淺論加強檔案信息化管理的重要性及其策略

郝予暉

摘 要：檔案信息化管理不僅能提高檔案管理效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。其主要是利用信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對檔案實體進行管理，并且提供相關(guān)服務(wù)，為了充分發(fā)揮其作用，本文結(jié)合消費者投訴檔案，簡述了檔案信息化管理的主要特征，對加強檔案信息化管理的重要性及其策略進行了論述分析，旨在充分發(fā)揮檔案作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；特征；重要性；策略

結(jié)合消費者投訴檔案對檔案信息化管理進行分析，消費者投訴主要是指消費者為生活消費需要購買、使用商品或者接受服務(wù)，與經(jīng)營者發(fā)生消費權(quán)益爭議，從而提出書面或者口頭上的異議、抗議、索賠和要求解決問題等行為。為了規(guī)范我國工商行政管理部門處理消費者投訴程序，及時處理消費者與經(jīng)營者之間發(fā)生的消費者權(quán)益爭議，保護消費者的合法權(quán)益，必須加強對消費投訴檔案進行信息化管理，從而使消費投訴檔案的作用得到充分發(fā)揮。以下就加強檔案信息化管理的重要性及其策略進行探討。

一、檔案信息化管理的主要特征

檔案信息化管理的特征主要表現(xiàn)為：

（1）網(wǎng)絡(luò)化特征。檔案信息化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力。

（2）便捷特征。檔案信息化管理具有便捷化特征，其是基于信息化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式。不僅提高了檔案管理工作效率和準確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了便捷。

二、加強檔案信息化管理的重要性

檔案信息化管理的重要性主要表現(xiàn)為：

（1）提高檔案利用效率。檔案信息化管理目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動速率保持一致。檔案管理應(yīng)該對檔案信息實行動態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立相關(guān)跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價值。

（2）滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎(chǔ)工作；在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化；建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計等工作。保護實體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實效性、真實性和正確性是非常重要的，建立全文數(shù)據(jù)庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。

（3）實現(xiàn)資源共享。實施檔案信息化管理，首先是在管理機構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者，信息中心要把信息庫的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。并且需要合理的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題，確保信息服務(wù)能夠持續(xù)循環(huán)。

三、加強檔案信息化管理的策略

1、加強檔案信息化管理人才建設(shè)

（1）引進檔案信息化管理的技術(shù)人才。檔案信息化管理過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案信息化管理過程中的各種技術(shù)難題。

（2）加強檔案管理人員的培訓(xùn)。現(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案信息化管理的中堅力量。因此，在檔案信息化管理的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實際操作技能。

2、嚴格檔案信息化管理制度建設(shè)

（1）檔案信息化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案信息化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案信息化管理有制度的保障，實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化與標準化。

（2）樹立安全保密意識。檔案信息化管理中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案信息化管理過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的策略防止黑客與病毒的入侵。

3、強化信息管理設(shè)備基礎(chǔ)建設(shè)

先進的信息管理設(shè)備是檔案進行信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，為了提高檔案信息化管理水平，事業(yè)單位一定要加大對檔案管理的經(jīng)費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設(shè)備，改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，形成一個設(shè)備齊全，且能滿足檔案信息化管理要求的管理設(shè)備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持，檔案管理的工作效率將會大大提高，檔案信息化管理進程的步伐也會加快。

4、規(guī)范檔案信息化管理標準化建設(shè)

檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的策略，按照行業(yè)化的標準對檔案信息化管理系統(tǒng)進行科學(xué)合理的構(gòu)建。

結(jié)束語

綜上所述，隨著科技的進步發(fā)展，使得檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢，并且越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式，并且傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢，因此對加強檔案信息化管理的重要性及其策略進行分析具有重要意義。

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