電力基建項(xiàng)目檔案歸檔難度與對(duì)策研究

劉杏

摘 要： 本文主要針對(duì)電力企業(yè)的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，并且提出在信息化時(shí)代背景下電力企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理策略，對(duì)電力基建檔案歸檔問(wèn)題進(jìn)行解決，旨在提高電力企業(yè)基建檔案管理水平，促進(jìn)我國(guó)電力事業(yè)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 電力企業(yè)；基建項(xiàng)目檔案；檔案管理；歸檔

引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展水平不斷提高，電力行業(yè)的發(fā)展也越來(lái)越迅速，電力基建項(xiàng)目越來(lái)越多，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)項(xiàng)目的規(guī)范化管理，必須要開(kāi)展基建項(xiàng)目檔案的合理管理，對(duì)基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效歸檔，管理，從而不斷提高基建項(xiàng)目檔案管理水平。當(dāng)前我國(guó)電力基建項(xiàng)目檔案管理還存在較多問(wèn)題，尤其是在檔案歸檔過(guò)程中，檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案的管理難度較大，檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題較多。對(duì)此，必須要不斷完善基建項(xiàng)目檔案管理制度，促進(jìn)基建檔案資源管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)各類基建項(xiàng)目進(jìn)行分類，從而對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行高效管理。

一、電力基建項(xiàng)目檔案歸檔的重要性

如今我國(guó)電力事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，電力項(xiàng)目建設(shè)水平不斷提升，而且項(xiàng)目的內(nèi)容也越來(lái)越多，基建項(xiàng)目檔案越來(lái)越多，在信息化時(shí)代背景下，轉(zhuǎn)變基建項(xiàng)目檔案管理模式是電力企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)講，基建項(xiàng)目較多，不同的項(xiàng)目?jī)?nèi)容不相同，基建項(xiàng)目檔案歸檔的重要性主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：第一，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理地分類，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)基建項(xiàng)目的規(guī)范化管理，必須要對(duì)各種基建項(xiàng)目的檔案資源進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，比如輸電線路設(shè)備的建設(shè)歸為一類、對(duì)材料設(shè)備的采購(gòu)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，對(duì)不同的檔案進(jìn)行歸檔，可以提高檔案利用水平，使得各種檔案內(nèi)容一目了然，有助于企業(yè)管理人員更好地了解企業(yè)基建項(xiàng)目的發(fā)展情況，各種成本支出情況。第二，確保檔案完整性。檔案及時(shí)歸檔可以確保檔案的內(nèi)容更完整，對(duì)于檔案建設(shè)過(guò)程中的一些具體問(wèn)題而言，也可以通過(guò)歸檔及時(shí)解決，比如檔案內(nèi)容缺失、檔案信息資源不準(zhǔn)確等，都是由于歸檔不及時(shí)、不規(guī)范造成的，進(jìn)行規(guī)范化的歸檔處理，可以有效地提高檔案管理水平，使得電力基建項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量得到提升。

二、電力企業(yè)基建項(xiàng)目檔案歸檔管理難度

（一）檔案歸檔管理規(guī)范化程度不高

檔案歸檔管理是電力企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)，也是開(kāi)展檔案管理的重要步驟，當(dāng)收集到檔案資源之后，必須要對(duì)檔案資源進(jìn)行歸檔整理。但是由于傳統(tǒng)管理理念的影響，使得很多電力企業(yè)檔案歸檔管理人員在工作過(guò)程中認(rèn)識(shí)不到位，在開(kāi)展檔案歸檔管理的時(shí)候沒(méi)有按照規(guī)章制度對(duì)各種檔案信息進(jìn)行收集整理和處理，檔案歸檔管理不夠規(guī)范。

（二）檔案管理人員水平不高

由于傳統(tǒng)管理體制的限制，使得電力企業(yè)的檔案工作受到的重視程度不高，檔案管理工作可有可無(wú)，而且檔案管理人員沒(méi)有危機(jī)意識(shí)，在工作過(guò)程中對(duì)各種新技術(shù)的學(xué)習(xí)也不夠，電力企業(yè)的檔案管理人員沒(méi)有積極加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，工作過(guò)程中的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，因此在進(jìn)行檔案歸檔的時(shí)候出現(xiàn)了一些疏忽和問(wèn)題。另外，在基建檔案歸檔過(guò)程中，參與的人員較多，不同的人員對(duì)檔案工作的了解程度不夠高，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不規(guī)范。

（三）電力企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理信息化水平不高

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于電力企業(yè)的快速改革與發(fā)展也產(chǎn)生了重要的促進(jìn)作用，電力企業(yè)的基建項(xiàng)目越來(lái)越多，為了提高檔案管理水平，對(duì)各類檔案進(jìn)行迅速歸檔，必須要提高檔案管理的信息化水平，將很多先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)等都引入到管理過(guò)程中，比如在檔案歸檔管理過(guò)程中也開(kāi)展技術(shù)創(chuàng)新，但是由于管理人員的綜合能力水平問(wèn)題，電力企業(yè)在檔案歸檔管理過(guò)程中對(duì)這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用不到位，缺乏應(yīng)用，而且電力企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置比較混亂，在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)較多的檔案丟失現(xiàn)象。

（四）檔案管理過(guò)程中缺少檢查工作

電力基建檔案是對(duì)電力基建項(xiàng)目工程的全面真實(shí)的記錄，也是電力基建項(xiàng)目管理過(guò)程中的基礎(chǔ)性工作，具有十分重要的作用。因此在電力企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必須要對(duì)電力基建檔案進(jìn)行合理歸檔，保障電力基建檔案的質(zhì)量良好、完整度高，才能真正發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。在進(jìn)行歸檔的時(shí)候必須要對(duì)檔案資源的內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保檔案的內(nèi)容完整、真實(shí)、有效，當(dāng)前有的檔案管理人員在工作中沒(méi)有及時(shí)做好各種檔案信息資源的檢查，因此導(dǎo)致很多檔案的內(nèi)容不規(guī)范，質(zhì)量不高，甚至出現(xiàn)信息不完整的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)電力基建項(xiàng)目檔案歸檔管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)基建項(xiàng)目檔案制度的完善

首先，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人必須要重視電力企業(yè)檔案資源管理工作，將檔案歸檔管理能力提到議事日程上來(lái)，重視檔案歸檔管理能力，在單位內(nèi)部建立完善的檔案歸檔管理組織結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化檔案歸檔管理部門(mén)的責(zé)任，加強(qiáng)檔案歸檔管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的聯(lián)系與溝通，在單位內(nèi)部實(shí)施檔案統(tǒng)一管理。其次，設(shè)立科學(xué)的管理結(jié)構(gòu)。在信息化背景下，基建項(xiàng)目檔案成為檔案資源的主要形式，基建項(xiàng)目檔案的出現(xiàn)為檔案工作帶來(lái)了便利，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。為了對(duì)檔案歸檔管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，可以將檔案歸檔管理部門(mén)分為若干個(gè)小的部門(mén)，每一個(gè)小的部門(mén)都應(yīng)該要分清自己的職責(zé)所在，明確單位檔案歸檔管理的目標(biāo)和要求，在單位內(nèi)部開(kāi)展統(tǒng)一的管理。比如檔案的收集小組主要負(fù)責(zé)檔案資源的收集和整理，歸檔小組主要負(fù)責(zé)檔案的歸檔處理，檔案分析利用小組則主要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分析，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展情況以及各種基建項(xiàng)目的建設(shè)開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)挖掘，為企業(yè)的基建項(xiàng)目發(fā)展提供更多支持。

（二）提高檔案歸檔管理技術(shù)水平

在信息技術(shù)時(shí)代，管理信息化成為電力企業(yè)檔案歸檔管理的一個(gè)必然趨勢(shì)，而且在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，電力企業(yè)的其他部門(mén)也會(huì)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，開(kāi)展信息化管理。為了順應(yīng)時(shí)代的特征，在檔案歸檔管理過(guò)程中要不斷研究信息化管理方法，必須要不斷提高檔案歸檔水平，對(duì)于檔案歸檔過(guò)程中的各種技術(shù)難題進(jìn)行解決。比如在進(jìn)行歸檔的時(shí)候，要對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、類型、名稱等進(jìn)行確定，從而使得檔案更加規(guī)范，技術(shù)人員也可以根據(jù)不同的檔案管理要求對(duì)檔案資源進(jìn)行分類和存儲(chǔ)。在信息化技術(shù)不斷應(yīng)用的過(guò)程中，應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)的提升，利用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理，例如首先編制好對(duì)應(yīng)的檔案管理程序，將基建項(xiàng)目的相關(guān)文檔輸入到檔案管理信息系統(tǒng)中，根據(jù)基建項(xiàng)目檔案內(nèi)容的關(guān)鍵詞，對(duì)檔案進(jìn)行分類和存儲(chǔ)。另外，要利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的強(qiáng)大信息數(shù)據(jù)分析、處理以及檢索能力，對(duì)電子信息化檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行檢查，確保檔案內(nèi)容沒(méi)有疏漏，完整地記錄基建項(xiàng)目的具體情況。

（三）提高檔案管理人員的意識(shí)、素質(zhì)

現(xiàn)階段很多電力基建項(xiàng)目檔案的內(nèi)容不完整、不規(guī)范，主要是由于電力企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和素質(zhì)不高，因此在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候出現(xiàn)了一些錯(cuò)誤，沒(méi)有及時(shí)解決解決和糾正。因此在檔案管理過(guò)程中，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，電力企業(yè)必須要充分意識(shí)到檔案歸檔對(duì)檔案工作的重要性，培養(yǎng)檔案管理人員形成良好的責(zé)任意識(shí)和使命意識(shí)，對(duì)自己的責(zé)任進(jìn)行明確，繼而采取積極的應(yīng)對(duì)策略來(lái)加強(qiáng)完善電力基建項(xiàng)目的檔案管理工作。在工作過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)各種檔案信息資源的檢查，確保基建檔案內(nèi)容正確、真實(shí)、完整、無(wú)誤，經(jīng)過(guò)核對(duì)之后才可以上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中的，供相關(guān)部門(mén)使用。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基建檔案管理是電力企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重點(diǎn)內(nèi)容，在電力企業(yè)工作中要加強(qiáng)對(duì)檔案歸檔管理的重視，提高檔案歸檔管理水平?；n案歸檔是檔案管理的重要內(nèi)容，在檔案歸檔管理過(guò)程中必須要進(jìn)一步完善歸檔管理制度，提高檔案管理人員的綜合能力水平，使得檔案更規(guī)范。

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