實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

榮曉東

摘 要：精細(xì)化管理是全新的管理方向，是立足于科學(xué)管理，精準(zhǔn)，準(zhǔn)確，嚴(yán)謹(jǐn)，細(xì)致的一種管理理念。行政管理的精細(xì)化改進(jìn)實(shí)際上是一種特殊類型的管理形式。其主要目標(biāo)是使辦公室的行政工作水平得以全面提高。本文簡(jiǎn)述了辦公室行政管理精細(xì)化的思路以及當(dāng)前面臨的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出一些建議。

關(guān)鍵詞：辦公室行政；精細(xì)化管理；對(duì)策

引言

人力資源管理的一個(gè)重要部分就是優(yōu)秀的精細(xì)化管理。辦公室的精細(xì)化管理將是其未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)和方向。對(duì)于辦公室行政管理而言，采用精細(xì)化管理可以降低出差管理成本，發(fā)現(xiàn)行政管理問(wèn)題并制定有效的策略來(lái)解決這些問(wèn)題，繼而更好地實(shí)施辦公室行政管理。

1辦公室行政管理精細(xì)化的思路

1.1對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行劃分并細(xì)化

在許多單位中，辦公室經(jīng)常負(fù)責(zé)很多后勤和行政事務(wù)，并且大部分管理層專注于這兩個(gè)方面，其他管理事情列入到這兩方面當(dāng)中。這是由于考慮到勞動(dòng)力和成本的因素，但這使得管理層地位越來(lái)越分散和模糊，導(dǎo)致辦事處日常工作缺乏指導(dǎo)，管理內(nèi)容得不到銜接，變得更加無(wú)序和混亂。管理者是辦公室行政管理的總管家，需要充分發(fā)揮其職位的主導(dǎo)作用，對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化和量化的管理，但是現(xiàn)階段還遠(yuǎn)未達(dá)到精細(xì)化管理。因此，如果希望辦公室管理更加有序地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，則必須對(duì)管理進(jìn)行詳細(xì)的細(xì)化控制。細(xì)化是為了使某些工作更有條理、更符合邏輯，根據(jù)事物的特點(diǎn)，合理安排工作的主次，繼而為決策者提供更完整的信息。另外，精細(xì)化的管理還可以減少流水賬的出現(xiàn)，以確保整個(gè)工作的合理分配，各級(jí)勞動(dòng)的合理劃分，從而大大提高了工作效率。同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)更詳細(xì)的任務(wù)和工作進(jìn)行測(cè)量，將工作需要花費(fèi)的時(shí)間計(jì)算出來(lái)，進(jìn)行量化，將量化評(píng)估與精細(xì)化管理相結(jié)合，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理模式，從而可以量化所有工作，使工作管理更受控制。

1.2標(biāo)準(zhǔn)化與流程化

不僅可以規(guī)范和簡(jiǎn)化產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程，而且可以轉(zhuǎn)變辦公室管理的概念，使失調(diào)的工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。隨著現(xiàn)代管理觀念的轉(zhuǎn)變，越來(lái)越多的管理理念被所熟知，使辦公室工作人員明確各部分的工作流程，減少無(wú)序性、盲目性，讓所有的工作得到充分的銜接，建立一個(gè)更加科學(xué)、可靠的工作系統(tǒng)，使日常辦公管理形成一個(gè)更加科學(xué)化的基于流程控制的管理系統(tǒng)，以便管理工作得到優(yōu)化，朝著精細(xì)化管理邁進(jìn)。

1.3對(duì)協(xié)同化意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化

辦公室是一個(gè)集體組織，每個(gè)組織都負(fù)責(zé)不同的工作內(nèi)容，并要求在集體力量的幫助下實(shí)現(xiàn)辦公室的精細(xì)化管理，顯然只依靠一個(gè)人無(wú)法實(shí)現(xiàn)良好的管理的，合作可以使工作分工更加有序和高效，減少忙亂。例如，在發(fā)送和接收文件時(shí)，從分發(fā)到存檔之中的每個(gè)環(huán)節(jié)都必須相互交流配合，以便使文件收發(fā)工作順利精準(zhǔn)的完成。因此，每個(gè)辦公室員工都應(yīng)該有一種合作協(xié)同意識(shí)，以提高管理的經(jīng)濟(jì)效益。監(jiān)控其辦公成本，同時(shí)要求員工具備一種成本控制的觀念，能夠在節(jié)省辦公室開支以外更方便地進(jìn)行管理。

2辦公室行政管理精細(xì)化現(xiàn)存的問(wèn)題

2.1有效的量化管理手段缺乏

隨著辦公室管理的精細(xì)化實(shí)施，缺乏有效的量化管理措施是影響管理有效性的主要因素。在辦公室的日常管理中，沒有具體量化的考核等方面的內(nèi)容，行政管理中各項(xiàng)任務(wù)得不到有效分配，反過(guò)來(lái)又影響了管理。另外，員工工作考核的內(nèi)容和實(shí)際工作內(nèi)容在日常行政管理上存在一定差異，這將導(dǎo)致員工工作脫節(jié)。由于定量評(píng)估和行政管理工作在制定一些指標(biāo)方面沒有依據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容，影響了某些指標(biāo)在工作中的實(shí)際實(shí)施。由于管理中沒有科學(xué)有效的量化管理方法，導(dǎo)致精細(xì)化管理效率低下，從而造成辦公室行政管理效率無(wú)法有效提高。

2.2精細(xì)化管理目標(biāo)缺乏

在辦公室行政管理中，有必要完善和明確精細(xì)化管理的目標(biāo)。在辦公室管理中，沒有績(jī)效考核體系，沒有明確和精確的管理目標(biāo)等，之后的管理會(huì)出現(xiàn)矛盾、相互推卸責(zé)任等問(wèn)題。實(shí)施精細(xì)化行政管理過(guò)程中，如果管理目標(biāo)不夠明確，會(huì)影響和限制精細(xì)化管理的實(shí)施。辦公室管理層沒有明確的評(píng)估體系和管理目標(biāo)，會(huì)影響管理職能的有效發(fā)揮，影響員工的工作效率，影響其責(zé)任感和歸屬感。目前，隨著辦公室的行政管理，缺乏完善的管理目標(biāo)將影響精細(xì)化管理的順利發(fā)展。

3實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的有效策略

3.1加強(qiáng)文化建設(shè)

經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員通常了解下屬的風(fēng)格和特點(diǎn)，并且很清楚他們最容易遇到的問(wèn)題。當(dāng)前的領(lǐng)導(dǎo)管理者應(yīng)該提倡放大抓小的概念，即從細(xì)節(jié)中展示管理成果，這對(duì)提高效益更有積極作用。“放大”是指管理團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人，必須完全放開所有下屬員工的責(zé)任范圍內(nèi)的所有工作。

3.2全面提高員工的素質(zhì)

精細(xì)化管理的引入對(duì)員工的知識(shí)、心理和技能提出了更高的要求。事實(shí)上，精細(xì)化管理的本質(zhì)更多的是對(duì)員工職業(yè)化的要求，通過(guò)提高員工工作的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，使之成為員工內(nèi)化的工作習(xí)慣。因此，為了深入實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，需要培養(yǎng)大量合格的專業(yè)人才，通過(guò)人才的專業(yè)化來(lái)實(shí)現(xiàn)管理流程的精細(xì)化、專業(yè)化和規(guī)范化。

3.3制度化管理的實(shí)施

要徹底實(shí)施辦公室行政的精細(xì)化管理，提供一個(gè)制度保障。對(duì)于相關(guān)行政管理工作，如財(cái)務(wù)、服務(wù)、薪酬等，所有工作都將發(fā)展成一個(gè)完整的流程，以提供詳細(xì)的工作項(xiàng)目的說(shuō)明。為了更好地推進(jìn)辦公室行政精細(xì)化管理，有必要為其提供一個(gè)完整、細(xì)致、系統(tǒng)的制度，為精細(xì)化管理提供依據(jù)和保障。根據(jù)工作系統(tǒng)和工作流程，才能保證辦公室行政工作的順利開展。

3.4完善行政管理的評(píng)價(jià)體系建設(shè)

行政管理的內(nèi)容主要分為上情下達(dá)和下情上達(dá)。因此，反饋效應(yīng)是這個(gè)過(guò)程中的關(guān)鍵。為了避免甚至消除精細(xì)化管理工作的實(shí)際情況與計(jì)劃情況有較大出入，必須依靠明確清晰、系統(tǒng)性的管理評(píng)估機(jī)制去保障精細(xì)化管理運(yùn)行，如果采用周期評(píng)估的方式，獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)懲制度等，能夠最大限度地調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性。同時(shí)，應(yīng)該注意的是，單位必須不斷推進(jìn)精確化管理，才能使管理更加有效。因此，也可以根據(jù)具體條件為員工進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)行考核，以考核結(jié)果調(diào)動(dòng)員工崗位，從而使更多的人才能夠在更大的平臺(tái)上得到發(fā)展。

3.5運(yùn)用科學(xué)理論和方法指導(dǎo)推動(dòng)實(shí)踐工作

為推動(dòng)辦公室行政管理工作的科學(xué)化、精細(xì)化發(fā)展，必須以科學(xué)理論為指導(dǎo)，不斷提高管理效能，管理層要認(rèn)真學(xué)習(xí)和運(yùn)用現(xiàn)代管理理論，掌握現(xiàn)代管理方法，拓展管理思路，運(yùn)用更現(xiàn)代化的管理技術(shù)。例如，要不斷改進(jìn)管理方法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室工作中的問(wèn)題和缺點(diǎn)，并針對(duì)性地進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)；學(xué)習(xí)零差錯(cuò)管理方法，在辦公室工作中堅(jiān)持零差錯(cuò)標(biāo)準(zhǔn)，使工作質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步提高。

結(jié)束語(yǔ)

辦公室的工作內(nèi)容繁多，責(zé)任重大。如果處理不當(dāng)，可能會(huì)發(fā)生各種情況，甚至?xí)?yán)重影響后續(xù)工作的正常運(yùn)行。辦公室工作的特點(diǎn)決定了它應(yīng)該走精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化的道路。同時(shí)，也應(yīng)建立正式的文檔接收、處理的標(biāo)準(zhǔn)化流程，并強(qiáng)調(diào)高品質(zhì)意識(shí)，以全面提高行政管理工作的精細(xì)化程度。

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