加強(qiáng)辦公室規(guī)范化管理提升綜合效能

任文鳳 朱迎春

辦公室是一個(gè)單位重要的綜合管理部門，是對(duì)外展示形象的窗口，其規(guī)范管理及服務(wù)水平直接影響著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的“落地生根”，這就要求辦公室人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任心、超前的敏銳性、深邃的洞察力及準(zhǔn)確的預(yù)見性。如何加強(qiáng)辦公室管理，提升辦公室人員綜合素質(zhì)，發(fā)揮辦公室綜合效能，是辦公室管理一直在追求和探索的重要命題。

在富有致富創(chuàng)新理念的《擺脫貧困》一書中，習(xí)主席就曾明確提出“辦公室，是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門。”辦公室有著特殊的定位，它起著承上啟下的“樞紐”作用，擔(dān)負(fù)著參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)、督促、檢查等重要職能，辦公室效能的發(fā)揮直接影響著企業(yè)效率及形象。加強(qiáng)辦公室規(guī)范化管理，提升辦公室綜合業(yè)務(wù)水平，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)執(zhí)行力建設(shè)、加快企業(yè)決策落地、塑造企業(yè)良好形象起著重要作用。

辦公室規(guī)范管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，如何更好地發(fā)揮辦公室在管理中的職能作用，是加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)、提升整體工作效能和服務(wù)水平的基礎(chǔ)。下面，結(jié)合工作實(shí)際，就如何加強(qiáng)辦公室規(guī)范化管理，提升綜合效能發(fā)表自己的觀點(diǎn)。

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感

辦公室工作繁雜，責(zé)任重大，涉及領(lǐng)域廣，牽扯事務(wù)多，要求辦公室人員具備多種能力，除堅(jiān)持學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，各類規(guī)章制度、最新政策法規(guī)外，還要結(jié)合工作需要及時(shí)補(bǔ)充關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)知識(shí)；加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)向縱深發(fā)展，全面覆蓋，重點(diǎn)突擊，深層次探討。同時(shí)熟悉盡可能多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，使學(xué)習(xí)、寫作、調(diào)研、創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、處事、溝通等能力在工作實(shí)踐中不斷提升，充分發(fā)揮“參謀團(tuán)”、“智囊團(tuán)”作用。

辦公室工作質(zhì)量和水平直接體現(xiàn)著單位的工作狀態(tài)，要從根本上強(qiáng)化規(guī)范意識(shí)，增強(qiáng)搞好規(guī)范化建設(shè)的責(zé)任感。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境的發(fā)展變化，辦公室人員要學(xué)會(huì)與時(shí)倶進(jìn)，及時(shí)掌握國家和行業(yè)的政策走向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)需要擯棄和改進(jìn)的事項(xiàng)，向行業(yè)高水平靠近，高水準(zhǔn)執(zhí)行任務(wù)，把握工作的主動(dòng)權(quán)。

二、健全制度，明確職責(zé)，夯實(shí)管理基礎(chǔ)

“無規(guī)矩不成方圓”，制度建設(shè)是根本。辦公室由于其職能、地位的特殊性，決定了其服務(wù)內(nèi)容的復(fù)雜性和服務(wù)對(duì)象的廣泛性，也決定在工作過程具有很強(qiáng)的可變性和不可控性，在某種程度上存在著一定的管理盲區(qū)，這就需要有嚴(yán)格制度的約束框架，萬變不離其宗，但又能過分拘泥，這就要求辦公室人員要善于在實(shí)踐中思考，從日常中學(xué)習(xí)，用思考和學(xué)習(xí)來完善辦公室的工作制度，不斷堵塞管理漏洞，提升管理層次，深入推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)。

就辦公室具體工作而言，建立“目標(biāo)、責(zé)任、考核”二位一體的目標(biāo)績效管理制度，是辦公室高效完成工作的保障措施。堅(jiān)持按制度辦事、按程序辦事、用完善的制度體系保證各項(xiàng)工作的推進(jìn)和落實(shí)，避免工作的隨意性，避免工作懈怠、人員的消極心理，盡量減少工作中的失誤和差錯(cuò)。

健全制度，明確職責(zé)，必須在制度梳理、制度落實(shí)及嚴(yán)格考核上下功夫。一是健全制度體系。要全面審視和系統(tǒng)梳理辦公室各項(xiàng)工作制度，該堅(jiān)持的要繼續(xù)堅(jiān)持，該完善的要修改完善，該廢除的要果斷廢除，該新建的要研究制定，理清各項(xiàng)業(yè)務(wù)和各個(gè)環(huán)節(jié)的縱向、橫向關(guān)系，建立設(shè)計(jì)科學(xué)、全面覆蓋、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、上下貫通的制度體系。針對(duì)辦文、辦會(huì)、信訪、督查督辦、接待服務(wù)等主要工作，重點(diǎn)把握確定工作標(biāo)準(zhǔn)、精簡工作程序、細(xì)化崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序推進(jìn)。二是嚴(yán)格制度落實(shí)。每個(gè)崗位都有明確的崗位職責(zé)，做到任務(wù)到崗、責(zé)任到人，強(qiáng)化按制度辦事、按程序辦事的意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)制度執(zhí)行情況的檢查，加大追責(zé)力度，確保工作有序高效。三是規(guī)范績效考核。嚴(yán)格對(duì)干部職工的工作態(tài)度、辦事效率、工作業(yè)績和廉潔自律等進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，并及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)罰，引導(dǎo)和鼓勵(lì)工作人員專心謀事、用心做事。

三、加強(qiáng)思想建設(shè)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，打造高素質(zhì)員工隊(duì)伍

習(xí)主席曾講：待人接物是辦公室的一項(xiàng)基本工作，這就決定了辦公室本身就順帶著“窗口”的作用。辦公室工作精神面貌好、待人接物態(tài)度佳、執(zhí)行工作效率高，就會(huì)塑造單位的良好形象，提升外界對(duì)單位整體形象的評(píng)價(jià)。所以，辦公室工作人員的精神面貌，工作是否高效、精準(zhǔn)、有序，直接反映了整個(gè)單位的管理水平，體現(xiàn)了單位的做事風(fēng)格，彰顯了一個(gè)單位是否具有強(qiáng)大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。

加強(qiáng)思想建設(shè)，要求辦公室人員時(shí)刻牢記自律意識(shí)，同時(shí)不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、效能意識(shí)、和諧意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和廉潔意識(shí)，努力造就一支素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、服務(wù)優(yōu)、效率高、作風(fēng)正的和諧精良團(tuán)隊(duì)。一是學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)建設(shè)。選人用人“以德為先”，德是基礎(chǔ)，學(xué)以立德，一個(gè)人道德水平的高低直接決定了其思想格局。辦公室人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的思想品質(zhì)、增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升思想境界。二是服務(wù)型團(tuán)隊(duì)建設(shè)。辦公室作為企業(yè)的服務(wù)機(jī)構(gòu)，要充分發(fā)揮參謀助手作用，提高政治敏感性，提升信息分析處理能力，超前思考。對(duì)上級(jí)要求、領(lǐng)導(dǎo)意圖、要提出前瞻性思路、措施和方法，服務(wù)好中心工作，樹立“我為企業(yè)服務(wù)”的理念。三是高效團(tuán)隊(duì)建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，急事急辦，特事特辦，大事商量著辦，小事記著辦，按時(shí)間要求，酌情合理安排工作進(jìn)度，確保辦公室工作規(guī)范、有序、高效的開展。四是和諧型團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

“眾人拾柴火焰高”，辦公室人員要有大局意識(shí)和全局觀念，要同舟共濟(jì)，相互理解、相互支持、相互配合，相互團(tuán)結(jié)，切忌各自為功、互相推諉的內(nèi)耗現(xiàn)象，要心往一處想，勁往一處使，力往一處聚。五是創(chuàng)新型團(tuán)隊(duì)建設(shè)。創(chuàng)新是一切工作的源泉，結(jié)合辦公室工作實(shí)際，不斷發(fā)現(xiàn)和總結(jié)問題，探尋解決新途徑，突破管理瓶頸，善于在決策中爭取主動(dòng)。在執(zhí)行中掌握主動(dòng)，在落實(shí)中尋找主動(dòng)，充分利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新工作手段，提高辦公室工作效率。六是廉潔型團(tuán)隊(duì)建設(shè)。圍繞黨風(fēng)廉政建設(shè)，多管齊下，增強(qiáng)辦公室工作人員的自律意識(shí)，筑牢拒腐防變的思想防線，認(rèn)認(rèn)真真做事，清清白白做人，杜絕“公共權(quán)力部門化、部門權(quán)力利益化、部門利益私人化”的不正之風(fēng)。