探析基層單位聲像檔案管理存在的問題及其措施

楊曉波

摘 要：辦公現代化的使得機關、企事業單位在工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。這些聲像檔案是各單位檔案全宗的重要組成部分，加強對聲像檔案的收集與管理，對單位、對社會都具有重要的現實和歷史意義。但是基于各種因素的影響，基層單位聲像檔案管理存在諸多問題，基于此，本文闡述了聲像檔案的優勢特征，對基層單位聲像檔案管理存在的主要問題及其措施進行了探討分析。

關鍵詞：聲像檔案；特征；基層單位；管理；問題；措施

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。為了充分發揮其作用，以下就基層單位聲像檔案管理存在的主要問題及其措施進行探討。

1聲像檔案的主要特征

聲像檔案主要具有以下特征：（1）直觀形象性特征。從聲像檔案的內涵層面來看，此種檔案信息資源以音頻、視頻等形式存在，故而通過音頻、視頻的形式，能夠實現對其所承載的事件的客觀、詳實記錄，使檔案信息更具有直觀性與形象性。而且相對于紙質檔案來說，聲像檔案可信度相對更高一些。因此，對比于傳統的紙質檔案而言，聲像檔案資源所具備的優勢是紙質檔案所難以與之比擬的。（2）可作為其它檔案資源的有效補充 。盡管聲像檔案具備了傳統紙質檔案所無法比擬的優勢，但這并非意味著傳統紙質檔案即將消亡，恰恰相反，此種檔案載體同傳統的紙質檔案載體完全可以相輔相成、互為佐證。如以會議檔案為例，會議所形成的決議、會議記錄等，均為紙質檔案形式，而參會人員的照片、發言情況以及會議進程等，均可以通過聲像檔案的形式加以保存，當研究人員需要對該次會議的情況進行研究時，紙質檔案與聲像檔案能夠從不同方向使研究者了解到會議的整個過程和全貌，從而使研究者對該次會議的研究結果更為真實、可信、直觀。

2基層單位聲像檔案管理存在的主要問題分析

基層單位聲像檔案管理存在的問題主要體現在：（1）管理制度問題。通過調查發現只有少數單位制定了相應的聲像檔案管理制度，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。聲像檔案的管理還存在著科室一年一次移交檔案室、科室分散保管或個人保存等多種管理方式，對單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。（2）意識問題。隨著社會的變化發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善，絕大數單位都配備有聲像設備，從總體講，聲像設備配備比較齊全。但是也不同程度地存在著聲像設備管理混亂問題，多數單位沒有制定聲像設備管理制度和使用要求，致使有的設備閑置，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用，最終造成一些重要活動沒有及時攝錄，檔案沒有完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。（3）歸檔問題。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有很多單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。（4）聲像檔案流失問題。眾所周知，每次組織重大活動，召開重要會議，都會安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。其主要原因是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理缺乏統一協調。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，工作中各負其責，形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，聲像（包括文書、實物等）檔案的流失在所難免。（5）保存問題。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。但是，大多數單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

3加強基層單位聲像檔案管理的策略

3.1建立健全聲像檔案管理制度。要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。各立檔單位要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、整理、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交，確保有關法規和制度落到實處。必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

3.2提高聲像檔案管理意識。搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

3.3加強聲像檔案歸檔管理。一是通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交檔案館。二是重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位和產生聲像檔案比較集中的部門，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。三是從攝錄人員中直接征集。對保存在攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。四是廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

3.4強化檔案部門積極參與拍攝。針對地區重大活動中聲像檔案流失嚴重的現狀，采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案部門派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區重大活動產生的檔案，特別是聲像檔案得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。

3.5加強聲像檔案保存。根據聲像檔案安全保管的要求，恒溫、恒濕、防磁、防光、防火等是必備的條件，各機關單位必須配備相關的設施設備。聲像檔案應獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放，嚴格控制庫房溫濕度，遠離光源、磁場等，對錄音帶、錄像帶、光盤等要采取定期倒帶檢查等保護措施，并實現數字化存儲，定期復制，盡量延長聲像檔案的壽命。

4結束語

綜上所述，聲像檔案是基層單位檔案的重要組成部分，在現實查考利用方面具有非常重要的作用，為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，需要采取有效措施，因此對基層單位聲像檔案管理存在的主要問題及其措施進行分析具有重要意義。

參考文獻：

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