互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

白璐娜

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，社會(huì)中的各項(xiàng)工作均由傳統(tǒng)模式過渡到現(xiàn)代信息化模式。檔案管理工作在傳統(tǒng)模式下均由人工操作完成，過程繁瑣且檔案容易出現(xiàn)丟失的情況。近年來，隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理方法也逐漸由信息化手段替代人工工作。文章從互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代特點(diǎn)入手，著重對(duì)互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并提出了一些應(yīng)對(duì)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息和數(shù)據(jù)處理變得越來越技術(shù)化、信息化，與以往的傳統(tǒng)的人工處理不同，主要是使用高科技的手段來配合檔案的日常管理。這不僅大大提高了工作人員的工作效率，也大大減少了人為錯(cuò)誤發(fā)生的可能性，為我國事業(yè)單位檔案信息化管理作出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。

1互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代特點(diǎn)

1.1信息傳播速度快

在當(dāng)下的時(shí)代中，信息的傳播速度已經(jīng)接近于光速，這得益于當(dāng)下較為成熟的光纜信息傳播技術(shù)。終端設(shè)備通過將信息進(jìn)行編碼，使其進(jìn)行光波化，再由光纜進(jìn)行原距離輸送，使得信息能夠以接近光速的傳播速度進(jìn)行傳播。另外，無線傳播技術(shù)近年來也得到了不錯(cuò)的發(fā)展，通過信息的電波化編碼，加上基站的大面積敷設(shè)，使得無線傳輸技術(shù)在近年來得到了飛速的發(fā)展。

1.2信息傳播形式多元化

在當(dāng)代，信息的傳播形式已經(jīng)不再是傳統(tǒng)傳播模式中需要根據(jù)信息的末端進(jìn)行設(shè)計(jì)的單一模式。得益于電子科技的不斷進(jìn)步，當(dāng)代的信息傳播末端具有多種多樣的形式，從過去的廣播電臺(tái)到現(xiàn)在的平板電腦，信息末端的形式得到了非常廣泛的豐富。

1.3檔案管理數(shù)字化

在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，信息的載體往往只是書籍或者紙質(zhì)的相關(guān)物件，但當(dāng)代信息的載體得到了革命性的改革，人們通過將數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，將數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在電子硬盤中，使得信息的儲(chǔ)存效率大大地提高。據(jù)估算，在當(dāng)代，一臺(tái)1T的移動(dòng)硬盤能將傳統(tǒng)管理模式下一個(gè)圖書館的所有信息全部記錄在內(nèi)，而移動(dòng)硬盤的體積還不到圖書館的千萬分之一，這是信息技術(shù)發(fā)展的結(jié)果。

2互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理工作面臨的機(jī)遇

2.1工作效率的提高

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員需要對(duì)紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行歸納、整理和分類。當(dāng)需要進(jìn)行檔案的翻閱和查找時(shí)，也需要逐個(gè)的對(duì)紙質(zhì)記錄進(jìn)行相應(yīng)的查找。由于數(shù)據(jù)龐大，查找一份檔案的過程非常的消耗時(shí)間和精力，工作效率相對(duì)較低，這對(duì)檔案的管理工作帶來了非常大的難度。且在查找過程中，也容易對(duì)檔案本身造成一定程度的損壞，這又對(duì)檔案的保存管理工作帶來一定的麻煩。隨著科學(xué)技術(shù)的提高，檔案的管理也逐漸步入信息化管理時(shí)代，我們只需要在電腦端一次性輸入檔案信息的數(shù)據(jù)，包括目錄錄入及檔案掃描等，就可以在檔案信息數(shù)據(jù)庫建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理，并在客戶端實(shí)現(xiàn)共享資源，并由設(shè)計(jì)好的相關(guān)程序進(jìn)行分類、歸納和整理，非常方便查找和翻閱。這不僅大大減少了工作人員的工作量，也大大提高了工作人員的工作效率，在進(jìn)行查找和翻閱時(shí)可以在客戶端進(jìn)行，省時(shí)省力且高效便捷。

2.2檔案管理服務(wù)模式趨向個(gè)性化

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來臨，信息技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了檔案服務(wù)體系的變革，檔案管理的服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容、方式和目標(biāo)也發(fā)生了變化。今天，檔案工作不再是單純服務(wù)于本系統(tǒng)、本單位或黨政機(jī)關(guān)，在憲法和法律框架下，每一個(gè)公民都享有獲取檔案信息的權(quán)利，檔案信息更加開放和共享；服務(wù)方式更加多樣，線上、線下、實(shí)時(shí)互動(dòng)或異步互動(dòng)，檔案信息產(chǎn)品的私人定制或內(nèi)容推送，使檔案服務(wù)更加大眾化和普及化，檔案信息資源的價(jià)值被不斷開發(fā)；檔案服務(wù)的內(nèi)容得以拓寬，檔案部門不再只是信息的提供者，而是需要利用自身資源和技術(shù)為用戶提供個(gè)性化和多樣化的服務(wù)，使檔案管理的服務(wù)功能更加強(qiáng)大。

2.3檔案管理方式多元化

在當(dāng)今信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的時(shí)代，國家、社會(huì)、生產(chǎn)和生活的各個(gè)領(lǐng)域都在無時(shí)無刻地產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，這些具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息資源在不斷迅速膨脹，電子數(shù)據(jù)逐步取代紙質(zhì)文件成為最有價(jià)值的資源，人類社會(huì)開始邁進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，催生出眾多新技術(shù)和新應(yīng)用來對(duì)它們進(jìn)行挖掘、處理，整理和分類，越來越多的行業(yè)領(lǐng)域利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的發(fā)展和經(jīng)營模式的創(chuàng)新，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各個(gè)傳統(tǒng)領(lǐng)域的發(fā)展產(chǎn)生了根本性的變革。檔案工作本身就是一項(xiàng)對(duì)海量復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理的活動(dòng)，在經(jīng)過檔案資源信息數(shù)字化階段后，檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，為檔案管理工作提供了多元化的管理方式。

3互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

3.1對(duì)傳統(tǒng)管理觀念的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理講究保密性，對(duì)于一些涉及到政治和業(yè)務(wù)方面的信息是不能公開的。因此在進(jìn)入信息科技不斷發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案信息化管理存在一定的保密性，需要不斷的完善和規(guī)范，這不僅是對(duì)傳統(tǒng)管理觀念的挑戰(zhàn)，也是對(duì)現(xiàn)代化管理制度的科學(xué)性進(jìn)行有一定的要求。因此，相關(guān)單位若想實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的穩(wěn)定發(fā)展，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，注重實(shí)事求是的管理，提升檔案信息化管理水平和工作效率，提升檔案信息化管理的安全性和保密性。

3.2對(duì)管理人員專業(yè)技能水平的挑戰(zhàn)

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來臨，信息技術(shù)不斷更新，對(duì)檔案管理人員的信息化水平以及專業(yè)技能帶來了一定挑戰(zhàn)。檔案管理人員不僅需要具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力和專業(yè)檔案管理技能，同時(shí)需要跨學(xué)科之間的整合交叉與融合交流。此外，檔案管理人員在日常工作過程中，還需要用到更多與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的技術(shù)，因此需要檔案管理人員不斷提高自身專業(yè)技能水平和計(jì)算機(jī)水平，還有其他各項(xiàng)服務(wù)意識(shí)和相應(yīng)的技術(shù)能力，并且提升自身對(duì)于業(yè)務(wù)的熟悉程度和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為我國檔案信息化管理提供人才的基礎(chǔ)和保障，為我國檔案信息化管理工作的不斷完善和進(jìn)步貢獻(xiàn)自己的一份力量。

3.3對(duì)管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

檔案管理的保密性這個(gè)特點(diǎn)決定了這是一項(xiàng)對(duì)于政府機(jī)關(guān)工作人員來說政治性原則比較強(qiáng)的工作。在傳統(tǒng)檔案管理中，非常強(qiáng)調(diào)檔案的完整性、安全性及保密性。相較于現(xiàn)代信息科技如此發(fā)達(dá)的條件下，安全性和保密性并不能得到完善的保障。因此對(duì)于現(xiàn)代化的檔案的信息化管理工作又提出了一定的挑戰(zhàn)，不僅要保證檔案管理的安全性，還要增強(qiáng)檔案信息化管理的保密性。因此，相關(guān)部門可以制定相關(guān)規(guī)范來約束檔案管理工作人員的行為，確保檔案信息化管理的安全性和保密性。與此同時(shí)，相關(guān)單位要加強(qiáng)專業(yè)計(jì)算機(jī)人才的引進(jìn)，加強(qiáng)信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)，防止檔案資源被不法分子竊取，避免給單位帶來不必要的麻煩。同時(shí)，還要加強(qiáng)單位的災(zāi)備建設(shè)，提升檔案資源的安全性。

結(jié)束語

總之，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來臨對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響，在開放、共享、互動(dòng)的數(shù)字資源環(huán)境下，海量的檔案信息具備了被重新挖掘、整合和利用的可能，其潛在的價(jià)值能夠被重新激活，更好的完成其傳承人類文明的使命。為適應(yīng)環(huán)境的變化，檔案管理模式也必將發(fā)生變革和創(chuàng)新，在思維方式、數(shù)據(jù)資源建設(shè)、服務(wù)和保障體系等諸多方面要與時(shí)俱進(jìn)，使檔案事業(yè)永葆生機(jī)和活力。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉素云.互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].人力資源管理，2016（04）：183-184.

[2]巴慧琳.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇分析與挑戰(zhàn)探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（16）：103.

[3]宋穎.新時(shí)期人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（20）：158.

[4]林濟(jì)年.在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：90.

[5]王煥杰.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].中國高新區(qū)，2017（22）：206.