試析推進電力企業檔案數字化進程的方法

廖春玲

電力企業在市場化經濟背景下實現了管理的科學化及精細化，作為電力企業檔案管理而言，也要順應時代要求，以檔案數字化建設為目標，著力推進電力企業檔案數字化進程。打造電力企業數字化檔案館，能夠提高電力企業檔案管理的先進化、科學化、精細化及集約化水平，提高電力企業檔案管理質量，打造五級一中心的檔案管理格局。

電力企業檔案數字化建設主要是考慮到電網下屬各省級電力企業在檔案管理水平及管理模式上不盡一致，容易導致檔案管理數據欠缺規范，檔案互通共享過于閉塞這一現實問題。在電力企業內部構建基于檔案管理的數字化平臺，能夠統一各電力企業檔案管理模式，加快檔案資源流通共享，助力電力企業內部管理效果的提升。（陳燕瑩.淺析電力企業檔案數字化質量及安全保障[J].中國管理信息化，2017，（07）：141-143.）

一、推進電力企業檔案數字化進程的重要性

電力企業檔案數字化管理主要通過采用先進的信息技術，借助計算機掃描、數碼攝影、硬盤傳輸等手段，針對紙質版檔案及容易受損的特殊材質檔案進行識別及處理，最終形成數字化檔案存儲形式。電力企業構建數字檔案館，需要依托網絡信息技術及多媒體技術，就多種類別檔案文件進行數字化轉化，從而使電力企業檔案在儲存及應用上更加先進規范。

電力企業檔案管理通過對企業內部的各類信息檔案進行收集匯總及集中管理，能夠為企業的日常運營提供基礎的信息服務。從電力企業檔案管理現狀看，其中存在的因人為管理因素而引起的檔案整理不全面，紙質檔案存儲時限短等問題，對電力企業檔案管理的精準性及共享性造成了阻礙。為確保電力企業能夠在信息化社會中提高檔案管理水平，使電力企業檔案管理實現創新，應致力推進和加快電力企業檔案數字化進程，實現公文信息快速運轉的檔案數字化管理，以適應信息化社會形勢。

二、電力企業檔案數字化建設進程持續推進的基本原則

明確電力企業檔案數字化建設思路。國家電網公司及下屬電力企業要加快企業紙質檔案向電子檔案的轉化進程，采用數字化加工技術手段，明確電力企業要以提高檔案管理的信息化水平為基本目標，借助新的傳播媒介及檔案存儲介質，形成檔案計算機化管理、數字化存儲、網絡化聯結、共享式應用這一管理格局。

細化檔案數字化管理方案。電力企業檔案是企業資產留存及查詢的主要渠道和基本依據，對電力企業日常運營狀況評估起到重要的輔助補充及佐證作用。（付鳳榮，邢文靜.試論新時期如何做好電力企業檔案管理工作[J].人力資源管理，2016（10）：277-278.）電力企業檔案數字化建設要細化管理方案，著重對數字化檔案建設的內容、標準、范式進行明確，完善管理細則，形成管理方案。

做好質量管理。電力企業檔案數字化首先要做好檔案目錄數據庫的完善，采用相同的文件接口與國網檔案管理信息系統進行對接，建立相應的檔案目錄信息庫。其次要對電力企業檔案的數字化編碼、紙質文件掃描、電子圖像處理、網絡數據掛接等重點環節實施質量全過程監督。

三、推進電力企業檔案數字化進程的相關方法

重視電力企業檔案數字化進程建設工作，做好資金及人員投入。電力企業管理者首先要對電力企業檔案數字化進程建設給予高度重視，投入充足的資金和人員，滿足檔案文件的分類、儲存、錄入需求。結合電力企業實際情況，企業管理者要做好建設資金、管理部門、管理人員的投入及配置。圍繞電力企業檔案數字化管理，成立專門的領導及管理小組，然后由各個部門承擔相應的數字化檔案建設及管理職責。例如，電力企業辦公室及財務部門應做好數字化檔案館的人員協調及經費申報，在專項經費的使用監督上由項目監督部門全程跟蹤。在數字化檔案構建素材的獲取上，如檔案的照片、圖像資料，可由電力企業運營部具體負責。在檔案信息系統的設置上，尤其是數字化檔案系統所需的硬件配備、設備維保及質量驗收上可由電力企業科技部門及信息部門共同完成。通過各個部門的聯動，提升電力企業檔案信息的應用頻率。

完善電力企業檔案數字化數據庫建設。第一，對電力企業檔案資源進行分類，形成電子檔案數字化信息目錄，結合電力企業紙質檔案冊號，對檔案的內容、名稱、明細等進行電腦錄入，確保錄入信息的準確性。第二，為提高電力企業檔案搜索的精準度，在構建電子檔案資源數據庫后，可以更進一步建立電力企業檔案信息資源的時間數據庫，通過在檔案資源后附加檔案錄入的時間信息，既可節省檔案文件查閱時間，又可借助檔案信息資源的實時整理及統計，辨別區分檔案的年限、時段、新舊程度。

對電力企業檔案數字化轉化及加工進行重點質量監控。電力企業檔案數字化轉化及加工環節，要以《國家電網公司紙質檔案數字化加工技術規范》、《照片管理規范》等文件規范作為實施標準。具體到電力企業各類電子檔案的掃描及保存格式，一般將黑白二值圖像格式應用到電力企業文書檔案及電力工程項目的文檔轉化上。如檔案文件較為重要，可以采用分辨率不低于3000dpi的真彩色圖像掃描格式。在文件類型的保存上，以CEB文件或PDF文件為宜。涉及到電力企業的工程圖紙等文件，可以采用以TIFF為存儲格式的黑白二值圖像掃描方式，如經過矢量處理，在文件格式的選擇上應首先考慮DWG。在電力企業電子檔案掃描的質量控制上，一是要對紙質檔案經掃描后的圖像順序進行核對，檢查頁數與檔案號是否與原件保持一致，避免出現漏掃現象。二是數字圖像的頁面黑邊及頁面污點要去除，并對其傾斜角大小進行控制，確保掃描圖像能夠順利打開。三是針對電力企業不同類型的檔案文件，對高速掃描儀的使用范圍及設備參數進行分類。四是將掃描后的電子檔案文件及時傳輸掛接到電力企業的數字化檔案管理系統，并對電子檔案的名稱及數據完整性進行驗證，如有錯誤，及時修正處理。

電力企業檔案管理質量反映了電力企業日常管理狀況，對提高電力企業內部管理水平，促進電力企業內部信息溝通起到重要作用。在電力企業管理內容趨于增多的背景下，針對檔案管理，要致力通過檔案數字化建設，使電力企業檔案管理實現精細化、信息化、共享化。