PDCA循環(huán)在改進(jìn)醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案中的應(yīng)用

2018-08-20 01:12:56陳珺

江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理 2018年8期

陳珺

（南京大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院人事科，江蘇南京 210008）

醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案是指醫(yī)療單位記錄本單位業(yè)務(wù)技術(shù)人員的醫(yī)療、技術(shù)、科研、教學(xué)、繼續(xù)教育等各方面?zhèn)€人材料的原始憑證，是醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療實(shí)踐、學(xué)習(xí)和科研活動(dòng)中，各種業(yè)績(jī)技術(shù)水平記錄［1，2］?！度?jí)口腔醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（2011年版）實(shí)施細(xì)則》中明確規(guī)定“職能部門(mén)為每位衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員建立個(gè)人技術(shù)考評(píng)檔案，并存有個(gè)人的資質(zhì)文件（經(jīng)審核的執(zhí)業(yè)注冊(cè)證、文憑、學(xué)位、教育和培訓(xùn)等資料復(fù)印件）?！币虼?，建立健全醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案對(duì)個(gè)人和醫(yī)療單位都有非常重要的意義［3］。本研究擬用PDCA循環(huán)解決A醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案資料不全問(wèn)題。

1 Plan階段

1.1 現(xiàn)狀分析，找出問(wèn)題

某醫(yī)院是一所三級(jí)甲等口腔專(zhuān)科醫(yī)院，現(xiàn)有職工732人，共有18個(gè)臨床科室，5個(gè)醫(yī)技科室。為解決醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全問(wèn)題，成立了由人事科牽頭，總務(wù)科、醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部、財(cái)務(wù)科、醫(yī)療設(shè)備科、牙體牙髓病科、口腔種植科、牙周病科共九個(gè)部門(mén)組成的跨部門(mén)協(xié)助組織，每個(gè)部門(mén)抽調(diào)一人組成持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)小組（簡(jiǎn)稱(chēng)CQI小組），并明確小組成員分工。在成立CQI小組后，制定醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案建檔工作計(jì)劃表，具體見(jiàn)表1。

根據(jù)工作計(jì)劃，CQI小組成員整理醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案，根據(jù)各科室現(xiàn)狀統(tǒng)計(jì)，全院620名衛(wèi)技人員中，422人技術(shù)檔案完整，檔案完整率僅為68.06%，按照《三級(jí)口腔醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（2011年版）實(shí)施細(xì)則》，訂立該醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案完整率達(dá)100%的目標(biāo)。

1.2 分析產(chǎn)生問(wèn)題原因

CQI小組成員收集相關(guān)材料，利用頭腦風(fēng)暴的方法分析產(chǎn)生問(wèn)題的原因，并繪制成魚(yú)骨圖，見(jiàn)圖1。

1.3 找出影響質(zhì)量主要因素

CQI小組根據(jù)原因分析結(jié)果，制定醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全原因分析調(diào)查表，面向職工發(fā)放調(diào)查調(diào)查表105份，回收有效調(diào)查表100份，有效調(diào)查表占發(fā)放調(diào)查表總數(shù)的95.24%。將回收的有效調(diào)查表進(jìn)行匯總分析，并制作柏拉圖（見(jiàn)圖2）。

根據(jù)帕累托法則，由圖2可以看出，制度不健全、人員培訓(xùn)不足和技術(shù)手段落后是導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全的主要原因。

1.4 制定行動(dòng)計(jì)劃

根據(jù)導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全的三個(gè)原因，利用“5W1H”分析法，分級(jí)分層制定具體行動(dòng)計(jì)劃。

2 Do階段

2.1 建立規(guī)章制度

醫(yī)院制定并出臺(tái)《關(guān)于開(kāi)展建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員個(gè)人技術(shù)考評(píng)電子檔案工作的通知》，指出此項(xiàng)工作的目的和重要性，明確各科室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本科室建檔工作，由人事科對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，該文件對(duì)建檔材料的目錄、內(nèi)容、格式、命名規(guī)則等進(jìn)行了規(guī)范要求。

2.2 開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)

各科室上報(bào)建檔工作負(fù)責(zé)人后，人事科組織所有科室建檔負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)建檔工作的重要性和必要性，對(duì)照《專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員個(gè)人技術(shù)考評(píng)電子檔案目錄》，詳細(xì)講解建檔材料要求，并提供了電子檔案材料制作的幾種方法。培訓(xùn)會(huì)上著重提出此次建檔借鑒了專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格申報(bào)的工作經(jīng)驗(yàn)，所有材料要求與職稱(chēng)申報(bào)接軌，還強(qiáng)調(diào)了電子檔案制

作可通過(guò)手機(jī)軟件制作，大大地簡(jiǎn)化了材料制作程序，節(jié)省了人力和物力。

表1 醫(yī)務(wù)人員技術(shù)建檔工作計(jì)劃擬定表

圖1 醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全原因分析魚(yú)骨圖

圖2 A醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全主要原因分析柏拉圖

現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)時(shí)，將所有科室建檔聯(lián)絡(luò)人建立微信群，一方面便于及時(shí)解答建檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題，另一方面便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋，并統(tǒng)一操作口徑。

3 Check階段

將各科室上報(bào)的電子檔案，進(jìn)行逐份審查，個(gè)人電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題，如材料缺失、材料模糊、格式不符合要求等，以科室為單位匯總并反饋給科室建檔聯(lián)絡(luò)人，要求其限期整改。第一次整改后，將各科室的電子檔案進(jìn)行第二次審查，將存在問(wèn)題反饋科室進(jìn)行第二次整改，直至醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案完整率達(dá)到100%的目標(biāo)。具體建立電子檔案進(jìn)度見(jiàn)表2和圖3。

4 Action階段

經(jīng)過(guò)三個(gè)月的PDCA循環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案完整率達(dá)到100%的目標(biāo)，對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)梳理，發(fā)現(xiàn)有以下四個(gè)方面創(chuàng)新：（1）全面建檔。此次建立電子檔案，覆蓋41個(gè)科室，共670人，除醫(yī)務(wù)人員外，同時(shí)也將會(huì)計(jì)類(lèi)、工程類(lèi)、檔案類(lèi)等專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員建立了專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案，實(shí)現(xiàn)了全院建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案全覆蓋；（2）提高效率。為專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員建立電子檔案，具有檔案材料收集簡(jiǎn)單、查找方便且易于存儲(chǔ)；（3）動(dòng)態(tài)管理。由于個(gè)人專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料會(huì)不斷更新，所以將此項(xiàng)工作常態(tài)化，規(guī)定今后每年3月份將對(duì)上年度技術(shù)檔案材料組織收集、更新；（4）充分利用。為專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員建立技術(shù)檔案后，將這些材料用于職稱(chēng)評(píng)聘、崗位晉級(jí)的信息審核，使“死檔案”變成了“活信息”［4］。