技工院校畢業(yè)生檔案管理的思考

王澤娟

摘 要 隨著我國職業(yè)教育的不斷發(fā)展，技工院校畢業(yè)的學(xué)生也越來越多。其中畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校其中學(xué)習(xí)、生活和社會實(shí)踐的真實(shí)記錄。本文從多年實(shí)際工作出發(fā)，介紹了技工院校畢業(yè)生檔案管理工作的意義，提出當(dāng)年技工院校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題，并有針對性地提出相應(yīng)的建議，希望能達(dá)到有效地提高畢業(yè)生檔案管理的效果。

關(guān)鍵詞 技工院校 畢業(yè)生檔案 管理

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2018.05.078

Thinking on the File Management of the Graduates of Technical

Colleges and Universities

WANG Zejuan

（Eastern Guangdong Senior Technical School， Shantou， Guangdong 515041）

Abstract With the continuous development of vocational education in our country， there are more and more students graduating from technical schools. Among them， the graduate profile is a true record of the student's study， life， and social practice. This article starts from many years of actual work， introduces the significance of archives management work for graduates of technical colleges and universities， puts forward problems in archives management of graduates of technical colleges and universities， and proposes corresponding suggestions in a targeted manner， hoping to achieve effective improvement of graduate file management.

Keywords technical colleges； graduate profile； management

技工院校畢業(yè)生檔案主要是記錄技工院校的學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、品行、社會實(shí)踐等基本內(nèi)容，是學(xué)生各方面的綜合反映。由于畢業(yè)生檔案具有真實(shí)性、原始性，具有其他材料不可替代的作用。因此，做好畢業(yè)生檔案管理具有非常重要的意義。近年來隨著我國職業(yè)教育的不斷發(fā)展，國家對高技能人才越來越重視，技工院校隊(duì)伍在不斷壯大，因此傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，存在的問題日益凸顯，本文從多年實(shí)際工作出發(fā)，介紹了技工院校畢業(yè)生檔案管理工作的意義，提出當(dāng)年技工院校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題，并有針對性地提出相應(yīng)的建議，希望能達(dá)到有效地提高畢業(yè)生檔案管理的效果。

1 技工院校畢業(yè)生檔案的意義

對技工院校來說，畢業(yè)生檔案架起了學(xué)生和學(xué)校溝通的橋梁。首先，畢業(yè)生檔案真實(shí)地記錄了學(xué)生的在校情況，能夠幫助學(xué)生管理人員全面了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、個(gè)性、心理狀況、個(gè)人綜合素質(zhì)等情況，從而不斷完善學(xué)校的學(xué)生管理制度，優(yōu)化學(xué)生管理工作，提升學(xué)生管理工作的效果，促進(jìn)學(xué)生與學(xué)校之間的有效溝通。其次，學(xué)校可以通過學(xué)生的就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)和畢業(yè)生檔案分析，根據(jù)國家和企業(yè)的人才需求，及時(shí)合理調(diào)整學(xué)科結(jié)構(gòu)和專業(yè)設(shè)置，培養(yǎng)出更適合實(shí)際發(fā)展的高素質(zhì)、高技能的專業(yè)人才。

對用人單位來說，因?yàn)闀r(shí)間的關(guān)系，用人單位錄用人才時(shí)無法深入地了解求職人員，而學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了學(xué)生的求學(xué)生涯，能起到很好的憑證作用，因此畢業(yè)生檔案是用人單位錄用人才的重要依據(jù)。而詳細(xì)、全面、真實(shí)、完整和易于查找的畢業(yè)生檔案能夠讓用人單位短時(shí)間內(nèi)深入了解求職學(xué)生的基本情況和綜合素質(zhì)，有助于幫助用人單位擇優(yōu)用人。

對畢業(yè)生個(gè)人而言，畢業(yè)生檔案全面記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、個(gè)人素質(zhì)、家庭情況、黨團(tuán)組織、品行、社會實(shí)踐等內(nèi)容的重要材料，對以后的入黨、繼續(xù)求學(xué)、就業(yè)、職稱評定、工作流動、社會保障、出國審查、辦理居住證等都有不可替代的作用。同時(shí)隨著我國就業(yè)形勢的日益嚴(yán)峻，在用人單位擇優(yōu)錄取機(jī)制下，畢業(yè)生能通過畢業(yè)生檔案展示自己的個(gè)人能力和綜合素質(zhì)，提高就業(yè)競爭力。因此學(xué)生檔案對在校學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長也起到督促作用，當(dāng)學(xué)生意識到檔案的重要性，就會自覺地努力學(xué)習(xí)，提升個(gè)人的綜合品質(zhì)。

2 畢業(yè)生檔案管理存在的問題

2.1 學(xué)生檔案管理制度不夠完善

盡管畢業(yè)生檔案對學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展、用人單位選拔人才和畢業(yè)生就業(yè)有著重要的意義。但是，部分技工院校的管理層對學(xué)生的檔案管理認(rèn)識比較薄弱，沒有意識到學(xué)生檔案的重要性，加上國家也一直沒有出臺專門針對學(xué)生檔案管理的指導(dǎo)文件。因此，很多領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，沒有建立完善的管理制度，導(dǎo)致部分學(xué)校的檔案管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)，缺乏對檔案的創(chuàng)新性管理和利用，資金投入不足，設(shè)備陳舊，工作人員職責(zé)分配不清，導(dǎo)致學(xué)生檔案損壞與丟失，阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2 學(xué)生檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

由于檔案管理人員作為學(xué)校建設(shè)的幕后功臣，其業(yè)績和成果不明顯，因此重要性容易被忽視，加上有些工作人員認(rèn)為檔案管理是比較枯燥乏味的工作，只要保管好紙質(zhì)材料就可以，能夠應(yīng)付轉(zhuǎn)遞、外調(diào)、查檔就行。同時(shí)，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，對檔案工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力和信息處理能力提出了更高的要求，加上部分技工院校管理層對檔案管理不夠重視，有時(shí)甚至讓其他辦公人員兼職，導(dǎo)致部分檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，服務(wù)意識不強(qiáng)，專業(yè)技術(shù)操作能力不強(qiáng)，不能有效發(fā)揮人才信息管理系統(tǒng)的效用。

2.3 畢業(yè)生檔案內(nèi)容單一

當(dāng)前，大部分技工院校的畢業(yè)生檔案內(nèi)容比較單一，不能很好地反映學(xué)生的全面素質(zhì)。目前，學(xué)校收集學(xué)生檔案材料仍然主要是新生登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、黨團(tuán)組織檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表等基本內(nèi)容，而對于用人單位較關(guān)心的學(xué)生的實(shí)踐能力和個(gè)性素質(zhì)的信息如社會實(shí)踐能力、道德品質(zhì)、心理素質(zhì)、實(shí)習(xí)材料等內(nèi)容仍然缺乏，就連班主任、學(xué)校的評語都千篇一律，不能準(zhǔn)確有效地反映學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)，大大降低了畢業(yè)生檔案對用人單位錄用人才的參考價(jià)值。

2.4 學(xué)生對個(gè)人檔案認(rèn)識不夠

很多技工院校并沒有對學(xué)生檔案知識宣傳不到位，導(dǎo)致很多學(xué)生對個(gè)人檔案的認(rèn)知片面，認(rèn)為檔案的歸檔、管理都是學(xué)校負(fù)責(zé)的事情，敬畏有余，重視不足，意識不到檔案對在個(gè)人職業(yè)生涯的重要性，意識不到自己才個(gè)人檔案的主體，因此很多學(xué)生缺乏檔案常識，在校時(shí)填寫檔案材料不規(guī)范、不及時(shí)，畢業(yè)時(shí)不關(guān)注檔案去向，不能及時(shí)提交檔案郵寄信息，影響檔案的轉(zhuǎn)遞；有些畢業(yè)生認(rèn)為自己不考公務(wù)員就不需要檔案，或者不知道如何處理檔案，就把檔案滯留在學(xué)校檔案管理處或人事代理機(jī)構(gòu)，造成學(xué)生“棄檔”嚴(yán)重，等到需要檔案時(shí)，檔案卻早已不知去向，才追悔莫及。

3 提高畢業(yè)生檔案管理的措施

3.1 建立健全檔案管理制度

畢業(yè)生檔案管理工作良性發(fā)展的前提和保障是技工院校領(lǐng)導(dǎo)要提高重視，建立健全完善的檔案管理制度。首先要加強(qiáng)學(xué)校各部門的溝通和協(xié)調(diào)，明確各部門在檔案管理工作中的職責(zé)；其次要細(xì)化檔案管理工作的流程，確保檔案管理工作的合理規(guī)范化。檔案管理從收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞是一個(gè)漫長繁瑣的過程，需要定期不斷檢驗(yàn)完善，因此要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，確保檔案信息登記、轉(zhuǎn)遞、查詢、借閱、利用各環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。最后，管理人員應(yīng)該規(guī)范學(xué)生資料的收集，選擇具有代表性的內(nèi)容收集到畢業(yè)生檔案中。一般畢業(yè)生檔案的內(nèi)容包括：入學(xué)登記表、體檢表、錄取通知書、學(xué)生中學(xué)檔案、職業(yè)資格證書、學(xué)生成績、品行考核表、獎懲記錄、畢業(yè)生實(shí)習(xí)考核表、畢業(yè)生登記表等。此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該鼓勵各部門互相協(xié)調(diào)、資源共享、定期催收等制度，基本資料由各職能部門收集、整理之后，將資料匯總分類后準(zhǔn)確及時(shí)移交到學(xué)生檔案管理部門。

3.2 提高檔案管理工作人員素養(yǎng)

學(xué)生的檔案管理是比較繁瑣的工作，需要工作人員比較細(xì)致、耐心和有責(zé)任心。需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，具備崇高的服務(wù)意識，還要能夠?qū)⑿录夹g(shù)、新理念應(yīng)用到實(shí)際檔案管理工作中去。因此，技工院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)重視，聘用專業(yè)人員，不斷提升學(xué)生檔案管理工作隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)，不定期派送工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，提升工作效率。特別是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，很多院校缺少既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)操作的復(fù)合型人才，因此，領(lǐng)導(dǎo)在選擇檔案管理工作人才時(shí)應(yīng)側(cè)重這兩方面知識的培養(yǎng)，積極應(yīng)對檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，技工院校的學(xué)生檔案管理也應(yīng)該利用現(xiàn)代工具，用信息技術(shù)逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料。檔案管理信息化，通過建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，可以全面記錄學(xué)生在校期間的發(fā)展動態(tài)，有利于各部門之間的協(xié)調(diào)合作，共同完成學(xué)生的信息記錄。畢業(yè)生檔案管理信息化不僅能夠提高工作效率，為學(xué)校的人才培養(yǎng)提供參考，還可以提高檔案的利用率。當(dāng)前，我國技工院校的檔案管理信息化還處在初級階段，還有很多需要完善的地方。因此技工院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大資金購買先進(jìn)的電子設(shè)備和學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)操作的復(fù)合型人才，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的信息化發(fā)展。此外，還可以建立技工院校畢業(yè)生信息網(wǎng)，和相關(guān)的人力資源部門合作，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的自動化管理和就業(yè)信息的資源共享。

3.4 加強(qiáng)檔案知識宣傳

技工院校還要加強(qiáng)對學(xué)生檔案知識的宣傳，通過設(shè)置檔案知識課程、利用宣傳欄、社團(tuán)活動、校園廣播、校園網(wǎng)絡(luò)等多種知識進(jìn)行宣傳，讓學(xué)生意識到個(gè)人檔案的重要性，自己才是檔案的主體，這樣學(xué)生才會有意識地調(diào)整自己的在校表現(xiàn)，通過學(xué)習(xí)、生活和社會實(shí)踐等各方面去優(yōu)化自己的個(gè)人檔案，提高自己的個(gè)人綜合競爭力。最后，在學(xué)生快畢業(yè)時(shí)，還要進(jìn)行檔案知識再教育，使畢業(yè)生了解檔案對自己繼續(xù)求學(xué)、就業(yè)、生活等各方面的影響，使畢業(yè)生進(jìn)行正確的檔案轉(zhuǎn)遞和保存，避免丟檔棄檔。

總之，技工院校的檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣重要的系統(tǒng)化工程，各院校應(yīng)建立健全完善的檔案管理制度，提升學(xué)生檔案管理工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升學(xué)生對個(gè)人檔案的重視程度，真正有效地提升畢業(yè)生檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 姜慧琳.技工院校學(xué)生檔案管理初探[J]才智，.2015（17）：40.

[2] 朱獻(xiàn)瓊.論加強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案的人性化管理措施[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2013（10）：179-180，184.

[3] 張明敏.探析技工院校檔案管理工作新路徑[J].勞動保障世界，2015（1）：137-138.

[4] 吳蘭華.論技工院校學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理[J].職業(yè)，2016（8）：136-137.