數(shù)據(jù)驅(qū)動的IT戰(zhàn)略規(guī)劃框架

文/Jerrold Grochow

戰(zhàn)略規(guī)劃需要大量的先期投入，包括收集資料、設(shè)置議程、進行社群調(diào)查等來支持參與者的努力。其中關(guān)鍵的一項是開發(fā)出適當?shù)臄?shù)據(jù)，對其進行深入分析，并認真思考其展示方式，從而有助于制定規(guī)劃來更好地為社群服務(wù)。為此所提供的數(shù)據(jù)必須要具備以下特點：描述各個系統(tǒng)和技術(shù)的當前狀態(tài)；突出IT應(yīng)用和供應(yīng)方面的重要內(nèi)外趨勢和議題；描述IT對學校的行政管理和教學科研使命的影響；揭示出在明確大學的最優(yōu)IT戰(zhàn)略方向時必須解決的重要問題。如果戰(zhàn)略規(guī)劃能聚焦于這些數(shù)據(jù)并有效地運用它們，那就是“數(shù)據(jù)驅(qū)動的戰(zhàn)略規(guī)劃”。

戰(zhàn)略規(guī)劃概述

圖1 戰(zhàn)略規(guī)劃流程的主要環(huán)節(jié)

戰(zhàn)略規(guī)劃用于描述在未來一段時間中組織的關(guān)鍵流程、人員和技術(shù)的情況，以及在給定當前的流程、人員和技術(shù)情況下如何實現(xiàn)這個未來目標。為了確保規(guī)劃能夠達到其目的，院校（具體而言是指其戰(zhàn)略規(guī)劃團隊）必須充分掌握當前的狀態(tài)，以及那些影響和推動其達到未來狀態(tài)的所有因素。圖1展示了戰(zhàn)略規(guī)劃流程的主要環(huán)節(jié)。

每個規(guī)劃流程的第一步都是要確定當前身在何處，或者說是現(xiàn)狀。只要掌握了現(xiàn)狀就可以開始審視推動走向未來的各項因素，開始討論這些推動因素將（或應(yīng)該）對院校有何種影響。例如：

教學法的變革（例如翻轉(zhuǎn)課堂）是否會顯著影響師生IT支持相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施？

基因組學、宇宙學等新研究領(lǐng)域需要的計算資源是否超出了學校當前擁有的水平？

計算資源向云上遷移是否改變了全校所有部門的IT預(yù)算基礎(chǔ)？

聯(lián)邦經(jīng)費圖景的變化是否改變了經(jīng)費的重點來源，并因此影響了IT戰(zhàn)略？

諸如此類的問題和推動力都將影響院校的IT戰(zhàn)略規(guī)劃。要對這些問題和推動力進行討論，使之足夠詳細乃至可以制定規(guī)劃，就需要有數(shù)據(jù)的支持。

收集和開發(fā)數(shù)據(jù)

戰(zhàn)略規(guī)劃項目團隊的組成應(yīng)該包括一個由若干成員組成的委員會，以及向委員會提供數(shù)據(jù)和其他材料的人員組成的資源團隊。戰(zhàn)略規(guī)劃的資源人員必須要大范圍收集數(shù)據(jù)，并讓戰(zhàn)略規(guī)劃委員會可以運用這些數(shù)據(jù)，從而為戰(zhàn)略規(guī)劃進程中的每個環(huán)節(jié)提供支持。開發(fā)和采集數(shù)據(jù)必須有助于指明趨勢，提出戰(zhàn)略問題和區(qū)分出不同的需求（例如學生、教師、管理和校友）。

數(shù)據(jù)必須不僅能提供一般統(tǒng)計，而且也要提供細節(jié)，僅僅指出總體上缺乏資金并不能為研討問題提供好的基礎(chǔ)。類似的，僅僅指出未來缺乏合格人員來執(zhí)行任務(wù)，或者是目前缺乏可用的技術(shù)，也是非常寬泛的。

以向云計算遷移為例，IT部門普遍關(guān)心的是，為了在外部服務(wù)驅(qū)動的環(huán)境而不是本地提供的環(huán)境中工作，他們的人員將需要獲得不同類型的技能。這一點與具體的當前人員可用數(shù)量和預(yù)期人員需求數(shù)量相結(jié)合，再加上可行的培訓途徑，就可以形成關(guān)于人員和經(jīng)費的更加深入的研討。

在技術(shù)前沿方面，數(shù)據(jù)必須不僅要體現(xiàn)出可用的當前技術(shù)，還要體現(xiàn)出可以合理預(yù)期的未來技術(shù)。例如在規(guī)劃大型強子對撞機（LHC）時，物理學家們對分布式計算環(huán)境的設(shè)計是建立在計算機網(wǎng)絡(luò)能力能夠達到若干Gbps水平的預(yù)測基礎(chǔ)之上的，而當時并沒有一所大學能夠?qū)崿F(xiàn)這一能力。正因為數(shù)據(jù)體現(xiàn)出了網(wǎng)絡(luò)帶寬（和成本降低）的當時水平和預(yù)期增長，讓物理學家可以與大學IT部門合作努力，確保達到LHC的預(yù)期。這就是有效的數(shù)據(jù)驅(qū)動IT戰(zhàn)略規(guī)劃的一個案例。

數(shù)據(jù)能夠讓院校制定服務(wù)于全體成員的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，而確定這些數(shù)據(jù)的范圍和程度的工作同樣需要規(guī)劃。

數(shù)據(jù)驅(qū)動規(guī)劃框架

數(shù)據(jù)驅(qū)動的戰(zhàn)略規(guī)劃框架包含兩部分：第一部分是數(shù)據(jù)采集和展示中實施的一系列任務(wù)（如圖2所示）。

圖2 數(shù)據(jù)驅(qū)動的IT戰(zhàn)略規(guī)劃框架

在評估應(yīng)當采集哪些數(shù)據(jù)之前，戰(zhàn)略規(guī)劃委員會應(yīng)當：決定戰(zhàn)略規(guī)劃項目的類型和重點（任務(wù)1），并從中提出關(guān)鍵主題和問題（任務(wù)2）。

戰(zhàn)略規(guī)劃項目的類型涵蓋了從全新的規(guī)劃——例如某個組織最初的戰(zhàn)略規(guī)劃——到相對直接的年度或雙年度規(guī)劃更新。由于某些重大事項變動而對現(xiàn)存戰(zhàn)略規(guī)劃進行的復審居于兩者之間；相應(yīng)的例子有教育政策的重大變動，如將在線教育作為遠程學生的工作重點；也有計算資源從本地向云上的遷移。此類項目要做的不僅僅是簡單的更新，經(jīng)常是要進行重大的規(guī)劃和數(shù)據(jù)收集。其中，數(shù)據(jù)驅(qū)動戰(zhàn)略規(guī)劃的一個基本考慮是確保每一種要收集的數(shù)據(jù)都得到了仔細的定義。如果不能確切地定義這些數(shù)據(jù)的話，就不能合理地分析數(shù)據(jù)和獲得推論。

當這兩項預(yù)備工作完成后，數(shù)據(jù)驅(qū)動的IT戰(zhàn)略規(guī)劃框架的關(guān)注點將轉(zhuǎn)向圖2中的下面四項任務(wù)：

確定收集哪些數(shù)據(jù)來評估現(xiàn)狀，提出討論主題（包括對資源的關(guān)切和對特定群體有影響的主題），并確定可能會影響未來的趨勢和推動力（任務(wù)3）。

制定收集數(shù)據(jù)的系統(tǒng)途徑（任務(wù)4）。

分析數(shù)據(jù)（任務(wù)5）。

組織和展示數(shù)據(jù)（任務(wù)6）。

為整個戰(zhàn)略規(guī)劃流程提供支撐，就意味著要收集數(shù)據(jù)來協(xié)助戰(zhàn)略規(guī)劃的每項關(guān)鍵任務(wù)：理解現(xiàn)狀、認識推動未來走向的因素、分析討論主題和明確未來狀態(tài)。這也意味著要收集數(shù)據(jù)去應(yīng)對來自于多個群體的問題，即來自于學生、教師、研究人員、職員、校友和報考學生等群體的問題。如果展示出的數(shù)據(jù)忽視了上述任何任務(wù)或任何群體，那么規(guī)劃過程就會面臨質(zhì)疑甚至是批評。

框架的第二部分——戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)組織矩陣，可以有助于追蹤不同數(shù)據(jù)類型和目的，并揭示出那些也許要尋求補充額外數(shù)據(jù)的領(lǐng)域。

戰(zhàn)略規(guī)劃委員會成員們有時候并不掌握校園IT現(xiàn)狀的完整圖景。這些數(shù)據(jù)的一個首要來源是當前的服務(wù)使用數(shù)據(jù)，例如校園內(nèi)的計算機總數(shù)；無線局域網(wǎng)（Wi-Fi）用量（時長、位置和用戶類型）等。盡可能多地增加描述服務(wù)的總成本和單位成本的財務(wù)數(shù)據(jù)，也是增強服務(wù)使用量數(shù)據(jù)的一個途徑。

目前，服務(wù)使用數(shù)據(jù)提供的都是量的圖景，要掌握績效圖景還是要有其他的數(shù)據(jù)，如服務(wù)中斷統(tǒng)計，以及諸如用戶滿意度調(diào)查之類的數(shù)據(jù)表。

如果具體的討論主題已經(jīng)確定（由IT部門或者是戰(zhàn)略規(guī)劃團隊），就要收集數(shù)據(jù)來支持對這些主題的討論和分析。例如，如果預(yù)計未來若干年內(nèi)將會進行重大的經(jīng)費削減，就要有數(shù)據(jù)來展示經(jīng)費削減對各方面服務(wù)的影響，以及削減校級的IT預(yù)算是否只會導致在部門級別上產(chǎn)生額外開支。

僅僅展示原始數(shù)據(jù)，哪怕是良好定義的原始數(shù)據(jù)，都不如提供帶有分析的數(shù)據(jù)更有價值。數(shù)據(jù)可以有許多形式，從簡單的統(tǒng)計，到量化研討中引入相關(guān)數(shù)據(jù)的復雜因子分析。

更進一步，如果收集到了學生來源的各種數(shù)據(jù)，是否能掌握到關(guān)于學生到校入學時的IT培訓需求和能力的信息呢？這就要將學生的來源高中與社會經(jīng)濟學和學術(shù)標準等數(shù)據(jù)結(jié)合起來獲得更加完整的圖景。戰(zhàn)略規(guī)劃委員會未必有時間和資源來做這項工作，但戰(zhàn)略規(guī)劃資源團隊應(yīng)當去做。

在決定分析的類型和程度的同時，要考慮運用數(shù)據(jù)的場合和方式（用于描述現(xiàn)狀、分析問題，還是確定未來的狀態(tài)和行動）。如何展示數(shù)據(jù)分析的結(jié)果也是同等重要的。用對規(guī)劃流程的參與者有意義的情景和圖表來展示數(shù)據(jù)將有助于他們理解數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略重要性。

圖表和其他可視化形式能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字表格的增值（當然數(shù)字表格同樣也要提供）。在保證對原始數(shù)據(jù)的無偏差和無掩蓋的基礎(chǔ)上以多種形式提供數(shù)據(jù)，是戰(zhàn)略規(guī)劃資源團隊的工作。戰(zhàn)略規(guī)劃委員會的成員需要知道為什么資源團隊認為這些數(shù)據(jù)很重要，他們必須自主思考決定是否贊同。

展示給決策者的數(shù)據(jù)必須被清洗為盡可能精確和無偏差（數(shù)據(jù)質(zhì)量的兩個衡量指標）。盡管高質(zhì)量的數(shù)據(jù)并不總能形成高質(zhì)量的決策，但低質(zhì)量的數(shù)據(jù)經(jīng)常導致低質(zhì)量的決策。數(shù)據(jù)質(zhì)量問題必須得到徹底解決，特別是當收集這些數(shù)據(jù)的個人或團體對根據(jù)數(shù)據(jù)做出的決策存在既得利益時。

數(shù)據(jù)質(zhì)量不僅是原始數(shù)據(jù)是否精確和準確的問題，而且與數(shù)據(jù)是否在適當?shù)那榫持姓故厩覜]有偏差有關(guān)。例如，過去五年中每年的IT開支都有精確的數(shù)字，但必須要在適當情境中才能討論IT開支是否過高或過低。形成情境的一種方式是考慮過去五年中支持教學、研究和管理的IT開支在各個領(lǐng)域中的變化情況。本校和同行院校的人均開支的比較也能提供更多信息。另外，增加諸如學校的相對科研強度等衡量指標也可以讓數(shù)據(jù)更加有用，對于決策者而言也就有更高的質(zhì)量。

數(shù)據(jù)分類

圖3 戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)組織矩陣

如何知道為戰(zhàn)略規(guī)劃委員會收集的數(shù)據(jù)是否覆蓋了全部的基礎(chǔ)范圍？有沒有哪些對委員會審議有關(guān)鍵意義的重要數(shù)據(jù)項目或數(shù)據(jù)集合被遺漏了？數(shù)據(jù)驅(qū)動的IT戰(zhàn)略規(guī)劃方法以多種方式對數(shù)據(jù)進行分類，以確保在數(shù)據(jù)采集的努力中不存在漏洞。要確保擁有所有需要的數(shù)據(jù)，可以使用框架中的第二部分：戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)組織矩陣，如圖3所示。要考慮到的數(shù)據(jù)特性有以下幾個方面：

數(shù)據(jù)支持的戰(zhàn)略問題（現(xiàn)狀、動因、未來狀態(tài)、戰(zhàn)略實施）；

數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略重要性（現(xiàn)狀、提出議題、指明趨勢、區(qū)分群體、展示資源關(guān)切）；

數(shù)據(jù)類型（財務(wù)、人口統(tǒng)計、運行、績效相關(guān)、外部環(huán)境、描述性的）；

最感興趣的群體（教師、學生、行政管理等）；

數(shù)據(jù)來源，包括主要的（為本次研究而收集的）、次要的（之前收集的）、外部的（公共數(shù)據(jù)庫）。

隨后就可以建立一個數(shù)據(jù)表，以數(shù)據(jù)項目作為行、上述特性作為列進行歸類。這樣就可以從數(shù)據(jù)中尋找“漏洞”，并決定是否需要尋找滿足其他特性組合的數(shù)據(jù)來彌補。

戰(zhàn)略規(guī)劃示例

如何向院校的各種群體提供最好的電子郵件服務(wù)，這是戰(zhàn)略規(guī)劃委員會熱議的一個話題，盡管這個話題在向云上遷移的過程中很快會變成“懷舊經(jīng)典”。那么需要哪些數(shù)據(jù)才能讓對此事的研討變得卓有成效？當前的使用量和成本數(shù)據(jù)是顯然的當然選擇，然而行業(yè)趨勢和其他預(yù)測也同樣有用。下面的這個例子展示出了這些類型的數(shù)據(jù)是如何引出討論主題的，此處將僅僅聚焦于學生和教師的使用量（見表1）。

首先要考慮的是，這些數(shù)據(jù)是否是良好定義的。例如，“年”指的是自然年還是學年（此處假設(shè)為學年）？“學生”是否包含全日制學生、非全日制學生、住宿學生、非住宿學生和在線教育學生？這類問題可以持續(xù)列下去，然后形成的一套完整的數(shù)據(jù)定義就可以回答所有此類問題。

表1 使用量數(shù)據(jù) -五年期間的人均月電子郵件數(shù)

現(xiàn)在來看數(shù)據(jù)表本身。如圖4那樣使用數(shù)據(jù)表作圖，就獲得了另外一個視圖和更多信息。從數(shù)據(jù)表中可以明顯看出，學生接收和發(fā)送的電子郵件比教師大約多一倍，而且每年師生群體的電子郵件數(shù)量都有顯著增長。這和我們的預(yù)期相一致么？如果是（或者不是），那么為什么？這說明了與學生和教師交流行為有關(guān)的哪些事情？進一步，如果更深入地觀察表格，可以看出來學生的電子郵件數(shù)正在趨近水平，而教師的電子郵件還在增長，盡管增長正在放緩。這就引出了一個討論主題，關(guān)于現(xiàn)狀如何，以及是否表明存在一個趨勢，未來將會持續(xù)甚至會加速發(fā)展。這些顯然都是可以進一步探索的議題，也許還要額外收集數(shù)據(jù)。

圖4 學生和教師的電子郵件使用量隨時間變化示意

圖5 電子郵件和社交媒體使用示例

圖6 戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)組織矩陣示例

如果收集到額外的數(shù)據(jù)，比如社交媒體的發(fā)文量，也許就能找到電子郵件增長放緩的一個解釋（如圖5所示）。事實上，對于大多數(shù)學生而言，社交媒體的數(shù)據(jù)點甚至都落到了圖之外。增添了社交媒體發(fā)文量數(shù)據(jù)后，更令人擔憂的一個普遍性問題就浮現(xiàn)出來了，即校園內(nèi)的師生交流發(fā)生了什么變化（考慮到教師更依賴電子郵件），也許這是一個要求專門進行問卷調(diào)查的問題。假設(shè)設(shè)想中的這個變化——學生正在更多地使用社交媒體來取代電子郵件是真實的，是否教師意識到了學生的交流習慣正在變化（學生們甚至都不再閱讀教師發(fā)出的大部分電子郵件了）？是否應(yīng)該鼓勵教師更多使用社交媒體來補充（或者取代）電子郵件？考慮到IT部門和學生使用的社交媒體平臺并無關(guān)系，校園交流中社交媒體的使用不斷增長對于IT部門而言意味著什么？另外，當問題發(fā)生時，對于IT部門要處理的資源和人員類型而言，又意味著什么？其他因素如通訊的完整、安全和可用也都要加以討論。

正如這個例子所展示的，按照相關(guān)群體（教師和學生）和影響未來的因素（電子郵件和社交媒體的使用趨勢）來展示與現(xiàn)狀（電子郵件數(shù)量）有關(guān)的數(shù)據(jù)能夠引出富有成果的戰(zhàn)略討論，針對校園交流正在前往何方，以及IT部門需要什么來為此提供支持。填寫數(shù)據(jù)組織矩陣（如圖6所示）同樣指明了某些遺漏數(shù)據(jù)（例如財務(wù)信息），這些數(shù)據(jù)可以填補來繼續(xù)推進分析。這個簡單的案例同樣描述了以多種形式展示數(shù)據(jù)的價值，當然也還有許多其他的選項。

戰(zhàn)略和系統(tǒng)性規(guī)劃

成功的IT戰(zhàn)略規(guī)劃源自于對未來IT服務(wù)的提供和使用的廣泛多樣議題的研討。這些研討要以對現(xiàn)狀、行業(yè)和技術(shù)趨勢以及相關(guān)信息的透徹理解為基礎(chǔ)。要確保戰(zhàn)略規(guī)劃委員會能為了實現(xiàn)這些目標而獲得適當?shù)臄?shù)據(jù)，就要在戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)的識別、定義、收集、分析、組織和展示中運用系統(tǒng)性的方法。