FSSC的信息系統定位研究

閆 春

（西安郵電大學，西安 710121）

一、FSSC的基本論述

1.FSSC概述。眾所周知，“財務共享”這個概念是在20世紀80年代在西方被提出的，是個“舶來品”。雖然目前這個話題在國內被炒得很熱，但是一部分企業對于財務共享的概念理解并不清楚。根據A-Share發布的《2017中國財務共享服務調研報告》可知，仍有75%的被調研企業認為財務共享是核算集中或核算共享，是簡單的企業財稅共享[1]。隨著云計算、大數據時代信息技術的發展和數字化經濟時代的到來，財務共享愈加向管理會計層面靠攏，而正處于轉型期的企業的管理人員也要面臨財務共享定位與價值的全新轉變。從所涉及業務的角度來講，財務共享體現了一種全業務的共享形態，它包括了應收、應付、總賬、費用報銷、資金管理、單據憑證、預算和稅務管理等所有業務的共享，而FSSC則是實現財務共享的一種組織架構形式。FSSC的目的是實現企業標準化、流程化的集中管控，加強企業內部控制，縮減財務管理人員和降低運營成本。它是一系列管理信息系統的集成，也是一系列標準化、規范化流程的結合[2]。

2.FSSC信息系統簡述。在全球市場加速整合和新興經濟的迅猛攻勢下，企業為達到降本增效的目的，對內部資源進行了一系列整合，調整了自身的組織架構、管理模式和戰略定位。大多數企業為適應發展都以實施財務共享作為加強內部管控、保持市場競爭優勢的手段，而一個強大的信息系統平臺則是支撐FSSC有效運行的關鍵。

作為建立FSSC的技術支持，信息系統的建設有別于傳統的財務管理信息系統或者ERP系統的構建，需要強硬的信息技術應用和業務整合能力做支撐，其本質是通過集成軟件實現企業業務、財務、管理的一體化，進而實現對經營管理過程中的數據和信息共享，達到高效的實施企業戰略財務規劃的目標。通過對信息系統的建設，可以在平臺上設計模板，實現讓業務數據自動處理并生成可用的財務信息，大量減少重復的人工作業和計算偏差；也可以自主開發使內外部各個子系統之間無縫對接，降低各種潛在風險并實現業務流程管理的高效運轉[3]。同時，功能強大的軟件和服務器不僅可以存儲容量巨大的數據信息，確保了數據的安全性，還方便了企業進行數據信息的提取和實現人機交互。所以，有效推進FSSC信息系統的建設，對于實施財務共享企業的長遠發展具有重大意義。

二、FSSC信息系統定位的總體框架

1.開發FSSC信息系統的需求分析。對于已經開始運行信息系統的共享中心和線上企業，無論是自行開發還是購買成套軟件的信息系統，都在使用過程中遇到了許多問題。軟件開發商不能深刻理解企業的業務財務需求的整體規劃，無法根據企業自身情況量身定做，開發人員只能根據系統運行的情況不斷完善，而企業內部的操作人員對于系統的使用界面不能熟練操作，軟件開發商疲于應付，且開發成本較高，一些企業難以負擔。而購買的成套系統軟件雖然大大節約了成本，且系統界面的操作簡單易學，但并不適合大多數企業的需求規劃，有的模塊設計可能過于復雜，與企業簡單的業務流程處理不符；而有的模塊又是“殘垣斷壁”，設計不夠完善，反而造成了經營管理效率低下。從管理層的角度來說，利用信息系統可以對公司的經營狀況進行實時監控而無須等待手工編制報表，也避免了錯誤，信息也可通過信息系統在不同的組織結構、職能單元之間流動，極大提升了運行效率。鑒于以上情況，企業應根據實際的發展需求合理規劃設計，搭建和整合與之對應的信息系統平臺，雖然考慮到建設前期的費用和時間成本耗用較大，但其后期為企業帶來的收益也是不可估量的。

2.FSSC信息系統定位的結構框架設計。企業的財務共享信息系統的設計并不僅僅是考慮目前僅有的會計核算和運營管理，還要將提取的數據信息與戰略規劃和財務決策掛鉤，同時要考慮后臺系統的整體支撐和內外系統間的對接，然后依據這些因素設計和搭建總體的信息系統[4]。從搭建的框架來看，總體平臺主要由ERP核心系統、人力資源管理系統、影像掃描平臺、業務報銷系統、運營管理平臺和IT系統幾部分構成，而ERP系統中的財務系統則主要進行基礎的會計核算和財務信息處理，同時與資金管理平臺和銀企直聯系統對接[5]。共享服務平臺是信息系統設計的源頭，也可以與IT系統相配合在后臺運作。運營管理平臺是為了對企業所涉及的業務信息進行分配處理，同時與ERP系統、客戶關系管理和供應商關系管理對接。IT系統主要是為整個信息系統做技術支撐，在形成信息共享的同時還要確保數據信息的安全性，而這又涉及到了信息系統的制度建設。當然，也可以建立云平臺存放數據和進行業務操作，分、子公司以訪問云端的方式實現財務共享。下圖是一個搭建好的FSSC核心信息系統的總體框架。

FSSC的信息系統總體框架圖

三、FSSC信息系統的各個模塊的搭建

1.IT系統。作為技術支撐的IT模塊，首先應該確定服務器結構是基于B/S結構還是C/S結構，C/S結構可以有效降低服務器運算量和網絡通信量，但由于其限制性，只適用于在局域網內且用戶數目較少的情況下使用。而B/S結構是一種基于Internet的全新的軟件系統構造，客戶端在進行業務處理時只需瀏覽器即可。C/S結構看到的數據都是事后數據，因局域網故障會造成內部數據庫不能同步，各時點的數據不一致則無法用于決策。而B/S結構相較其的最大優點是可集中存放數據，不存在安全問題也可適用于任何網絡結構。除此之外，對于大型集團企業來說，如果想高效率地獲取和處理財務數據，必須構建以移動互聯和云計算技術為基礎的云平臺，可設計通過客戶端的應用程序直接進入云端訪問[6]。其次，因為信息系統的用戶多為非IT專業人員，為了開發出達到用戶期望的操作界面，開發人員應該在與企業進行充分的溝通后，著手設計界面并在一段時間后進行用戶試操作，這樣可以確保最大程度地貼合企業需求。然后在設計出界面的初步框架后，逐步開始設計企業的數據流程模型，繪制數據流程圖和ER圖，也有利于后期的設計和系統維護。

2.共享服務平臺。共享服務平臺也是FSSC信息系統運作的基礎，實現的主要功能有：分析建立動態模型、自動化的工作流程、訪問系統和數據信息的權限管理、防范潛在風險的預警平臺、內部業務信息搜索引擎、任務作業池，以及企業FSSC相關知識信息庫和用戶的個人管理中心。動態建模主要是通過對業務流程的分析，建立能夠自動化執行業務流程操作的模型，減少人工和時間成本。設置訪問權限，除重要的管理層外，一般用戶不能訪問系統的基礎數據庫，數據共享的程度按照級別設置，防止公司的信息泄露和病毒入侵。預警平臺是依據信息系統存在的潛在風險進行設計，比如系統的服務器突然崩潰、界面癱瘓等等，可以提前做出應對措施。搜索引擎只與訪問權限內的業務信息相連接。所有待處理的任務都會被集中到一個任務池中，然后與運營管理平臺的任務分配中心和作業管理相接。對于不熟悉FSSC的員工，可以在知識信息庫中查閱相關內容進行學習。共享服務平臺主要是針對信息系統邊緣的建設，以服務業務為主，并不涉及核心系統。

3.運營管理平臺。運營管理平臺主要是對作業業務的處理、質量稽核管理和運營考核管理，系統依據受理的服務在工作臺中實時監控業務流程自動化運行的狀態，并對流程績效進行分析。與共享服務平臺對接的任務分配和作業管理會根據崗位將任務分配給工作人員，并利用績效看板反映的動態統計數據和獲得的績效評價來進行分析，考核員工完成任務的效率，以此與員工信用管理模塊連接，這一模塊也同時與人力資源管理系統的員工薪酬績效對接。質量稽核管理和運營考核管理作為有效運行FSSC信息系統的手段，對已處理完成的任務進行質量把控，監控共享中心整體的運營管理情況并確保風險可控。

4.影像掃描平臺。影像掃描平臺主要是通過影像化掃描識別實現核算流程，分為影像管理、條形碼管理和原始單據跟蹤三個模塊，以票據掃描和審核流程為主。條形碼掃描單據后，影像管理將所有的實務單據影像化并進行集中存儲處理，通過系統識別后按不同類別分組，將數據傳輸到ERP系統。同時，影像管理與業務報銷系統關聯，財務人員調用影像審核單據確認信息，部門領導可針對已審核無誤的單據進行審批。其中，所有的原始單據都可通過影像掃描識別后實時跟蹤并歸檔。

5.業務報銷系統。業務報銷系統主要分為各類賬單管理和結算兩大模塊構成，賬單管理又由資金報賬單、稅金報賬單、員工個人報賬單和日常支出管理報賬單等構成，前與影像掃描平臺對接可直接將已審核審批完成的電子發票或是提取的單據信息傳輸到報銷系統中。另一方面，報銷系統也可直接與企業關聯的報賬APP對接，員工可利用APP輸入個人信息直接查詢報賬流程進入到哪一階段。同時，ERP系統中的預算管理為業務報銷的控制提供基礎保障，而費用管理則直接與銀企直聯系統對接，使得業務報銷效率大大提高。

6.人力資源管理。人力資源系統主要以人事管理、薪酬績效和培訓體系為基礎管理。人事管理主管員工的電子檔案和崗位調動情況，相當于人力資源系統的后臺，同時也與共享服務平臺的權限管理對接，當員工的崗位做出重大調整后，上級領導可根據職位級別變動其訪問權限。薪酬績效主要與員工的工資福利掛鉤，可與績效看板關聯并設計以基本工資與績效獎勵結合的方式確定薪資，并與薪酬發放模塊和銀企直聯對接。如績效獎勵是以非薪資的形式發放，則與ERP的財務系統對接進行處理，而培訓體系模塊則依據員工在個人中心的信息自動匹配培訓方案。

7.ERP系統。ERP系統是信息系統建設的核心，幾乎所有的模塊都圍繞其運轉，它以財務系統為主并同時對接資金管理系統和銀企直聯系統。應收管理與CRM關聯，涉及業務有發票、收款和催款處理。應付管理與SRM關聯，涉及業務有發票和付款處理?？傎~管理分為基礎數據管理、憑證處理、期末處理和賬簿登記四個部分，基礎數據和憑證從業務工作池、影像管理和其他模塊中獲取，賬簿登記的信息直接傳至財務報告模塊。固定資產模塊用來處理與固定資產相關的業務活動，可根據固定資產的信息記錄自動生成對應業務處理的憑證，直接傳至總賬管理。

財務系統中幾乎內含了業務系統，對企業的采購、生產、銷售和庫存等所有模塊做了集成和優化，如采購模塊根據生產管理提供的產能數據確定下材料訂單的時間；生產模塊根據銷售訂單、庫存管理自動確定生產計劃；銷售管理能自動計算和預測毛利；庫存管理可根據生產和銷售情況實時更新存貨數據。系統在受理業務單后會根據輸入的業務內容自動生成合同并傳輸到財務系統，財務人員審核無誤后再形成相關數據。ERP系統會自動檢測與業務財務相關的數據信息并傳輸到應收、應付管理模塊中進行處理，然后對待處理的業務進行任務分配，財務人員對業務往來賬單審核后交審核人員，確認無誤后在憑證上留下電子簽名簽章，再通過系統自動登記總賬、明細賬并按期自動編寫財務報告。業務處理完成后，財務系統會自動將業務處理后的所有數據信息進行編碼并存儲到數據庫中。

綜上所述，FSSC信息系統的各個模塊之間彼此關聯、相輔相成且缺一不可。管理層可根據編碼信息直接查詢相關業務的處理流程，同時，系統會根據數據庫中的信息自動分析財務數據并建立模型，結合企業的特點做出恰當的財務決策，管理層再參照決策分析的結果確定戰略規劃的方向，極大提高了企業的現代化管理能力，并促使財務人員更多地向管理決策方向發展。

四、對FSSC信息系統升級優化的一些建議

信息系統的構建和整合是一個循序漸進的過程，不能一蹴而就，搭建出的系統也不可能完全達到企業的預期效果，只能在實施的過程中不斷進行升級優化，盡量最大限度地滿足企業的信息化需求。以下是信息系統升級優化的幾條思路：第一，按照企業的實際需求開發。如ERP系統應該緊貼該企業的日常業務處理，即使是一些業務特殊的行業，也應該開發適合其使用的業務模塊。第二，強化系統間各模塊的關聯關系。只有各子系統之間的模塊相互嵌套對接，實現業務流程處理過程接近全自動化，信息系統才能有效發揮其價值。第三，建立與信息系統管理配套的制度體系。信息系統的設計應該盡可能地實現業務流程標準化，將制度規范嵌入其中，降低財務人員的審核控制點，提升系統運行效率[7]。第四，加強系統設計與管理會計之間的配合。從業務財務、共享財務到最終的戰略財務，系統設計的方向應該逐漸向管理會計靠攏，結合模型實現財務決策分析功能，幫助管理層制定戰略規劃。