信息化條件下如何進一步改進檔案管理工作

張健

摘要：在云計算、大數據等新型技術引領下檔案信息化成為檔案事業發展的重要方向。基于檔案管理工作的新變化、新要求、新載體，如何實現檔案信息化建設成為當前檔案管理工作者所面料的主要工作任務之一。本文以新形勢下檔案信息化建設所面臨的主要問題作為論述切入點，闡述建設檔案信息化的具體路徑對策。下面結合信息化發展的趨勢、環境對信息化條件下怎么能更好的做好管理檔案工作進行分析，為我國檔案管理工作做貢獻，促進我國社會發展全面建設。

關鍵詞：信息化；檔案管理；改進與創新

引言

隨著現在科學技術不斷發展，社會發展也擺脫了工業時代的枷鎖，進入了全新的信息化時代，信息技術已成為我們生活中必不可少的一部分.，與我們的生活息息相關有著非常重要的作用，信息是現在經濟發展的重要資源之一，信息化普及后，要使用信息化模式有效管理好檔案。當今數字化檔案管理在檔案管理中占有很大比例，所以也面臨著很多的挑戰。

一、檔案管理信息化的內涵

檔案管理信息化是在互聯網時代運用計算機通信技術，把傳統紙質檔案信息通過計算機轉化為數字化的數據信息進行存儲和分類管理，實現快速檢索和準確調用。概括而言，檔案管理信息化的基本內涵主要有以下三個方面的內容：一是檔案管理信息化以檔案信息的數字化為基礎，即通過掃描既有紙質檔案或在今后鼓勵推行無紙化辦公，而形成龐大的、動態的數字化檔案信息庫，檔案管理的各個環節都是建立在數字化的基礎之上。二是檔案管理即對檔案信息進行網絡化應用，它以網絡渠道為工具實現了對一些數字化檔案信息資源進行借閱或交互，這樣省去了諸多不便，且大大提高了閱讀效率，減少了對檔案資源的損耗或折舊。三是檔案管理信息化能夠實現各類信息資源的自動化檢索，以自動化檢索的形式徹底取代傳統的卡片式檢索，不僅提高了查閱效率，還可以協助查閱者調用類似的資源，實現對相同、相關資源的檢索提示，讓人們了解更多的信息。

二、信息化時代背景下檔案管理對策

1.轉變觀念，樹立互聯網思維。

在新形勢環境下實現檔案信息化建設首先要轉變傳統落后的觀念，樹立互聯網思維、構建共享開放視野：一是檔案管理者要從思想上認識到檔案信息化建設的重要性，并且要從制度建設、人員配置以及資金投入等方面給予支持；二是在內部樹立檔案信息化建設氛圍，讓人人都參與到檔案信息化建設過程中；三是要提高檔案管理工作者的思維意識。檔案信息化管理者是推動檔案信息化發展的主體，因此在新形勢下作為檔案管理工作者必須要適應新常態新變化的要求，樹立互聯網思維。

2.重視高素質專業人才培養。

信息化時代的到來對現代檔案管理工作人員的業務素質和專業素質提出了更高的要求，因此，在日常工作中必須高度重視檔案管理工作人員的專業培訓，逐漸轉變管理人員的落后理念，促使廣大檔案管理工作人員做好新時期檔案管理工作。政府要結合地區實際情況，積極鼓勵開設跨學科的復合型專業，將信息技術、信息化技術、計算機技術和檔案管理工作有效融合，形成交叉學科。同時，還要積極引進高素質的檔案管理人員，利用高素質專業人才帶動整個工作隊伍的發展和進步。此外，還要強化投入，加強對現有工作隊伍的教育培訓，提升檔案管理人員的綜合素質和工作能力。

3.強化合作。

檔案管理部門要積極加強和信息化公司或相關數據處理機構的合作，將各種信息化技術引入到檔案管理工作中。要想全面提升檔案管理工作質量和效率，需要將檔案管理工作和信息化相關技術進行有效融合。日常工作中，必須及時轉變理念，解放思想，打破行業之間的限制，積極尋求和信息化公司進行全面的合作和技術交流，強化技術和設備的研發，開發出真正適合檔案管理的技術設備。在檔案管理過程中，可以采用分布式架構技術，將云計算和物聯網有效結合起來，云儲存和虛擬技術也需要投入到檔案管理工作中。在今后的檔案管理工作開展過程中，要積極尋求多方合作，強化信息化技術和檔案管理技術的結合和應用。

4.強化信息化時代背景下的檔案監督管理制度建設。

信息化時代給檔案管理工作帶來了巨大挑戰，由于信息化時代背景下，各種信息變得十分復雜、開放和多樣，因此，各種檔案信息數據也存在巨大的風險性，在應用信息化技術開展檔案管理工作的同時，必須加強檔案監督管理制度建設，強化對各種檔案信息的管理、保護，有效控制各種有價值檔案信息和數據泄露等不安全現象的發生，確保檔案信息的安全性。此外，政府相關部門也應高度重視檔案管理工作的安全性， 強化投入，切實提升新時期檔案管理的現代化水平。

5.優化檔案管理人才結構。

現階段，我國檔案管理人員結構基本向著老齡化方向發展，中老年檔案管理人員較多，年輕人才較少。出現這種情況主要是由于長時間以來，我國檔案管理工作人員一直處于比較弱勢的地位， 較少有人才投入到檔案管理中，很多年輕人不愿意從事檔案管理工作，認為這是一項沒有出路的工作。信息化時代對檔案管理人員提出了更高的要求，缺少高素質人才的參與，檔案管理實現信息化更無從談起。因此，在信息化時代檔案管理的一個重要工作就是調整現有的檔案管理人才結構，改變檔案管理隊伍中老齡化嚴重、中青年人才少的現狀，形成更加合理的人才結構，確保檔案管理工作能夠適應信息化時代的全新要求。

6.推進檔案資源數字化建設。

一是充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，做到全部檔案案卷級目錄都實現機驗，重要全宗檔案逐步實現文件級目錄機驗，以提高檔案檢 索利用服務質量。二是積極建設各種數據庫，通過對接收的各種電子檔案進行數字化處理，逐步建立檔案全文信息查詢數據庫系統。

結束語

總而言之，信息時代影響著人們的生活，給人們的生活帶來了巨大的改變，同時也提高了工作的效率帶動了員工的積極性。信息化的時代下，電子檔案已經是檔案管理工作中最重要的部分。從根本的觀念意識出發從而改進檔案管理工作完善不足之處，重視信息化建設的工作才能做好措施進行改進，而且對于工作人員不僅要對自身的觀念進行發展對其自身的素質修養也應該得到提升這樣在今后工作中才能發揮出更大的作用。

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