醫(yī)院人事檔案信息化建設的有效措施

李光來

摘要：結合醫(yī)院專業(yè)特色，健全醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，使醫(yī)德醫(yī)風考評檔案突出專業(yè)化特征，完善人事檔案信息管理和利用機制，較大發(fā)揮網(wǎng)絡檔案館的優(yōu)勢，豐富人事檔案信息內(nèi)涵，為醫(yī)院建立科學的人事檔案管理系統(tǒng)和健全信息服務模式，充分發(fā)揮人事檔案信息化的作用，更好的服務于醫(yī)院人才戰(zhàn)略。

關鍵詞：醫(yī)院人事檔案；信息化建設；有效措施

目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展導致相應工作量與工作難度加大，因而就需要不斷提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。所以醫(yī)院必須進行檔案管理的信息化建設。

一、開展醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的必要性

第一，人事檔案對于醫(yī)院的決策與管理來說意義非同尋常，在當今社會形勢下，醫(yī)院要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必須加快醫(yī)院人事檔案管理信息化建設。目前醫(yī)院已經(jīng)對醫(yī)療體系和人力資源進行了管理方式的改革，在這樣的背景下人事檔案管理工作必須進行相應的改革，只有這樣才能提高醫(yī)院人事檔案管理的效率和質(zhì)量，促進人力資源的有效利用，實現(xiàn)個人和醫(yī)院利益的最大化。

第二，通過網(wǎng)絡平臺進行人事檔案管理就是信息化建設的一項重要成果，它有效地實現(xiàn)了存儲、共享、傳遞與修改等多項功能于一體，其作用體現(xiàn)在：首先，由于人事檔案信息充分共享，所以可以有效避免醫(yī)院各個部門重復輸入同一個員工的信息，從而可以提高工作效率；其次，如果人事檔案信息有變動，只需要管理人員在網(wǎng)絡平臺上進行修改，其他各部門就可以迅速接收到變更后的新信息，最大限度地實現(xiàn)了檔案信息的時效性。

第三，醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設可以提高醫(yī)院服務的效率和質(zhì)量。因為以往的人事檔案查詢是由專門的工作人員來負責的，而現(xiàn)在只需人事檔案管理系統(tǒng)對有人事檔案查詢需求的員工在信息化平臺授予訪問權，需要查詢檔案的員工開通權限即可查詢。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院對人事檔案信息化管理工作的重視度不夠

當前醫(yī)院一般把醫(yī)療事業(yè)作為中心任務來抓，把大部分資源都投入到了能夠直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟利益的見效快的醫(yī)療、護理等工作中，而像人事檔案管理這樣能夠間接地為醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟利益并且能夠帶動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的工作卻被忽視了。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是醫(yī)院的決策層缺乏對人事檔案信息化管理的正確認識，因而人事檔案管理在資源投入上得不到重視，最終導致醫(yī)院人事檔案信息化建設停滯不前。

（二）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設基礎設施不完善

醫(yī)院領導人意識不到人事檔案信息化建設的重要性，會造成醫(yī)院基礎設施不完善的現(xiàn)象。醫(yī)療所需的資金、空間等資源本來就比較緊張，更無暇顧及檔案管理信息化建設的基礎設施情況。因為醫(yī)院拿不出資金購買檔案信息化管理所需的器材；由于醫(yī)院空間緊張，也不能給予檔案管理足夠的用房。以上情況會阻礙檔案管理信息化建設進程。

（三）人事檔案信息化建設管理人員缺乏相應的專業(yè)技能

醫(yī)院不肯高薪聘請或出資培訓既懂法律又有計算機技能的高素質(zhì)人才，還有的檔案管理人員是兼職做檔案管理工作，不僅沒有專業(yè)的計算機操作技能，還缺乏檔案管理方面的知識。此外，由于他們是兼職，不能把全部時間和精力投入到檔案管理工作中，他們能把現(xiàn)有的任務完成已經(jīng)難能可貴了，讓他們在傳統(tǒng)的工作模式基礎上創(chuàng)新是很困難的。以上現(xiàn)象都會導致醫(yī)院人事檔案信息化建設長期處于低水平階段。

（四）檔案信息化建設存在安全隱患

有些工作人員不但缺乏安全意識，還不遵守醫(yī)院制定的檔案管理的相關規(guī)章制度，因而人事檔案資源信息具有潛在的安全風險。比如很多檔案管理人員在工作中不經(jīng)過病毒檢測就直接瀏覽一些網(wǎng)頁、安裝一些軟件等，這些做法都會使檔案信息資源感染木馬程序或病毒，導致檔案信息資源出現(xiàn)丟失的情況。

三、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的措施

（一）切實加強醫(yī)院領導對人事檔案信息化建設的重視程度

人事檔案管理的傳統(tǒng)模式不可避免地會耗費大量的時間和人力，醫(yī)院只有做出相應的變革才能擺脫這種狀況。院領導以及檔案管理人員要變更思想觀念，強化對檔案管理信息化建設的重視程度，把人事檔案信息化建設落到實處。

（二）完善醫(yī)院人事檔案信息化建設的基礎設施

首先，要加強基礎設施建設。醫(yī)院決策部門應該合理分配資源，讓檔案管理部門擁有足夠的資金來配備現(xiàn)代化的基礎設施，完善自身的基礎設施建設。

其次，要健全檔案信息化建設的標準。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案管理人員采用先進的檔案管理技術把電子文件和電子檔案進行一體化管理，不斷完善檔案管理體制。

（三）大力提高檔案信息化管理人員的專業(yè)水平

檔案信息化管理要求檔案管理人員必須具有過硬的專業(yè)技能，所以在招聘檔案管理人員時要提高門檻，只有檔案資源管理專業(yè)并且具有較高的計算機處理技能，還要熟悉法律知識的綜合型人才才具有錄取資格。

（四）注意規(guī)避檔案信息資源管理的安全風險

首先，人事檔案信息安全管理制度需要不斷完善。檔案管理的任務就是盡量深入開發(fā)利用檔案信息，實現(xiàn)個人及醫(yī)院利益的雙贏。要想達成這一任務，實現(xiàn)這一目標，需要不斷完善人事檔案信息安全管理制度，同時也要不斷探索保護電子檔案的安全措施，例如為檔案信息加密，定期為計算機殺毒以保障網(wǎng)絡安全等。

其次，檔案管理人員要提高操作安全意識。由于檔案本身也具有機要性和保密性，所以在保證資源共享的同時也要保障檔案信息的安全性，這就需要檔案管理人員樹立起安全意識，例如做好電子文檔的備份工作、定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫殺毒以防止黑客攻擊等。

第三，做好硬件防護工作，不斷提高系統(tǒng)的安全性能。因為電子檔案載體很容易受到其他不穩(wěn)定因素影響，所以有必要做好硬件防護工作，定期對硬件設施檢測和更新以提高系統(tǒng)的安全性。

四、結語

針對目前醫(yī)院在進行人事檔案信息化建設過程中面臨的基礎設施不健全、檔案管理人員信息素質(zhì)不高等困境，需要醫(yī)院領導提高對人事檔案信息化建設工作的重視，加強對相關基礎設施建設的投入力度；加強宣傳，使醫(yī)院全體人員積極配合人事檔案信息化建設工作的開展；還要加強對人事檔案工作人員的教育培訓，提高其信息素質(zhì)，從而使醫(yī)院人事檔案信息化建設工作能夠順利開展。

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