淺談檔案信息的真正數字化

李新生

摘要：隨著時代的發展，特別是社會的進步，我們人類社會已經進入到了數字化時代。然而，我們的檔案管理工作還未能與時俱進，未能全面而迅速地與時代發展接軌，因而某種程度上制約了檔案管理工作的科學化發展，尤其是在我們大力提倡全面構建服務型政府理念的前提下，我們檔案管理工作實際上未能充分發揮現代服務功能。面對數字化時代，我們的檔案管理只有堅持走數字化管理的道路才能真正適應時代的發展，才能為社會的科學發展、可持續發展貢獻出我們檔案管理工作的智慧與力量。

關鍵詞：檔案信息；數字化

一、檔案管理工作的現狀

首先，以保密性為借口，各自為政，各行其是。因為檔案管理工作本身的性質和特點決定，任何行業、單位與個體的信息其實都是具有保密性的，這在當今社會人們普遍重視維權與隱私權保護的大背景下，最大程度保護人們的信息，其實一直是人們的愿景，更是社會發展的必然。然而，這也給不同行業、不同部門的檔案管理工作提供了各自為政的借口。所以，時至今日，我們所看到的依然是一個行業有一個行業的管理規范與標準，一個部門又有自己部門的管理制度與操作流程，不同行業與不同部門之間很少有管理方面的真正交流，更不用說是合作了。

其次，面對大數據時代，檔案管理卻沒有真正利用好大數據。不是因為我們沒有實力，更不是因為缺乏技術支撐，而是因為在思想意識里我們不能。檔案是隱私，是保密的，怎能利用大數據而共享呢？就是這樣的思想觀念與指導思路，致使我們到現在也沒有一個在大數據平臺下可以用來共享的科學的管理機制。

此外，人才匱乏，經驗不足，思想觀念陳舊，尤其是缺乏融會貫通的通識性檔案管理人才。不同行業，不同部門的專業化檔案管理人才，從整體來看還是缺乏的，尤其是基層的專業檔案管理人員更是匱乏。雖然最近幾年里我們也重視了相關人員的培養與選拔，但是，作為管理部門的檔案員總是無法迅速應對大數據時代的發展，他們缺乏數字化管理的專業知識以及相關經驗。

二、新時代檔案管理為什么要走數字化管理道路

隨著人類社會生產力水平的不斷提高，特別是現代技術諸如現代計算機與多媒體技術的廣泛應用，我們人類社會已經全面開啟了信息時代的發展，互聯網+模式下的物聯網技術也正在全面開啟人類的新生活，我們人類社會已經真正進入了信息化時代、數字化時代。那么，作為服務部門的檔案管理工作理應順應時代發展潮流，堅持走數字化管理的道路，充分利用好大數據平臺，科學管理，高效管理，努力提高管理的質量與服務水平，為現代化社會的全面發展注入新鮮活力。這是時代發展的要求。與此同時，就我們檔案管理工作本身發展來講，相對于傳統管理制度下的信息豐富而管理混亂、人員冗雜而管理低效的不爭事實，數字化管理可以節約管理成本，尤其能夠適應時代發展而提供高效、快捷、高水準的服務。

三、新時期的檔案管理工作如何走數字化管理的道路

所謂數字化管理道路，其實就是基于現代電子計算機應用技術以及網絡通訊技術的大平臺上的數字管理技術道路。我們堅信：未來的人類社會一定是高度發展的數字化生活社會，任何制度下的政府管理職能都將更加凸顯服務性。所以，檔案管理工作也必將走上數字化管理道路。

更新思想觀念，用數字化管理的理念武裝自己。

人類已經全面開啟了數字化生活時代，那么，作為人們享受生活服務的檔案管理工作就該理所當然地順應這一時代發展潮流，與時俱進，為人們提供快捷、科學、高效的信息服務。

著手制定統一的國家層面的基于數字化管理的檔案管理標準或者規范。

盡管不同行業、不同部門之間各類信息異常龐雜，但是，如果還繼續執行以往的部門管理標準，那么我們就無法適應時代的發展，尤其不能適應大數據時代發展的要求。雖然，面對紛繁復雜的情況，要想制定一個相對科學的管理標準是件非常困難的事情，但是，我們也要著手做，而且要做得迅速，做得科學。否則的話，有那么一天，我們會發現因為我們的借口或者因為的觀望，我們真的為大數據時代所淘汰了。

要制定這樣一個基于大數據平臺的行業標準，需要黨和國家統籌兼顧，在充分調查的基礎上，充分考慮不同行業、不同部門信息管理的性質、功能以及作用，確保其在大數據平臺下科學運營，又能充分發揮監督與管理作用。

科學制定大數據平臺下檔案管理工作必須堅持的原則或者法律。

首先，應當是保密性與服務性相結合的原則。因為檔案信息的特殊性，所以我們在依法依規管理的前提下，必須將保密性原則放在首位，這既是現代社會人類生存權的體現，又是以人為本管理理念的最好彰顯。然而，任何人都不得以保密性為借口而忽視或者弱化服務性原則，這是因為在現代社會里依法享有政府提供的服務同樣是每個公民的權利。所以，為社會發展以及所要的人及時準確提供便捷、高效的服務，將成為未來檔案管理工作者的中心任務。不是為管理而管理，而是用管理提供優質服務，這才是檔案管理的終極目的。

其次，堅持科學性與共享性相結合的原則。科學性，就是所有的檔案信息采集、錄入、存儲、應用等都必須保證準確無誤，同時確保這些信息在大數據平臺上不被惡意篡改、使用。所謂共享性，就是指在大數據平臺之上，只要通過合理申請、操作就能享受相應的服務。例如我們信訪檔案信息管理與公檢法甚至社保部門等的信息管理，使用的是同一個統一的管理系統，共同運作在大數據平臺之上。對于那些基本性信息，系統可以提供給任何一個管理部門，我們可以成為公開的明示性信息，也可以叫絕對共享信息，不同行業、不同部門沒有必要都要錄入管理，由系統平臺共享提供即可。在同一個大數據平臺上，不同部門只需根據自己的管理職能或者服務職能來建設、管理自己領域的信息即可。這樣既可減少重復性管理，又能真正降低管理成本，尤其是能為需要者提供及時、便捷的服務。應該說，這也應當是我們政府管理更加科學、社會發展更加文明的最好體現。

總之，我們人類社會的大數據時代應經全面開啟，人類社會發展過程中所能提供的以及人們所希求的服務也必然會以全新的面貌展現，所以，我們的檔案管理工作必須正視這一事實，而且盡快走上數字化管理的道理，為現代社會的全面發展、科學發展、可持續發展提供強勁動力。