基層人力資源和社會保障部門的檔案管理

張英

摘 要：人事檔案管理工作是人力資源和社會保障局工作的重要組成部分，將人事檔案管理工作信息收集全面，不僅可以加強對現有職員的管理，還可以提高單位的人力資源合理配置率。但是目前的人事檔案管理工作相對較為混亂，嚴重制約著人力資源和社會保障局管理改革的進程，因此必須要改變以往的人事檔案管理的模式，打破員工被動性調遣現狀，充分發揮人的能動性，建立合理的人事檔案管理制度。本文對基層人力資源和社會保障部門的檔案管理進行分析。

關鍵詞：人力資源和社會保障部門；檔案管理；措施

人力資源和社會保障局的檔案管理工作承擔著檔案管理以及提供服務等重要工作，但是由于檔案管理工作內容的單一化和管理方法的傳統化導致人事檔案管理無法取得行之有效的進展。其次檔案管理工作人員重視度不高以及信息技術水平較低亦導致人事檔案管理工作無法有序的開展；因此需要建立科學的人事檔案管理制度，提高工作人員的綜合素質，才能夠提高新時期背景下人力資源和社會保障局的人事檔案管理水平。

1人力資源和社會保障局檔案管理的價值

檔案管理工作從國家層面來說，是國家秩序有效開展的基本工作內容，為社會各項工作開展提供有效的人力資源保障。同時也對民生發展、黨與國家的事業、社會穩定起著重要的保障作用。從個人角度而言，檔案管理相關工作與企事業單位員工個人的職位晉升，農民就業、學生發展等起到一定輔助作用。隨著我國人事制度的不斷改革變化，經濟的快速的發展，相關檔案管理工作也逐步受到重視與升級，在檔案管理的人員與技術上逐步的專業化與高科技化，同時也對相關從業人員來說提出了更多的挑戰，但是對于民眾而言提供了更多的便捷性。

2人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題

雖然我國縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲借閱等方面出臺了一些制度，但從實踐來看也還存在一定的問題，表現在制度體系不完備、檔案收集不完整、管理人員素質有待提升等方面。

2.1檔案管理制度體系不完備

制度是規范化管理的基礎，只有制度完備才能做到管理規范。首先，制度細化不夠，人力資源和社會保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導性的文件，如明確崗位職責等，但對于具體如何管理、如何規范缺乏細化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實化不夠，現行的制度宏觀性較強，但缺乏具體的、針對崗位特征的規定，導致文書檔案管理中缺乏指導實踐的制度。

2.2檔案收集不完整

在檔案收集整理中會存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實際的檔案資料收集整理中無法有效做到細致全面，進而導致部分資料被遺漏或者損毀，對檔案的完整性構成損害，降低了檔案管理的實際價值，甚至因此引發一定服務糾紛。例如在靈活就業人員或者自由職業者，在參保后檔案沒有得到及時的建檔或者不能及時有效的歸檔，進而導致跨年度移交與歸檔相關工作存在問題，具體資料查詢存在困難。或者部分單位為了能夠方便的做到治療查詢，相關經辦人沒有及時的移交相關材料，進而導致具有較高價值的原版材料分散在業務承辦部門中，甚至在個人手中。這種做法只是在個人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價值，對后續檔案使用造成影響。

2.3工作人員綜合素質偏低

相關檔案管理人員一般并不屬于專業知識結構人員，因此對于檔案管理并不具有專業的知識儲備。而相關工作中，一般尊崇以老帶新的操作模式，并沒有系統規范的培訓與招聘管理，進而導致人員無法有效的達到檔案相關管理工作的標準性與高效性，嚴重制約了檔案管理的實際作用發揮。對于人員工作而言，也缺乏嚴格的考評制度，缺乏應有的工作監督與促進作用。

3人力資源和社會保障局檔案管理有效措施

3.1注重人員隊伍建設

在檔案管理工作上需要較大程度的人力操作支持，無論是采用傳統的紙質檔案管理模式，還是采用現代化的數字化數據庫管理方法，都需要專業素養的工作人員做有效的操作支持，同時也需要管理人員具有前瞻性的管理理念，及時更新檔案管理方法，促進檔案管理工作與時俱進。因此，首先需要注重人員專業性的納入。要在人員招聘引進上更多的傾向于專業對口，保證工作人員有專業的工作經驗或者專業知識結構支持，確保在思想上與技能上都能夠勝任相關工作。同時要注重人員的培訓管理，采用分級培訓制度，依據不同崗位、不同級別情況做對應的培訓課程安排，務必達到培訓課程的有效性，避免籠統一刀切。同時鼓勵員工積極進修深造，促使員工在綜合素養上不斷提升，同時開闊眼界促進實際工作的有效創新改良。為了鼓勵員工積極提升自身專業業務能力，可以進行一定的獎勵制度，讓員工有更為積極的進取精神。

3.2加強檔案規范化管理設施建設

首先，要積極購買檔案編碼、掃描等所需要的設備，人力資源和社會保障部門要充分發揮編碼技術的作用，通過購買相應的設備對裝訂成冊的檔案進行編碼，以便于規范化管理。此外，如果還需要推進檔案管理的“數字化”，則還要購買掃描等相關的設備，以便將各種文書檔案轉變為計算機系統能夠識別、存儲的文件。其次，要積極開發檔案信息化管理系統，人力資源和社會保障部門要通過與軟件開發商合作開發相應的管理系統，對文書檔案進行存儲，以提高管理能力和水平，達到規范化管理的目標。

3.3注重人才培養

要注重人才培養，準確的尋找對口人才，不僅在專業上對口，滿足實際工作技能所需，同時也需要掌握工作人員心態，積極尋找具有穩定性與長久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業素養培訓，同時要做好對應的思想教育，提升工作人員工作積極性與責任心。積極的建立工作創新機制，讓工作人員對日常工作所存在的問題做有效的反饋，同時征集對應的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時俱進。尤其是一線工作人員，對于檔案管理工作有更為深刻的體會，其所提出的管理意見具有較大的實際價值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優秀單位學習，學習其技術與整體團隊建設的方法，有效的服務于本單位，促進本單位管理更加的科學規范化，同時符合工作人員實際所需，展開人性化管理，促進人才的穩定性，讓工作人員對相關工作具有更高的忠誠度。

結束語：

新時代人力資源和社會保障局檔案管理需要充分的了解時代發展特點，充分運用時代管理先進技術，促使檔案管理工作與時俱進，有效的提供檔案管理工作人員更便捷高效的管理效果，同時也為民眾與相關機構人員提供更便捷的檔案信息查閱與使用效果。其中尤其需要注重技術層面的改良，同時積極的做好檔案管理思維模式與理念的轉換，要積極符合時代發展需要，逐步改良滯后的管理理念與管理模式。

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