做好鄉鎮檔案管理工作的思考

高美潔

摘要：鄉鎮檔案是指鄉鎮機關在公共行政管理活動中所形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等多種形式的歷史記錄。其形成的文件材料涵蓋政治、經濟、科學、教育、文化、衛生等方方面面的內容，是反映鄉鎮政府履行行政職能及服務民生情況的第一手資料和證據，是衡量政府行政管理和服務于社會質量的重要標志；也是新時期加強黨的思想政策方針的落實、改善政府服務職能的依據。因此，不斷審視現有的鄉鎮檔案管理制度體系和工作方式，發現問題并解決問題，不斷優化和完善鄉鎮管理體系，積極引入現代化管理理念和管理手段，提高基層鄉鎮檔案管理效率，探究如何做好鄉鎮檔案管理工作，具有非常重要的現實意義。

關鍵詞：鄉鎮；領導；檔案管理

一、鄉鎮檔案管理的作用

鄉鎮檔案管理在基礎工作中具有重要的作用。作為鄉鎮的基礎性工作，加強檔案管理是當前社會發展的必然要求。

（一）便利督查

從鄉鎮的整體發展來看，檔案就相當于其“信息中樞”，政府各部門的工作計劃、工作方法、項目落實標準等都能夠在檔案中得到反映，這不僅為鄉鎮工作的信息分析提供了條件，更便利上級的監督與檢查。

（二）保留事實

鄉鎮檔案屬于與具體工作相適應的原始記錄，因此能夠更好的維護鄉鎮原始面貌，回溯原始事實，印證過住案例、糾正工作失誤等作用，具有其他參考資料無法比擬的參考權威性。

（三）化解矛盾

鄉鎮檔案的整理和保存相當于將鄉鎮政府機關與各村及企業之間的關聯的所有事件作了直接的記錄在各方出現不同的矛盾和質疑時，鄉鎮檔案就能夠為解決這些矛盾和糾紛提供直接且有力的證據。

（四）撥亂反正

當前一段時間的鄉鎮工作有時可以通過借鑒歷史某個階段中的相似案件來做指導，同時在不斷的總結整理中，發現前后解決處理問題的不足之處，能夠起到積極的撥亂反正作用。

二、鄉鎮檔案管理存在的問題分析

當前，鄉鎮檔案管理中還存在諸多問題。

（一）對檔案管理不重視

當前大部分鄉鎮領導均為充分認識到鄉鎮檔案管理工作重要性，在很多鄉鎮領導看來，上級部門并不對檔案管理工作進行檢查，并且對檔案管理工作也不存在硬性指標的明確規定，因此該項工作優劣并不存在差異。所以，當前鄉鎮檔案管理工作中有十分普遍的掛名現象存在，很多領導只是單純占據職位，但未能夠真正投入檔案管理工作中，未能夠真正發揮出檔案管理工作的效果。另外，在當前迅速發展的新農村建設工作中，大部分鄉鎮機關部門均未安排檔案管理工作，缺乏規范、系統工作體系，并且對相關工作人員管理缺乏完善機制，從而對檔案管理工作有效性產生影響。此外，由于未足夠重視檔案管理工作，在人力及物力方面投入相對而言比較少，基礎設施建設不夠完善，從而使檔案完整性以及安全性受到影響。

（二）管理人員素質低

檔案管理人員在工作中普遍存在著缺乏檔案管理專業知識，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業務等現象。即使部分鄉鎮檔案管理人員是專職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術水平較低的人員擔任，這部分人員一方面思想保守，對現代化的檔案管理模式不了解不適應，另一方面，他們接受新理念、新技術的能力較差，在工作中不能熟練地運用現代化的信息技術手段對鄉鎮檔案資料進行加工、管理和提供咨詢，從而制約了新的管理手段和技術在鄉鎮檔案管理工作中的推廣和普及。

（三）檔案門類不齊全

從已建檔案來看，檔案種類正在逐年增加，但在實際夠工作中，《文件材料歸檔范圍與保管期限表》中的各項條文沒有完全落實，檔案管理中所收集文件信息只涉及紅頭文件與上級文件，而鄉鎮經濟發展、規劃建設、科技推廣以及農業基地建設等方面信息并沒有收集和歸檔，并分散在各個有關部門工作人員手上，一旦發生人員變動，就會造成文件信息的丟失。同時，在文件類別上，文書檔案所占比例較大，而照片檔案、實物檔案以及音響檔案所占比例甚小，不利于基層鄉鎮檔案管理工作的順利開展。

（四）管理制度不健全

制度是鄉鎮一級辦公室形成檔案的基礎，但是在實際管理中，制度的不完善卻是影響檔案質量的重要因素。目前在鄉鎮一級辦公室的檔案管理中，制度的缺失是一方面原因，由于缺乏專門的管理機構，制度在構建中也難以健全，對于檔案的收集、保存、保密、借閱等缺乏明確規定，因此，在出現管理失誤的時候也難以追究責任。此外，檔案制度落實也存在一定的困難，雖然鄉鎮一級辦公室也會根據《行政事業單位檔案管理制度》《檔案法》制定相應的管理制度，但是實際執行效果卻得不到保證，制度的存在形同虛設。

三、加強鄉鎮檔案管理工作的建議

面對鄉鎮檔案管理存在的種種問題，筆者提出以下加強鄉鎮檔案管理工作的建議：

（一）加強檔案管理制度的制定與落實

要制定詳細的檔案管理、監督工作制度和規劃，制度要科學系統，規劃要長短結合，并在實際工作中逐步落實完善。鄉鎮檔案管理制度規劃的制定和落實是鄉鎮檔案管理工作可持續發展的重要保證，所以建立健全完整的鄉鎮檔案管理制度規劃體系，對鄉鎮檔案管理工作的不斷深入開展意義重大。

（二）提高檔案管理人員的素質

檔案管理隊伍直接決定基層鄉鎮檔案管理水平，為了做好基層鄉鎮檔案管理工作，要求相關管理人員要從管理人才入手，積極組建高素質檔案管理隊伍，并提高管理人員綜合素質，進而保證檔案管理工作的有效性。

（三）提高鄉鎮檔案的利用價值

為了做好鄉鎮檔案管理工作，相關部門應該注重對其服務功能的開發。從內部管理來講，檔案管理部門應該利用信息集散地的功能，明確各部門的工作的職責范圍，提高工作效率，并為領導者的工作提供依據。從服務民眾來講，鄉鎮一級辦公室應拓展服務內容，將檔案管理機構發展成為鄉鎮文化休閑場所，以便于民眾的信息查找與咨詢，豐富民眾的生活，提高鄉鎮檔案管理工作的服務質量。