探析事業單位檔案管理信息化建設

馬威

摘要：在信息技術飛速發展的今天，為適應時代發展的需求，事業單位應以信息化建設為努力方向，盡快完成轉型升級。因此，作為事業單位管理工作的重要內容，檔案管理也應當全面實現信息化建設?；诖耍疚氖紫确治隽藱n案管理信息化建設的必要性，并對當前事業單位檔案管理信息化建設的現狀進行了研究，然后在此基礎上提出了幾點優化措施，希望對相關人員有所助益。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；現狀

引言

眾所周知，檔案信息能夠為各項管理與決策工作提供可靠參考，是提高事業單位工作科學與合理性的關鍵因素，因此，檔案管理工作對于單位各項工作項目的開展有著非常直接的影響。信息化建設便于實現原始檔案的檢索與備份，能夠顯著提升事業單位檔案管理的有效性。另外，構建現代化的電子檔案也可以大大降低管理人員的工作量、提升工作效率。因此，信息化建設對事業單位檔案管理工作來說意義重大。

一、事業單位檔案管理信息化建設的必要性

隨著社會不斷的發展，知識爆炸式增長，這就給檔案管理工作提出了更高的要求。不僅如此，事業單位在發展過程中會產生大量的檔案資料，而且資料種類也不盡相同，傳統的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，工作效率很低，而且檔案管理人員的工作壓力相當大，在實際工作中不免會出現失誤，這就會導致很多問題的發生。而隨著計算機技術、網絡技術等不斷發展，檔案管理出現網絡化、電子化、動態化、數字化等信息化模式是必然發展趨勢。大容量的硬盤能夠存儲大量的數據信息，網絡技術能夠實現遠程數據傳輸等等，這些都為事業單位檔案管理工作注入了新的血液。

二、事業單位檔案管理工作的現狀

這幾年來，我國社會主義市場經濟得到前所未有的發展，政府機構逐漸加大資金投入力度，大力發展事業單位的檔案管理工作。但是真正落實到各個事業單位中，就出現了很多問題。從目前整體情況來看，我國事業單位檔案管理信息化建設現狀并不樂觀，信息安全性差、硬件設施不完善、工作人員素質不夠等問題依舊存在。因此，我們應認識到當前存在的不足，并積極采取有效措施，讓檔案管理的信息化建設走上正軌。

三、事業單位檔案信息化建設措施

（一）建立專業的人才隊伍

檔案管理信息化的建設離不開專業人才的支持。因此，事業單位要給予檔案管理人員更多培訓的機會，全面提升他們的工作技能和專業素養。在實際的培訓中，事業單位可以根據崗位的不同以及工作能力的高低，對檔案管理人員進行分層次的培訓，與此同時，盡可能多地擴充培訓工作的方式，可以在事業單位內部進行培訓，也可以安排檔案管理人員參加外部的集中培訓，或者可以定期請相關方面的專家來單位對員工進行培訓，使員工對大數據、云存儲等概念不斷更新認識，從而能夠很好地將這些先進的信息化技術應用到實際工作中，促進工作效率的提升。此外，事業單位還要注重對檔案管理人員的信息技術水平進行考核，制訂檔案管理的信息技術標準，并要求檔案管理人員努力達到與崗位適應的操作水平。

（二）不斷完善硬件設施

對于事業單位檔案管理的信息化建設來說，基本的硬件設施是不可缺少的。首先，為了保證檔案數據資料在網絡環境的高效使用，事業單位應加大資金投入力度，加強硬件設備的建設，為事業單位檔案管理配備性能較為良好的服務器系統，實現中央控制和各終端的有效連接。另外，事業單位檔案數量相當龐大，因此，硬件設施一定要適合保存大量檔案資料，并且其可靠性應當有所保障，以防止由于硬件故障而造成檔案信息遺失。此外，對于超大容量的存儲設備來說，如果其抗外部性不強就容易受到外部環境的影響或者破壞，進而會對檔案的存儲造成威脅，因此，硬件設施還要有一定的抗外部性。除此之外，事業單位還應定期安排專業人員對這些設施進行檢查與維護，及時發現設備中存在的問題，從而避免設備故障帶來較大的損失。

（三）做好檔案信息安全防護措施

事業單位檔案的信息化建設有著無與倫比的優勢：效率高、耗時短、準確率高。但是我們也不能忽視其信息安全性不高的這一弊端。因此，檔案管理人員必須要加強安全意識，認真務實地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，并進行嚴格管理。另外，還要適時地對計算機進行殺毒，安裝防火墻、升級殺毒軟件、升級相關硬件設施等，嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，來做好檔案信息安全管理工作。需要注意的是，僅僅憑借安全設備、軟件、技術等，不可能實現事業單位信息網絡的絕對安全。為此，事業單位還需要從自身做起，構建如圖1所示的檔案信息安全管理體系，該體系能夠對風險進行規劃、識別、評價、處理以及監控，從而有效提升檔案信息的安全性。

（四）促進檔案信息的資源共享

事業單位檔案管理的最終目的就是使檔案資料能夠更好地為單位發展服務，因此，實現資源的有效利用是極為關鍵的。首先，事業單位應當根據自身實際情況，建立可以互聯互通、共享信息服務、無障礙進行數據傳播的信息系統。另外，還需檔案管理信息化建設的綜合性服務網站，并圍繞有效綜合性平臺，積極拓展檔案管理信息化的網站建設，從而進一步提升檔案管理信息化建設的服務水平。此外，管理人員可以引入云計算，其儲存了大量的數據，是大數據時代的產物，它擁有的龐大數據庫采用了集中儲存的方式，并且可以跨越設備和平臺的限制，能夠有效提升數據資源安全性和利用效率。需要注意的是，無論是硬件支持還是軟件支持的建設，都需要依據單位實際情況來進行相應的管理。因此，在系統的建設、功能的開發利用以及權限的設置上，工作人員都要充分按照單位自身情況進行，以提升系統軟件操作之間的兼容特性。

結束語

綜上所述，檔案管理信息化建設是事業單位適應時代發展的必然選擇，同時它又是一項系統而又復雜的工程，開展過程中會遇到各種阻礙。因此，針對當前存在的問題，事業單位需要建立專業的人才隊伍、不斷完善硬件設施、做好檔案信息安全防護措施并不斷促進檔案信息的資源共享，從而將檔案管理信息化建設提升到一個更高的水平。