淺談衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施

劉波

摘 要：檔案是對人類生活行為記錄的重要載體，可為人類的發展提供準確的參考資料。但我國衛生和計劃生育局的檔案管理中仍存在許多問題，因此應對檔案管理進行優化。本文對衛生和計劃生育局檔案管理的重要性進行了說明，并對檔案管理中所存在的問題進行了分析，闡述了檔案管理方面的優化措施，以期為衛生和計劃生育局檔案的更好管理提供參考。

關鍵詞：衛生和計劃生育局；檔案管理；優化措施

引言：近年來，隨著我國二孩政策的實施，衛生和計劃生育局的檔案管理工作逐漸變得重要。因為計劃生育的檔案，可為二孩政策后需工作的展開提供可供參考的權威性數據信息，為后續的查詢、檢索、決策提供信息基礎。因此，應對我國目前檔案管理中存在的問題進行充分分析，并提出有效的優化措施。

一、衛生和計劃生育局檔案管理的重要性

檔案管理工作是一項復雜且系統化的工作，其本身具有封閉性和持續性的特點，因此檔案工作人員應對檔案管理工作充分重視。隨著計劃生育政策中二孩政策的實施，衛生和計劃管理局的檔案對二孩政策的開展就具有極高的借鑒及參考價值，可為新政策的施行提供堅實的信息基礎，有利于新政策的開展[1]。并且人們也在逐漸提高對衛生和計劃生育局的關注度，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，需要對檔案工作的重要性充分了解，并對衛生及計劃生育檔案妥善管理。

二、衛生和計劃生育局檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理方面思想認識不夠

在衛生和計劃生育局內人員對檔案管理存在輕視心理。有些領導對檔案管理的思想認識不明確，認為檔案僅僅是起到記錄作用或僅僅用于應付上級檢查，而不會起到實際作用。還有些領導僅僅是在嘴上強調加強檔案管理，而在實際行動中無所作為，這也是對檔案管理思想認識不夠造成的。此外，檔案管理人員對檔案管理的思想認識不夠，使得檔案管理相關人員工作態度散漫、工作效率低下等。一些檔案管理工作人員受傳統觀念影響，認為檔案管理部門是一個清閑的部門并沒有太大發展，從而對自身的管理工作不重視。以上不明確的思想認知，使得領導及管理人員，無法認識到檔案管理的重要性。

（二）檔案管理工作方法落后

檔案管理的工作方法中存在兩點問題，第一點，工作人員管理不夠精細化。檔案管理工作本身就是一項精細化的工作，需工作人員對檔案進行仔細的整理及核對。但有些檔案管理人員在長期安逸的環境下養成了工作散漫、粗糙的工作模式，對檔案管理工作粗心大意，無法做到認真負責，也就無法保證檔案的真實性、準確性、權威性。也因為這種對自我要求不嚴格的態度，導致檔案管理工作的效率大大降低。第二點，檔案管理的技術落后。許多衛生和計劃生育管理部門還依照傳統記錄方式，以紙質檔案為主，而未利用網絡技術形成電子檔案，使得數據信息整理較為費時費力。在收集檔案方面也是以手工收集為主，致使檔案收集工作繁瑣且效率較低。即便有些單位采用電子檔案進行記錄，檔案管理人員的自身技術水平不高，當電子設備出現問題時無法對其進行解決，致使出現信息的泄露、篡改、丟失等現象，致使檔案的準確性受到影響。

（三）檔案管理體系不健全

我國的衛生和計劃管理局，在當前階段大多未建立出完整的檔案管理體系。使得檔案管理人員缺少相應的工作流程，致使檔案的收集、整理、鑒別等工作未能進行規范化操作。對檔案管理人員也缺少工作上的鼓勵及約束機制，使工作人員在努力工作而未有回報，懶散工作照拿工資的環境里產生消極的工作態度。致使檔案管理人員缺乏工作熱情，工作效率低下。此外，部門聯動工作缺乏，通常的檔案收集工作需對資料進行索要，而缺乏聯動協作機制。致使檔案收集工作進展緩慢流程較多，無法在第一時間對資料進行獲取，浪費了時間影響了工作效率。

三、衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施

（一）提高對檔案管理的思想認識

要想提高對檔案管理的思想認知，首先應做檔案管理正確思想的普及工作，使領導及管理人員充分認識到檔案管理的重要性。如在局內開展不同階層的檔案管理重要性專題培訓，對局領導進行思想認知培訓及專業人員選拔培訓；對檔案管理人員進行檔案管理思想認知培訓和崗位責任心及專業知識培訓。衛生和計劃管理局中的領導在對檔案管理方面有足夠的思想認識之后，對檔案管理人員進行選拔，選擇責任心強、專業知識豐富、具備管理經驗的的人員進行管理檔案。此外領導應加大檔案管理方面的資金投入，對檔案管理的設備進行及時的檢查維修及更新換代。此外，應培養員工的主動工作意識，轉變員工思想，使員工主動注重檔案管理工作[2]。

（二）優化工作方法，加大技術投入

在檔案管理的實際工作中，首先應培養檔案工作人員的精細化工作思想，使工作人員可以對檔案數據及文字信息進行仔細的收集、整理、核對，確保檔案數據的準確性、真實性、權威。并且在互聯網技術普及化的今天，將互聯網計數融入檔案管理之中，即將傳統的紙質文檔記錄方式變為電子文檔輸入記錄方式。此外，還應對檔案管理的技術加大投入，可組建一支專業的檔案管理技術研發團隊，對檔案管理技術進行不斷研發創新。還應借鑒國外的先進檔案管理技術，對我國的檔案管理技術進行更新創造，實現檔案管理技術方面的國際化推動國家進步。這樣才能實現我國檔案 管理的信息化、現代化、電子化，從而推動我國檔案管理方面的發展。

（三）建立完善的檔案管理體系

一個完善的檔案管理體系，可對衛生和計劃生育管理局的檔案管理人員進行工作激勵和行為約束，還可以對檔案管理的流程進行規范，可以使檔案管理工作高效率的進行。一個完善的檔案管理體系應具備以下幾點。第一點，專業的檔案管理人員思想及技能培訓機制，可使工作人員明確檔案管理工作的重要性，從而更好地開展工作。第二點，設置規范化的檔案管理流程，使檔案的收集、整理、核對都有精細化的操作規范。第三點，設立員工激勵的薪資機制，將人員的薪資及晉升結合日常工作狀態進行考量，可激勵工作人員的工作積極性與自主性。第四點，設立員工檔案管理監督機制，對員工日常的檔案管理工作負責度進行監督，并制定一定的處罰措施，從行為上約束員工，使員工對檔案管理工作盡職盡責。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作的良好進行，依賴于檔案管理員的管理工作，因此應對檔案管理員的綜合素質進行提升。首先，應對管理人員進行檔案管理思想認知培訓，充分提高檔案管理人員對自身工作崗位的重要性認知，這有利于提升人員的責任感，使其對檔案管理工作認真負責。然后，對相關人員進行專業素質培訓，使管理人員可充分掌握管理檔案的技巧及專業知識，有利于其工作的精細化開展。此外，還應進行定期的專業管理知識檢查，提高人員學習積極性，可有效提升工作效率。

結論：總而言之，檔案管理工作對衛生和計劃生育管理局而言具有重要作用。因此，對檔案管理中檔案管理方面思想認識不夠、檔案管理工作方法落后、檔案管理體系不健全等方面的不足進行了解，并從思想認知、工作的方式方法等多方面綜合考量進行合理優化。

參考文獻：

[1]鐘冰.衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施[J].現代商貿工業，2017，（18）：111-112.

[2]李曉紅.衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施探索[J].產業與科技論壇，2016，15（16）：242-243.