淺談醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作

夏澤良

摘 要：醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展具有重要意義，開(kāi)發(fā)利用醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)區(qū)分輕重緩急，將醫(yī)療檔案的開(kāi)發(fā)利用放在首位，其他檔案緊隨其后相繼有序展開(kāi)。為確保醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作順利進(jìn)行，需要醫(yī)院給予組織、制度和技術(shù)保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；開(kāi)發(fā)利用；保障

一、醫(yī)院檔案涵蓋內(nèi)容

醫(yī)院檔案包括文書(shū)、人事、基建、會(huì)計(jì)、科研、設(shè)備和病歷檔案等七大類，是醫(yī)院在日常行政工作、醫(yī)治病患、進(jìn)行教學(xué)和科研等各項(xiàng)事務(wù)中形成的原始信息記錄。醫(yī)院檔案具有多樣性的特點(diǎn)。除了文書(shū)、人事、會(huì)計(jì)、基建檔案等常見(jiàn)的檔案類型，還包括具有行業(yè)特色的病歷檔案、科研檔案、設(shè)備檔案。病歷檔案簡(jiǎn)稱病案，又稱病歷，是醫(yī)務(wù)人員對(duì)病人疾病診斷治療過(guò)程所形成的原始記錄，是臨床進(jìn)行科學(xué)診斷治療的重要參考材料。醫(yī)院最主要的業(yè)務(wù)是看診醫(yī)治病患，對(duì)患者的病情記錄是從始至終的，即患者第一次到醫(yī)院看診時(shí)就建立個(gè)人的病歷檔案，直到治愈為止，根據(jù)患者的就診情況增添病歷信息，并對(duì)病歷信息作永久存儲(chǔ)；醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究工作的過(guò)程中形成的各種載體、各種形式的原始信息記錄就是科研檔案，包括各種各樣的科研項(xiàng)目資料。隨著技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院早已使用先進(jìn)的診療設(shè)備作為輔助手段診治疾病，一旦設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題將影響診療工作的順利進(jìn)行，所以給每個(gè)設(shè)備建立檔案很有必要。設(shè)備檔案包括采購(gòu)責(zé)任人、供應(yīng)商、設(shè)備的使用說(shuō)明、設(shè)備結(jié)構(gòu)資料、使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題說(shuō)明及維修情況、檢修情況等。

二、醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作的重要性

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用包括兩個(gè)方面：一是開(kāi)發(fā)，即將檔案資源中蘊(yùn)含的各種價(jià)值予以揭示，獲取較為系統(tǒng)集中或有特殊價(jià)值的檔案信息；二是利用，即及時(shí)、有效地為檔案用戶或社會(huì)提供所需要的檔案信息。雖然醫(yī)院檔案資源豐富多樣，但是目前醫(yī)院檔案工作的重點(diǎn)還是收集和保管，開(kāi)發(fā)利用工作有所缺失，表現(xiàn)在：一是不重視醫(yī)院檔案的整體開(kāi)發(fā)利用工作，較少將醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用工作納入醫(yī)院工作計(jì)劃；二是開(kāi)發(fā)利用工作有所偏頗，存在極端做法，即很重視某一部分檔案的開(kāi)發(fā)利用卻完全不理會(huì)另一部分檔案的開(kāi)發(fā)利用。以上情況會(huì)影響醫(yī)院檔案工作的總體發(fā)展水平， 醫(yī)院檔案工作應(yīng)當(dāng)將重心從收集保管擴(kuò)展到檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作上來(lái)。開(kāi)展醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作是醫(yī)院工作的需求，醫(yī)院各項(xiàng)評(píng)比檢查工作的順利開(kāi)展都離不開(kāi)系統(tǒng)成套的檔案信息為其佐證。醫(yī)院檔案主要是服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的開(kāi)展，為醫(yī)院的重大決策、重大事務(wù)提供參考信息。

三、醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作的保障建設(shè)

醫(yī)院在醫(yī)學(xué)技術(shù)進(jìn)步中扮演著中堅(jiān)力量，應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)與醫(yī)院水平相適應(yīng)的檔案成果，讓寶貴的檔案資源系統(tǒng)化，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供良好服務(wù)。醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作的順利開(kāi)展并獲得有益成果，需要得到醫(yī)院方面給予的保障，包括組織保障、制度保障和技術(shù)保障。

1.組織保障

組織保障包括執(zhí)行人員和管理方法。筆者認(rèn)為醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作應(yīng)分為目標(biāo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。目標(biāo)責(zé)任制是圍繞政策目標(biāo)或計(jì)劃的實(shí)施開(kāi)展的，目的是使負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案資源開(kāi)發(fā)利用項(xiàng)目中的每個(gè)工作人員都能明確自己應(yīng)該做什么、怎樣做以及應(yīng)該達(dá)到怎樣的目標(biāo)，有利于目標(biāo)按照計(jì)劃一步一步完成取得最終成果。目標(biāo)責(zé)任制適用于醫(yī)院綜合檔案室管理人員與病歷檔案、科研檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案管理部門合作開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案資源的工作。崗位責(zé)任制是以崗位定人員，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，明確規(guī)定檔案資源開(kāi)發(fā)工作是檔案管理崗位的職責(zé)之一。崗位責(zé)任制適用于醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理員。此外，還需要一位醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人對(duì)醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作負(fù)總責(zé)，構(gòu)建醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視的開(kāi)發(fā)利用環(huán)境。

2.制度保障

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院檔案的信息資源開(kāi)發(fā)利用工作離不開(kāi)制度保障。醫(yī)院檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的制度保障，包括開(kāi)發(fā)和利用以及與之相對(duì)應(yīng)的有檔案工作制度、編研工作制度、利用制度以及利用過(guò)程中需要的保密制度。在醫(yī)院檔案工作制度中，應(yīng)明確醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作責(zé)任。制定檔案編研工作制度的目的在于指導(dǎo)編研工作的開(kāi)展，注重于工作原則、編研計(jì)劃、編研工作中各環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)。利用制度是指檔案資源開(kāi)發(fā)成果的利用制度，明確提供開(kāi)發(fā)成果的主體、利用開(kāi)發(fā)成果的主體、利用程序、相關(guān)責(zé)任等。保密制度是針對(duì)醫(yī)院檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作中涉及的每一個(gè)工作人員，查閱沒(méi)有公開(kāi)的檔案內(nèi)容，為防止泄密的制度保障。

3.技術(shù)保障

醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作的技術(shù)保障，離不開(kāi)醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。在信息化時(shí)代，電腦和網(wǎng)絡(luò)幫助人們提高工作效率，在工作中發(fā)揮著重要的不可或缺的作用。檔案工作也適應(yīng)時(shí)代的步伐，加入到電腦辦公的環(huán)境中，存儲(chǔ)海量的資源，并能夠快速?gòu)暮Ａ康馁Y源中檢索到目標(biāo)資源。醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)利用首要就是選擇可開(kāi)發(fā)的資源，需要依賴檔案信息系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索功能。隨著信息的復(fù)雜多變，醫(yī)院的檔案信息系統(tǒng)也要隨時(shí)適應(yīng)變化，不斷調(diào)整升級(jí)，使其在使用的時(shí)候能夠更加高效和人性化。檔案開(kāi)發(fā)成果的適用對(duì)象分兩種，一是醫(yī)院內(nèi)部使用，二是供社會(huì)使用。醫(yī)院內(nèi)部使用的開(kāi)發(fā)成果，實(shí)物的可以在醫(yī)院內(nèi)部傳閱，而電子視頻等可以通過(guò)醫(yī)院局域網(wǎng)上傳共享；供社會(huì)使用的開(kāi)發(fā)成果可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享。檔案信息資源重要且寶貴，一旦丟失或泄露將造成不可估量的損失，加上木馬病毒的攻擊層出不窮，醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全需要網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)作保障。防火墻技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)、密碼技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)必須齊上陣，確保檔案信息安全。

結(jié)語(yǔ)：

檔案的“收、管、存、用”四部曲，少了哪一部都會(huì)讓檔案工作失去色彩和意義，檔案工作也因?yàn)樾б娴碾[蔽性和滯后性容易被忽視。作為檔案的管理者和守護(hù)者，更應(yīng)該積極主動(dòng)地思考如何做出成績(jī)?yōu)榇缶止ぷ鞣?wù)，開(kāi)發(fā)利用是必由之路，也是重點(diǎn)工作。除了檔案人員的努力之外，單位給予的各方面保障也很重要，能夠保證工作順利開(kāi)展。

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