基于檔案數字化建設與企業檔案管理研究

曲秀婷

摘 要：信息技術的廣泛普及給檔案數字化建設提供了機會，同時也提出了一定的挑戰。本文主要分析討論檔案數字化建設與企業檔案管理研究，以謀求企業更好的發展。

關鍵詞：企業；檔案管理；數字化

1 檔案管理工作的現狀及問題分析

1.1 檔案管理模式

檔案是信息的載體，用于記錄企業發展的資料文件，所謂的檔案的管理，實際上就是資料的分類保存歸納，所以，這項工作較為繁瑣，需要消耗大量的人力物力財力。隨著當今社會信息技術的快速發展，檔案管理的模式仍有些落后，一些企業和組織仍然存在手工管理的方式， 這不利于檔案管理工作效率的提高，而且容易出現錯誤的幾率較大，企業對檔案管理工作的計劃容易存在誤差，對企業經濟發展產生不良影響。

1.2 工作規劃存在不足

在如今企業組織的檔案信息化建設過程中， 缺乏整體性的概念，大都采用由局部到整體的方式，因而使得管理各個檔案的部門無法進行有效的溝通實現統一， 企業組織各個系統不協調統一可能會阻礙企業經濟的發展。

1.3 數字化的管理問題

面對數字化管理問題的不足，存在以下幾個方面的問題。

①數字檔案管理系統和辦公系統的不兼容給歸檔工作帶來了問題。因為不兼容的原因，常常導致辦公系統生成的文件格式需要進行轉格式處理。②電子檔案和紙質檔案同時存在的導致了很大的資源浪費。一些企業沒有正確的認識和對系統的把握，對數字化檔案不能接受。為了緊跟時代的潮流，在建設數字化檔案之后又對檔案進行了一遍紙質的歸納總結處理，相當于浪費了時間和人力資源， 對檔案數字化建設起到了不良作用。③數字檔案化意識不夠強，導致存在的便捷資源得不到合理的使用。一些企業組織對數字化檔案意識薄弱，沒有意識到數字化檔案的便捷， 經常因為缺乏紙質檔案而放棄對資源的使用。④數字化檔案可以對隨時修改信息，動態的保存檔案，相對于紙質檔案而言，保存的時間更長，與時俱進性能比紙質優良。

2 檔案數字化的操作方法和利用

2.1 優化資源配置

檔案數字化建設需要投入， 特別是建設初期軟硬件配置投入所需較大， 建成之后需要一定的運行成本。根據具體情況，對專業人員的分工進行合理配置，建立檔案專業人員，數字專業人員，計算機和掃描設備的專業人員操控，提高檔案數字化建設的性價比，做到投入少產出多的高效率建設。

2.2 建設專題數據庫

為了多功能全方面的建設，可以建設專題數據庫。館藏檔案目錄僅僅依靠目錄數據庫檢索可能使得工作效率較低，不能及時解決所有檢索問題。為了滿足客觀需求，對專門的問題檔案有集中的需求是經常發生的事情， 建立專題數據庫是檔案館與時俱進的重要一方面， 也是充分凸顯檔案數字化特點的機會。著重注意以下幾個方面：①依據館藏檔案內容確定專題的分類處理。②依據需求分期進行專題數據庫的建設。③根據文件內容和檢索需要的不同分別設置不同的專題數據庫。

2.3 建立全文數據庫

為了滿足客觀需求，建立全文數據勢在必行。通過多年檔案利用統計率的分析，優先建立全文數字化檔案全宗、年代。在網絡中，在文件級目錄的的基礎上同步進行檔案的開放、存儲、鑒定、篩選進而形成和文件目錄一一對應的全文數據庫，并且保證數字化的真實準確性。

2.4 數字化檔案利用服務工程

數字化檔案利用服務工程以促進檔案數字化建設為目的，以各個網絡服務為平臺，通過建設安全管理制度，網絡運行制度，數據管理工作人員，提供數據人員等形成責任網絡，從而保證檔案數字化的嚴謹合理性。

（1）在局域網上的應用。在局域網內，檔案成果數據庫對所有接待工作人員都有檢索權限， 對只進行目錄數字化的檔案實行現用現掃描全文的方式使之達到全文數字化的檔案一樣的效果，利用電子計算機技術實現數字化檔案。數字化檔案得到了法律的支持和認可， 為檔案館參與電子政務提供了新方式。

（2）在互聯網上應用。在CA 證書的安全保證下，在互聯網方面應用。不但實現了領導遠程數據上傳的審批，主要是開展開放檔案遠程查詢、下載、打印。特別是把CA 證書發給立檔單位或使用單位檔案室， 為CA 用戶遠程提供檔案證明和數字化檔案法律效力的體現，減少異地現場查詢的不便。

3 檔案數字化建設與企業檔案管理方法

3.1 建立檔案數字化的保護系統

構建檔案數字化系統以后也要有一定的維護意識， 建立一個相應完善的保護系統。一旦檔案信息的數字化沒有一個統一的標準，在實際使用過程中會出現很多麻煩。例如：數據沒有辦法傳輸，資源不能共享等。因此，能否建立完善的檔案數字化保護系統對檔案數字化建設至關重要。檔案數字化建設保護機制一般包含以下幾種類型：組織、運行、管理機制；人力、財力、物力、技術的支持；其它機制的保障。

3.2 制定科學嚴謹的計劃

構建數字化檔案的過程中， 最重要的是要有一個科學嚴謹的目標。在實施的過程中，一旦發現目標不合理，及時的進行更改調整。錯誤的目標可能會導致檔案完成之后使用過程中并不適用于企業的實際應用。在最初建立檔案數字化過程中，可以成立專門的研究小組，根據當今的企業現狀和未來可能的發展趨勢進行討論，最終制定出一個合理的目標。

3.3 加快檔案數字化建設，實現資源共享

首先， 要按照科學的原則逐步的推進檔案數字化建設工作，制定合理的工作計劃，并且對監督工作力度不能松懈，保證檔案數字化的實現。此外，在滿足人們日常生活需求的條件之下制作一套完善的檔案目錄， 建立一套合理的目錄有利于信息之間的協調統一，給信息的生成、協調、使用提供了方便。可以按照工作的難易先后程度實施對檔案目錄工作的開展，制定目錄的過程中，要注意檔案管理職責機制的內容，合理分工，采用條框結合的方式，保證檔案的與時俱進，進一步促進檔案工作的發展。

3.4 優化檔案的管理模式

由于檔案管理模式和機制并不完善， 所以想要改變這一現狀就要先建立一套完善的數字化管理模式和管理機制。這是檔案數字化實施的第一步。目前一些企業已經具備一套完善的機制和模式，是得工作流程更加規范。在選用人才方面，招聘過程中選用具備一定的專業素養的人勝任這個崗位。企業可以為正在企業工作的老員工進行定期的專業培訓工作，加強他們的技能。同時， 對于新加入的員工進行實際操作培訓，他們雖然擁有一定的理論基礎，但是并沒有和實踐完美的結合，因此對于不同的員工要有不同的培訓方案。

4 檔案數字化較之前紙質檔案的優點

4.1 提高經濟效益

在過去企業組織一般使用的多為紙質檔案， 不僅工作人員的工作量較大， 而且極易出現失誤， 導致管理成本大大增加。但是以數字化為基礎的檔案改善了這一缺點，不僅節省了保管存儲費用和空間，而且使用查用起來也更加快捷便利，避免了人力財力的浪費。

4.2 提高辦公效率

數字化的檔案可以使資料進行及時的歸檔并且能做到盡快的提取。在一些部門里面，對于資料的提取要有一定的及時性和準確性方便為領導的決策作出幫助作用。同時，檔案的數字化處理會給我們查找檔案提供很大的便捷， 真正的讓工作人員做到足不出戶就可以知道大量信息。因為信息的流通，數字化檔案成為了“無墻界檔案”。檔案庫也從實體變成了虛擬檔案文庫。

4.3 增強檔案原件的保護

把傳統的紙質檔案轉變成數字化電子檔案之后， 檔案的

使用將變得更加安全。尤其對于歷史比較久的檔案，數字化檔

案實現以后絕對是對其最有效的保護。除此之外，數字化檔案

的實現防止了部分檔案被篡改的情況發生。

5 結束語

總之，檔案數字化是信息時代的挑戰，也是機遇。大量的紙質檔案變成數字化檔案大大提高了工作效率， 給我們提供了便捷，減少了工作人員的工作負擔和企業的成本支出。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[2]朱鳳云.某投資管理企業數字化檔案管理系統的設計與實[D].電子科技大學，2014.