基于數據分析的合同管理質量提升方法

/北京臨近空間飛行器系統工程研究所

合同管理是科研管理中的重要一環，也是科研經營活動的重要表現載體。由于合同涉及對外經濟交往，近年來逐漸成為各級審計和內控重點。因此，合同管理中所體現的風險管控方法值得研究。

一、總體思路

區別于傳統的定性管理思路，梳理歷年合同管理中的問題、總結實踐經驗，在定性基礎上采取了定量的思維方式，通過設定參數指標、數據統計分析、設定定額目標等方法，對合同質量進行過程測量與監管用以考察合同管理情況，同時有針對性地解決監測過程中發現的問題，并根據近年來的實施效果檢查項目方案的有效性。

二、具體執行策略

合同質量是衡量合同管理水平的常見標準，對合同質量的過程測量與監管包括合同評審和審批完整性、合同簽署完整性、合同文本齊全性、合同臺賬分類及編號準確性等4個方面。

1．定性考核因子

一是定性不合格合同。該項指標考察的是當年度合同總體情況，合同評審和審批完整性、合同簽署完整性、合同文本齊全性、合同臺賬分類及編號準確性是本方法的基本考核因子，從這4個方面著手將不符合管理規定和流程標準的合同均定性為不合格合同。

二是定性合同風險。該項指標用以考察合同的風險影響程度，主要用于暴露合同管理中容易出現問題的環節的管理情況，特別是需要重點防范的環節，有利于后期根據輕重緩急程度有針對性地進行合同管理整改。

比對內控、審計、質量管理及風險管理等常規檢查項，對風險進行了大致評估。其中3級風險事項為影響最大的風險事項，主要涉及合同評審和審批完整性、合同簽署完整性，可影響合同評審流程合規性或直接影響審計、質量認證結果；2級主要涉及合同文本齊全性；1級主要涉及合同臺賬分類及編號準確性影響檔案規范等因素。

三是定性質量指數。該項指標考察的是每份合同的年度平均質量情況。設定計算公式為：當年質量指數=（當年風險事項發生總次數/當年合同總數）×100%。該項指數用來配合不合格率表現年度合同質量管控情況。

2．設置研究對象

在定性考核標準后，以年度為單位選擇需要考察的合同對象，開展現狀調查。

3．統計合同重點數據并評估問題

梳理與數據統計是基礎性和核心工作。后續工作的展開都需要根據該步驟整理的結果進行評估。從合同質量合格總體情況、風險事項情況、每份合同的質量水平3個方面對合同進行梳理統計，針對不合格率、風險事項及發生頻率、質量指數多維度計算，用以評估考察期內的合同質量。其中不合格率包括參考總份數、不合格合同份數、不合格合同占比這3個數據；風險度是針對考察期內各類風險問題進行數據統計分析，主要記錄風險等級、具體問題、發生次數。特別要對3級風險項重點檢查；質量指數分別記錄年度、風險發生次數、合同總數及質量指數。

4．設定工作目標

由于部分問題的發生來源于對方單位流程執行的不到位，或部分格式要求不一致以及上級單位流程要求不同等部分不可控因素。因此，不合格合同的出現率暫時無法下降至0，而大部分3級合同是由個人對流程執行不到位或遺忘歸檔等情況造成，可結合主管領導要求和歷年統計情況，根據實際情況有針對性地提出實現目標：一是不合格率年均發生率控制在X%以內；二是3級風險合同年均發生率控制在X次以內；三是年度質量指數下降至X%以內。

5．提出針對性對策

以上環節中整理出的問題發生頻率等各類數據暴露了合同管理中存在的問題，有助于管理人員發現合同管理中的難點和盲點，參考借鑒質量控制理論中的要因確認等理論思路，找到原因并有針對性地提出對策，再進行相應整改。

6．實施對策并檢查實施效果

實施針對性對策后，以年為檢查周期，結合實踐情況對比設置的目標，并依據目標完成情況判斷實施效果。記錄考核事項不合格率、3級事項、年度質量指數分別在方法實施前、預設目標以及方法實施后的情況，以輔助判定實施對策的有效性，并根據情況隨時進行調整。

三、效果與創新點

在采取對應策略后，各項考核因子發生率都有了大幅度的降低，合同管理的制度和流程更加規范，重要質量問題發生率降低為0，風險管控有效且合同檔案質量可靠，歸檔工作效率明顯提升，并順利通過了多項審計和質量檢查。

不同于日常行政工作，合同管理有明確的法律依據，因此對其管理設定標準就有了依據。該方法的創新點在于借鑒科學研究的思路，設計思路和工具有所創新：一是采用了定性和定量相結合的方式來分析問題、采用數據分析的方式，用數據來衡量管理水平更加科學直觀，有助于管理人員全面了解合同管理業務，評價執行情況及實施效果。二是將管控標準目標化、具體化有助于精準到位，同時又避免“眉毛了胡子一把抓、打亂拳”的現象。三是方法操作高效通用，標準化的管理思路便于推廣。

此外，本方法的數據分析方法、精細化管理思路與現代企業管理理念相契合，規章制度與流程設計符合法律語言及合同法總則編寫思路，創新使用數據指導管理工作，具有較強的應用意義。▲