信息系統在檔案管理中的應用及發展趨勢

劉濤

一、信息系統應用于檔案管理中的必要性

信息化系統是源于現代信息化技術、網絡技術的發展以及先進高速發展的檔案管理工作。文件作為檔案被檔案管理部分進行收集、整理、保存以及供人們查閱。在以往的檔案管理過程中，多以紙質文件作為信息的主要載體，檔案管理需要很多的存放空間以及工作人員。因此，為了簡化檔案管理模式，提高檔案管理效率，信息系統被應用到檔案管理中去。檔案管理信息化引起了檔案管理工作的一場徹底變革，原本的紙質檔案被電子檔案所取代，用于存放檔案的檔案室也被幾臺電子計算機替換。原本需要大量人力資源進行集中收集、整理、存放、管理的工作也可以根據計算機信息系統（即MIS）輕松地進行自動分類管理與保存。

二、信息系統在檔案管理中的應用

（一）提高檔案管理的工作效率。檔案的管理主要分為收集、整理、歸納、查詢這四項工作。信息系統在檔案管理中應用之后，給這思想工作帶來的本質上的變革，打破了原有的管理模式，從而在根本上提高了管理質量與管理效率。檔案信息的收集與整理是檔案管理工作的基礎，是實行檔案管理信息化的根本。因此，在收集信息的過程中，檔案管理工作人員應該具有較強的信息收集能力。同時，檔案的收集工作是檔案管理過程中最為復雜的一個環節。管理者需要將收集到的信息準確無誤的輸入進電子計算機，只有準確的完成這一任務，檔案管理工作才能夠順利無誤的展開。在將檔案信息準確無誤的輸入進電子計算機之后，檔案信息的整理與歸納工作正式展開。需要注意的是，已錄入進計算機的檔案信息中存在著許多不完善之處，需要管理人員在歸納的過程中逐步進行完善。通過編寫計算機程序，實現檔案信息的分類與加工，將龐大的信息進行有序的整理。信息技術應用于檔案管理的最終目的就在于可以輕松的通過輸入關鍵字進行檔案內容的檢索、查詢并提取。

（二）加強檔案信息的安全性。檔案信息是一個單位發展的重要資源，對于單位未來的發展有著很關鍵的借鑒以及參考價值。因此，如何將重要的檔案信息資源進行妥善保管成為了檔案管理著研究的重點課題。而信息系統的出現很好地解決了這一問題，信息系統能夠通過網絡將檔案信息資源進行上傳，通過建立網絡電子數據信息檔案資料庫，可以使需要檔案信息的人通過網絡進行閱覽與下載，同時通過網絡服務器加密等方式賦予特定人群訪問權限，是登錄人員在訪問過程中需要使用密碼驗證身份。原有的管理模式存在著許多不安全因素，如突發的災害、火災、水災等都會造成檔案資源無法彌補的損失。使用信息新通知后，利用網絡實現檔案信息傳輸與共享已經成為信息系統在檔案管理中的主要應用方向，極大地保證了檔案信息的安全性與可靠性。

（三）利用信息系統提高檔案管理質量。在信息系統應用到檔案管理中之后，在很大程度上提高了檔案管理的管理水平。首先，信息系統可以將各部門的工作統一起來。原本的管理模式的局限性在于，對于一些大型單位或企業，檔案的管理容易出現斷點，一旦出現問題，檢查漏洞的工作會變得十分繁瑣。信息系統應用到檔案管理中去之后，利用互聯網、局域網等方式實現了檔案信息的及時更新，保證檔案資料的更新進度，減少工作漏洞。另外，無紙化的檔案管理模式還能夠在一定程度上節約管理空間，改變原有紙質檔案管理的堆放問題，一旦出現需要銷毀的檔案，管理人員只需在計算機上操作即可，較少了污染與浪費，實現了檔案管理的可持續發展。

三、檔案管理信息系統未來的發展趨勢

通過以上論點的探討我們可以很清楚的看出使用信息系統對檔案進行管理的必要性以及信息系統在檔案信息管理中應用的各個方面。隨著科學技術的不斷發展，未來的信息系統必然會變得更加高效與科學。下面本論點將具體討論未來檔案信息管理的發展趨勢。

（一）功能更加全面，實現辦公自動化。未來的信息系統檔案管理的發展肯定是一個全方面發展的趨勢。隨著信息技術的發展以及網絡的普及，檔案管理信息系統將會朝著更加專業、系統的方向進行開發。與此同時，適用于企業檔案管理、學校檔案管理、公共機構檔案管理的信息管理系統會被逐漸研制出來應用到各個領域的檔案管理工作中，再提供檔案管理的過程中，還會逐步將辦公自動化，不斷提高辦公效率與管理質量。

（二）檔案管理上升到知識管理。檔案管理所面臨的未來是知識經濟的未來，因此未來檔案信息管理系統在發展過程中也會有原來的單一檔案管理轉化為知識管理。將將檔案資源進行收集整理的過程中，收集者將會更加注重將檔案中的知識資源進行提取，將有效的知識資源通過信息系統進行共享，提高檔案的利用效率與實際效益。

四、結語

通過以上文章的分析與探討我們可以很清楚的看出信息系統在檔案管理中的應用以及未來信息系統在檔案管理中的發展趨勢。隨著科學技術的進一步發展，信息系統會逐漸應用到人們生產生活的各個領域，相信檔案管理也會隨著信息技術的發展變得更加便利。在信息化大趨勢的推進之下，未來信息檔案資源會以更高的效率進行資源的收集、分類、以及管理。在科技與經濟飛速發展的未來，信息化更成為了一種資源。相信隨著相關學者與研究人員的進一步努力與探索，更加科學高效的信息管理系統會被研制出來，不斷的應用到檔案信息管理系統之中。