跨境網絡貿易中高效回復詢盤的技巧

摘要：商務英語信函便是溝通海內外經濟合作的主要手段，一般業務的成功從詢盤開始，詢盤回復的得體與否事關重要。本文簡要地提出了在商務信函回復詢盤中出現的問題以及其解決方法，尤其是回函技巧。

關鍵詞：跨境網絡外貿；回復詢盤；技巧

現如今，我國中小企業越來越多地利用B2B/B2C等貿易網站進行外貿交易。跨境網絡貿易使得客戶可以同時把詢盤發給更多的商家，客戶只專注于一家公司是很難的。因此，回復詢盤在跨境網絡貿易溝通中極其重要。回復詢盤，顧名思義就是給客戶的回復。有效的回復可能得到客戶的訂單，無效或者不好的回復，結果就可能杳無音信。一個好的詢盤回復能大大提升訂單交易的成功率，詢盤來了我們應該如何應對呢？

一、網絡貿易中回復外貿詢盤遇到的問題分析

互聯網的特點使得貿易雙方在未曾謀面的情況下開始貿易詢盤，回復詢盤過程中會出現一些問題，導致貿易不能繼續完成。

（一）回復了買家詢盤但沒有得到復盤

在回復了外貿詢盤后，我們常常會遇到石沉大海的結果，再也得不到買家的任何信息，究其原因主要有以下幾個：

1.發出回盤郵件有附件。業務員在報價時把公司的報價單或圖片直接以附件形式添加在郵件中，這樣做有可能會被買家忽略或刪除，因為一方面WORD或者EXCEL文檔容易攜帶病毒；另一方面點擊附件花費一定的時間，國外很多國家網絡并不發達，網速很慢。

2.買家沒有收到你對詢盤的回復。當前，很多賣家用的郵箱地址依然是免費的郵箱，甚至是163.com、126.com這樣的數字郵箱，這種地址很容易被國外客人的郵件服務器識別為垃圾郵箱，還沒有等到對方收到你的回盤，服務器已經把你發送的郵件直接退回或刪除，他自然不會回復給你。

3.發出回盤郵件時沒有注意買家休假及發郵件的密度。除了及時和客戶聯系外，還要了解客人所在地的法定節假日或者休息時間。國外客戶一般是比較遵守作息時間的，所以了解客人的放假時間是很重要的。發送的郵件密度也很重要，如果密度過高，每天三封，這樣有可能被客戶視為騷擾或垃圾郵箱。

（二）有些買家在聯系幾次后就沒了音訊

在網絡貿易中也會出現和一些買家聯系了幾次后就沒有了音訊，究其原因主要有以下幾點：

1.買家對賣家的不信任。有一些外國客戶曾經受到一些國內不道德商人的詐騙，導致他們在和我們溝通的時候，如果有一點感覺不對勁的地方，就不會輕易和我們聯系。

2.沒有注意市場周期。由于沒有掌握商品的市場周期，在產品的淡季時期和客人取得聯系，導致出現客戶沒有回復的結果。

3.已在聯系其他的供應商。在給客戶報價時，為了給客戶留出討價還價的余地，我們常常會給客戶報了比較高的價格，如果客人收到很多詢盤，你的報價和其他供應商的報價相差太多，客人就不會考慮到你，不會和你再繼續聯系。

（三）在復盤反饋中沒有發現大買家

大客戶不是常有的，能遇到真正大買家的機會并不多，大買家都是自己在長期的業務往來中建立和培養起來的。如果有大客戶來了，很多人會因為見識淺薄而失去客戶，古話說，有眼不識泰山。客人在培養工廠，同樣，工廠也在培養客人，大客戶通常都需要相對應較高的產品認證及工廠環境，如：驗廠。如果你沒有相關的條件，就很可能被大客戶拒絕。而且，也不要迷信大客人，真正大客戶的大訂單也要慎重處理，做得大，賠得更大，也許就一個大客戶，出現了質量問題后，就可能讓你傾家蕩產。

二、跨境網絡貿易中回復詢盤的技巧

掌握網絡貿易中的回盤技巧首先要在回復詢盤前問自己幾個問題，再次分析買家類型，其次就是避免回盤時出現的問題，最后是用專業的貿易術語與技巧回復信函。

（一）在回復詢盤前，從買家角度出發，問自己幾個問題

是否詢盤只發給你一家？自身的產品與同行有什么區別？買家詢問的目的是什么？買家所需的產品是否與你推薦的產品一致？買家最想了解的信息是什么？買家可以花多少時間寫郵件給陌生供應商？

（二）通過詢盤分析國際買家類型并進行有效回復

根據習慣不同我們還可以將國際買家分為：合作客戶、重要客戶（A/B/C客戶）、潛在客戶、競爭對手、貿易騙子等。通過詢盤分析國際買家類型然后區別對待，并進行有效地分類、甄別管理是非常有必要的環節，這會對成功獲得外貿訂單起到事半功倍的效果。

1.入市準備型。準備入市型的詢盤通常是指已經準備和你做生意，但還有許多具體問題需要解決。一般會出現的幾種情況有：也許在他所在的國家已經有經營經驗，但對你的產品還不夠了解；也許他已經拿到他的客戶詢盤；也許也已經知道通過進口你司的產品可以獲得較好的利潤……總而言之，他們是新手，在這類國際買家的詢盤中，信息一般也會比較全面（例如：有公司名稱、地址、電話、傳真、聯系人等）。對于這類詢盤我們可以從對方所提問的專業化程度作進一步的判斷。這類客戶是你的潛在客戶，需要耐心、專業的回答和跟蹤，不斷培養他對你的信任，增強和你做生意的信心。

2.樣品索要型。此類詢盤通常是指詢盤人的目標是索要免費樣品。他們大多是欠發達國家或地區的客戶。經過交流，你會發現他們對價格、質量等并不關心，他們關心的只是給他們送樣品。回復這類人的詢盤我們可以采取堅持讓他們付樣品費和郵費的策略，這樣就會使他們遠離。像我在上海公司頂崗實習時，公司就有這樣一個政策：客戶如索要樣品就要付錢和郵費，在下完訂單后，付完賬單，將會把樣品和郵費一并退回！

3.賣家尋找型。尋找賣家型的詢盤人通常是指正在執行采購計劃，為完成采購任務而奔忙，在尋找網絡賣家所提供的產品（或類似的產品）。這類詢盤最大的特點是：目標明確（例如，有品名、要貨數量、交貨條款等），信息全面（例如，有公司名稱、地址、電話、傳真、聯系人等），詢問專業，問題詳盡（如：環球資源網上，賣家可以查詢到買家是用何種關鍵詞搜出產品的，從而可以看出其專業度）。對于這類詢盤如果能及時回復可以達到雪中送炭的效果。因此對于這類詢盤要高度關注，及時、準確、全面、專業的答復進而形成有競爭力的報盤。

4.情報竊取型。這類詢盤通常是指詢盤人利用互聯網的特點，裝扮成外國客戶來刺探你的價格、交易條款等信息，從而制定更有競爭力的策略，這是最難回復的郵件。他偽裝成就要給你下訂單的樣子，你不得不告訴他你的相關信息。這種類型的人除了有互聯網經驗的人用技術手段鑒別外，大多是通過幾次往返的交流，主觀地甄別出來。

參考文獻：

[1]王志文，民營企業國際貿易談判技巧[M].內蒙古人民出版社，2002

作者簡介：徐娜，江西余干人，1975年生，高職院校副教授，主要研究方向是商務英語、外貿英語函電、國際貿易、企業文化等。曾發表相關論文多篇并多次獲優秀教師稱號。