定位藥品完成快速藥品發放的基礎。

3.7 發藥

掃描取藥單上的條碼，核對患者信息，確認發藥，同步完成記錄時間、操作人員等信息。

3.8 系統管理

（1）系統及智能參數設置。該功能主要進行系統的控制參數設置，包括條碼規則信息、打印控制參數、每日業務制作總量、短信模板信息、報警閥值等控制參數；智能參數設置主要是加水量的計算公式及計算參數設置，以及煎煮時長的參數設置。

（2）工作量統計。提供統計分析操作人員的工作量及設備的使用狀況，提供多角度工作量統計報表。

（3）跟蹤監控?？梢愿櫭繌執幏降闹谱鬟^程，從收方到浸泡、煎煮、打包上架至最后的發放等過程監控，反映每一步的操作時間、操作人員、操作時長等信息。

4 結語

該系統在我院正式投入使用以來，效果顯著，帶來了更加規范、開放、透明的煎藥管理模式，在方便患者的同時，規范了代煎藥的加工過程，提高了煎藥質量。

（1）提高了工作效率。通過對各流程的優化改造，減少了人工操作及核對的工作量，降低了工作難度，提高了工作效率和準確性；根據醫院應用的實際情況，使用PDA掃描發藥后發放處處方量增加但工作人員保持不變，同時減少了患者排隊現象。

（2）提高了制作質量。根據各種藥品的吸水率及季節因素，集成知識庫，智能化計算各處方制作過程的加水量并實時提供給操作工人，指導其科學煎制；建立模型分析各制作環節的最佳制作時長，進一步對制作過程進行指導，做到各環節標準化規范統一，從而保證較高的制作質量[4]。

（3）便于加強全過程管理。借助系統提供的各環節數據，可統計分析出整體運營情況，同時也能跟蹤到個案的全流程數據，為加強管理提供了數據支撐；同時可以便捷地統計出各種工作量，包括各環節操作人員的工作量及煎煮機器設備的使用工作量，提高設備利用率[5]。

（4）改善服務，提高患者滿意度。優化了整體流程，縮短了整個環節的流轉時間。流程中的短信推送讓患者及時了解藥品煎煮信息，取藥時的一鍵掃描免去了患者排隊等待之苦，此外還提供了快遞到家的服務，節省了患者的時間，為病人提供了更多更優的服務。