如何做好縣級供電公司檔案管理的思考

周桃花

摘 要：隨著電力的飛速發展和電力改革的不斷深化，檔案管理工作也隨著發生了變化，面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得尤為重要，論述如何做好縣級供電公司檔案管理工作，更深入了解并做好檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

供電企業中的檔案管理是對企業經營、生產、管理等方面活動的詳細記錄，能夠為企業的未來發展提供科學依據，對于企業管理有著重要的意義。為了能夠發揮檔案管理的重要作用，我們應探尋其中存在的問題，并提出解決措施。

一、我國縣級供電公司檔案管理現狀

隨著電網管理一體化進程不斷推進，如何提高自身基礎管理水平，成為了各個縣級供電公司亟待解決的問題。檔案管理工作作為企業基礎管理的重要組成部分，更加引起了縣級供電公司的重視。然而，只有首先找出問題所在，才能有的放矢，最終做好縣級供電公司的檔案管理工作，發揮其積極作用。

（1）檔案意識不強。檔案的經濟效益具有潛在性，它為企業創造的經濟效益和社會效益往往無法在當年體現，常常是間接或若干年后開始逐漸顯現。因此，檔案工作在一定程度上很難得到領導的重視與認可。對檔案的重視程度又直接影響到檔案機構的設置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設施的配置以及檔案制度的建立與執行。

（2）檔案管理制度不健全。多數縣級供電公司制定的檔案管理制度不夠健全，檔案未實行統一管理，有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規，檔案管理制度形同虛設，使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動狀態，造成文件資料堆積如山、丟失等現象。

（3）檔案人員待遇低、素質參差不齊。由于檔案人員待遇低，所以有些縣級供電公司配置的檔案員素質不高，如經常是將一些老弱病殘的放在檔案室，有如養老院或身兼數職。

（4）對企業信息化、現代化趨勢認識不足。有些縣級供電公司領導不能充分認識檔案數字化和管理現代化的緊迫性，對企業利用數字檔案信息技術可以及時將所需信息進行加工、處理、分析，快速反映，提出應變辦法，從而提高企業經濟效益相關知識知之甚少，致使數字檔案資源管理信息系統在縣級供電公司投入使用3年，仍有部分公司沒有發揮數字檔案的作用，造成檔案管理水平嚴重滯后。

（5）各項規章制度及標準執行不到位。每到檢查工作發現問題，追其根源才發現原因為人員對標準制度的學習不到位，理解不透徹。標準制度成了擺在桌子上的擺設。

二、如何加強縣級供電企業檔案管理的認識

2.1.強化領導對檔案管理的重視程度。

領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。提高宣傳力度，引起領導、員工對檔案工作的重視，提高管檔、用檔意識；成立“檔案管理網絡機構”，由行政領導對檔案管理工作進行分管，從而使得檔案管理有了力度；要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。讓領導干部真正重視檔案工作的同時，還應加大投入，分配足夠合理的人力、財力資源，對檔案管理工作的資金投入會直接影響到檔案工作管理的現代化及科學化程度，及時解決好現實問題。

2.2.加強檔案管理培訓，提升檔案管理人員的綜合素質，建設完善的檔案人員網絡體系。

在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，電力檔案管理人員除了掌握歸檔和電力專業的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報等相關學科知識，在檔案管理工作中應具備有積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。在縣級企業設置專職檔案管理人員，在公司各部門設立兼職檔案管理人員，以每月為期收集本部門檔案資料，集中上交企業綜合檔案室，做到及時整理、及時歸檔，以便在今后的工作中查詢使用，在本全宗內形成一個檔案管理人員的網絡體系。縣級供電企業一般設置的是綜合檔案室，包括對文書、科技、聲像、榮譽實物、人事、會計等門類檔案的管理，這對檔案管理人員有了更高的要求，為適應新的形勢，專職檔案管理員應自覺學習相關的法律法規、學習電力工程檔案相關的政策、規定，深入到各部門學習了解相關的業務知識；對兼職檔案員應加大檔案的宣傳力度，增強員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業資產的理念。要提高檔案管理人員的素質，最主要的途徑是加強培訓學習。所以企業必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育、進修學習等方式全面提高檔案管理人員提高業務能力和知識水平。根據各縣級供電企業檔案專兼職人員的構成狀況和崗位工作的實際需要，每年至少進行一次檔案管理人員培訓，以分崗位、按專題培訓為主。教育培訓形式應從以講授式培訓為主，逐步轉變為以案例式、體驗式、研討式、互動式培訓為主。

2.3.加強檔案收集工作，保證檔案資料收集的完整性。

檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，檔案管理人員應提高工作主動性，主動催交，利用檔案人員網絡體系，專兼職檔案人員深入在企業各方面工作中，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過網絡做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

三、完善供電企業檔案管理工作的幾點建議

（1）檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

（2）經過研究，一個主動完成工作的人與被動接受工作的人相比較，工作效率前者是后者2倍，完成結果也是大不相同。主動就是不用別人告訴你，你就能出色地完成工作。次之，就是別人告訴你一次，你就能去做，再次之，就是別人告訴了他們兩次，他們才會去做，更次之，就是有些人只有在形勢所迫時才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，讓各管理人員發揮積極主動性，變“要我做”為“我要做”。在上下同一標準指導下，通過對檔案管理工作不斷創新使得檔案管理工作科學化、規范化。

（3）所有的標準制度都有，但執行的力度卻不盡理想。如果對公司下發的標準制度不認真進行學習思考，依然按照老習慣老辦法在做工作。公司下發的檔案管理制度已非常全面，但做好檔案管理工作，不僅僅需要專職檔案人員來執行這些制度及標準，更多層面還需要全體員工執行及配合才能達到管理的閉環。管理制度、標準的執行具有“強制性”的特點，要執行達到閉環，需要動用行政手段，將檔案管理徹實列入績效考核條款是保證執行的方法之一，再次就是專職檔案人員要嚴格按照制度執行，對違反標準制度的人員不當“老好人”，通過考核來規范公司人員的檔案工作行為，最終使得全公司人員自覺并習慣各類檔案管理工作標準制度的執行，使得全公司檔案管理工作具有良性循環的氛圍。

（4）在檔案管理過程中，迎難而上，逐步向信息化、科學化邁進，進一步加強檔案的利用，創新利用的方式以達到資源共享的目的，使之與公司整個層面的管理形成合力。

四、結束語

總之，只有做好縣級供電公司檔案管理工作，才能從整體上推進電網管理工作一體化的進程。因此，縣級供電公司應及時總結自身在檔案管理工作中存在的問題，總結經驗教訓，并有針對性的采取有效措施，改進管理方式，做好本公司的檔案管理工作，發揮其應有的積極作用。

參考文獻：

[1]王麗霞.淺述如何做好供電企業的檔案數字化管理[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2014，06：55-56.

[2]袁雪霞.淺述縣級供電企業檔案管理發展策略[J].黑龍江檔案，2011，06：69.