全生命周期軌道車輛項目"彈性"溝通管理

關海彬 唐凱強

摘 要：以某軌道車輛新造項目為研究對象，探索項目從啟動、規劃、執行、監督、收尾全過程的溝通管理對項目管理過程的影響，良好的溝通不僅能避免信息傳遞錯誤，而且有利于項目團隊凝聚力的建設，增強團隊的戰斗力，通過數理統計分析說明項目溝通的重要性，結合實踐總結了全生命周期項目基于溝通管理計劃的彈性溝通管理法并固化為組織過程資產。

關鍵詞：全生命周期 軌道車輛 管理計劃 彈性溝通

0 引言

項目管理涵蓋十大知識領域、五大管理過程組，溝通管理為知識領域之一，但貫穿項目所有階段，其地位舉足輕重，溝通質量將直接影響項目執行。溝通管理重點做好規劃溝通、管理溝通、控制溝通三項工作，在項目規劃過程組、執行過程組、監控過程組依次完成。

1 規劃溝通

1.1 統一溝通機制

項目團隊或大或小人員或多或少，各負責人來自不同的部門，專業技能各不相同，但組建項目團隊后就都需服務于項目，各司其職，遵守項目管理規范，避免不了的也是最根本的、最重要的就是溝通，由于每個項目的干系人需求不同、人員結構不同，那么，作為項目管理者首先要組織好、落實好溝通工作，尤其是項目團隊與重要干系人之間的溝通，溝通不暢，直接影響項目推進，甚至造成項目失敗。所以，項目初期必須建立項目團隊、干系人認可的溝通原則、機制，溝通方式、工具，規劃好項目各個階段的溝通管理工作。

1.2 制定管理計劃

規劃溝通的主要輸出物為溝通原則和溝通計劃，沒有溝通計劃，規劃溝通毫無意義，沒有溝通計劃的溝通管理將無“規”可依，項目工作無法有序開展，項目執行面臨巨大風險，而項目執行階段的變化，溝通管理計劃并非一成不變，而是要“彈性”調整的，如根據項目之際執行情況需要，合理地變更溝通計劃，這一定程度上更有利于促進項目溝通進行，保證團隊、干系人間溝通的流暢度、信息的準確度，推動項目執行。

1.3 溝通方式對比

該項目執行過程中，項目各專業團隊同業主、項目監理之間存在大量的溝通、交流工作，在項目產品生產試制階段，項目監理一直參與其中，試制初期，監理所提的問題涉及到各個專業團隊，為了推進項目執行，保證進度計劃的兌現，作為項目管理人員，首先要及時組織會議，將其意見或建議明確至項目團隊，并重申溝通機制，組織團隊與監理及時溝通，定期以會議的形式匯報。

基于大數據分析，該軌道車輛新造項目的溝通工作記錄表明，項目溝通涵蓋各種溝通方式，主要包括：會議、郵件及來往信函、電話溝通、為項目而開展的組織活動，通過數據分析發現，會議溝通的次數約占四種溝通方式總次數的50%，具體情況如圖1所示。

通過對比可以發現，會議溝通的方式的“被認可度”很高，區別在于會議是面對面的正式溝通，信息傳遞、接收的效率和質量比較高，對項目執行有較大的促進作用，并且會議紀要將會作為非常有價值的組織過程資產指導未來的項目管理活動。

2 管控溝通

2.1管控原則

項目成敗重在管控，管控依據為各領域的管理計劃，溝通無時不刻地存在，項目整個生命周期內，溝通不可或缺，沒有溝通的項目將無法管理，無法完成工作任務，項目注定是要失敗的，所以溝通如何管理，如何控制均是項目管理者必須深入思考的問題。做項目管理絕不要脫離計劃，溝通管控要以溝通管理計劃為依據，以項目重要干系人滿意度為準則，以保質保量推進項目執行為目標來執行。

2.2 溝通分析

項目執行期間，項目監理與團隊的“溝通不暢”表現最突出，信息傳遞有誤、時效性不強導致某些不必要的誤會，進而影響項目執行。隨著項目的執行深入，項目監理與項目團隊各專業的交流程度越來越深，對于項目團隊同監理間的溝通分為三類：（1）例行質量檢查交流；（2）日常工作溝通；（3）階段性工作會議及匯報，三者中最不受控制亦是最易出現問題的就是日常溝通，限于其自身無規律性特點，不作為溝通計劃的例行工作任務，往往容易被忽視，通過項目執行明顯地意識到其在溝通管理甚至整個項目管理領域的重要地位。

2.3 “彈性”管理

在該項目產品生產期間，不同類別的、不同方式交流、討論頻頻出現，最突出的問題就是規律性不強，雙方均反映有溝通疲憊感，為此，項目管理者要制定措施扭轉局面確保溝通正常有序進行，完善項目管理。首先，選擇集中組織會議的方式及時澄清“交流盲區”，解決誤會，保證計劃有序進行，然后根據項目工作實際需求調整溝通管理計劃，新增或刪除工作任務，統一布局、按需歸類，做到具體問題具體分析，最后，以會議形式明確至項目團隊并通報重要干系人。實施溝通按“需”安排，“彈性”控制避免“溝通疲勞”。

3結論

項目的漸進明細意味著對項目的管理會發生變化，主要表現在管控層級和管控深度，此時，項目管理者需根據項目實際情況適當調整溝通管理計劃，溝通需要掌控“度”，在滿足干系人需求或保證項目可交付物質量的前提下，合理調整項目溝通管理計劃，按“需”控制溝通，實現“收放自如”的彈性管理更加有利于項目推進。

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