淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

覃虹

摘要：隨著信息科學技術的飛速發展，現代化的文書檔案管理逐漸被人們重視起來。但是現在文書檔案工作的整體水平實在是不敢讓人恭維，工作中存在的問題比比皆然，怎樣打破思想的桎梏切實提高工作水平，漸漸成為事業單位不得不去面對的問題。筆者提出了關于文書檔案管理中現存的幾點問題，并對這些問題做出了自己一些粗淺的理解。希望可以對大家有所幫助。

關鍵詞：文書管理；問題；對策

前言：

文書檔案管理工作可以為事業單位資料文件的使用帶來很大的方便，提高單位整體的工作效率，所以事業單位要做好這項工作。本文立足于文書檔案管理工作存在的問題，并且通過筆者自己的理解分析，提出了一些簡單的對策。希望大家能夠從本文中得到一些啟發。

1.文書檔案管理中存在的問題

1.1文書檔案管理制度落后

社會方方面面的現代化改革越來越深入，文書檔案管理制度卻沒有及時的做出改革，那么的落后就是必然的結果了。單位的一些領導不想去為文書檔案管理工作投入更多的資金去建立合適的檔案系統，也不想去花費更多的精力去完善相關的制度，進而導致了部分工作人員得不到系統學習的機會，只能靠自學來滿足平時工作的技術需求，也就導致了相關的工作不夠科學、規范和文書管理制度的落后。在這種背景下，一些水平不夠高的工作人員只是將文檔資料放入檔案盒，并沒有及時將資料梳理，進而導致文書檔案資料存放混亂的現象頻頻出現也就不足為奇了。制度的落后也會對工作產生很大的影響，例如，隨著科技的發展，電子信息技術可以為人們的生活帶來很大的便利，近年來行新的電子檢索方式并沒有在大多數的單位興起，很多單位在查找資料文件時候還是會選擇人工檢索的方法，這對文書檔案管理工作的質量和效率產生了負面影響。

1.2文書工作與檔案工作脫節

文書與檔案管理工作既是相互獨立又是相互聯系的，二者相輔相成，互為表里。在平時工作中不能將二者分割開來。否則彼此的工作都會受到負面的影響。但是在實際的工作里面，文書工作和檔案工作經常會被分別管理，文書工作與檔案工作之間的關系被淡薄化了。具體則體現在，文書工作人員檔案意識淡薄，文書人員通常很少考慮檔案管理人員的工作需求，不使用統一的格式進行相關的工作；檔案管理崗位多為兼職，沒有經過系統的學習，在公文收集、整理、保存和使用上存在自身的不足。這些不足之處使兩者在銜接的時候很多的問題浮出了水面進而導致了脫節的出現。

1.3文書檔案管理工作遭到輕視

在一些事業單位中，部分領導者覺得對文書檔案管理工作的重視并不能立竿見影的為單位帶來收入，朝夕之間做出很好的成績是十分困難的，他們的價值觀念受到了急功近利思想的影響，這部分單位領導往往輕視了文書檔案管理工作。在這種價值觀念的影響下，單位對工作人員不會進行相關的培養，再加上安排的人員不夠充足，甚至這些員工還往往身兼數職。這些問題的存在導致了一些工作人員的立卷檔案意識淡薄，沒有工作熱情，工作比較被動，影響了文書檔案管理工作的質量和效率。此外，部分單位對文書檔案管理工作的輕視也體現在沒有在現代的社會背景下結合現代化的科學技術，導致了文書檔案工作不夠現代化科技化。

2.做好文書檔案管理的對策

2.1提高文書檔案管理制度的水平

古人云，無規矩不成方圓。筆者以為這句話并不完美，當我們制定的“規矩”達到完善合理的水平時，我認為才是最嚴謹正確的說法。結合現實中成功者的例子可以知道，當事業單位根據自身的特點制定出一套完善的高水平的管理制度，并且把它落實到實踐中時，工作的效率和質量往往會上升一個新的臺階。具體來說，管理制度要盡量做到細化規定，文書紙張的規格，文書的格式等；可操作性強，不要提空頭理論，所提出的管理制度要在現實生產中能夠具體實現，否則做出的改進將毫無意義；簡潔明確，便于讓工作人員理解記憶相關的規定制度，有利于在工作中規避相應的違規行為。在制定好高水平管理制度的條件下，工作人員要嚴格按照相關規定來約束自己，同時在執行相關規定的期間，發現新管理制度有不足之處，應該立即及時向相關的部門反映問題，制定者對于這些需要改進的地方要反復研究，最終給出令人滿意的答復。筆者相信在基層和中高層兩方面的共同努力下，文書檔案管理制的水平會越來越高，工作做得會越來越好。

2.2加強文書工作與檔案工作的銜接

曾三同志曾經說過，“檔案是昨天的文書，文書又大半是明天的檔案”。筆者對這句是這樣理解的，“有什么樣的文書材料，就有什么樣的檔案。后一個階段的檔案又對前一階段的文書有反作用”。筆者認為文書和文案之間的關系，引言已經做出了通俗易懂的闡釋。想要加強文書工作與檔案工作的銜接，前提是文書工作、檔案工作都必須做好，否則即使兩者銜接緊密也不會有多大的作用。文書人員除了要科學規范的做好文書材料的收集歸檔工作，還要在起草和批閱相關文件材料的時候，有一種為檔案管理提供最大方便的意識。此外，要重視文件材料的質量和可靠性，收集有效優質的材料。文件的處理一定要做到要準確及時，文件的收發要切實的進行記錄，為以后的檔案人員的工作提供方便。檔案管理工作的物質前提就是文件資料的高質量的收集，在文書工作做好的基礎上，調整文書檔案的結構和內容，科學的控制檔案管理質量，力爭做到于文件工作于檔案工作系統化。當兩者的工作水平都得到平衡的發展，并強化彼此間的統一意識時，文書與檔案工作就能得到好的銜接。

2.3事業單位管理人員要提高重視程度

前文已經對文書檔案管理工作的重要性有所提及，顯然想要讓它得到足夠的重視不能只著手于單方面。要使文書檔案工作做的更好領導者的重視和支持是最為重要的，領導者要克服片面的經濟效益觀念，要認識到文書檔案管理工作的價值屬性，要提高對相關人員的重視，使員工保持工作熱情，最好讓文書檔案工作在年度工作總結中被提及，出現在單位總體工作規劃中，同時也要增加相關的經費。檔案管理工作人員要多與單位管理者接觸及時反饋最新的工作進展和完成的工作內容，提高檔案管理工作的存在感，要讓領導了解到這項工作的重要性。此外，應該自強不息努力學習新的知識，提高自身的職業素養和業務水平，為檔案工作提供更優質的服務，讓領導認識到檔案管理是單位必不可缺的組成部分，從而得到領導的重視。事業單位方面，要制定合適的管理條例，來對員工進行科學的管理；要有人才培養的意識，最好要因人而異的制定培養方案，為打造更專業的檔案工作人員而努力；要有和合理的獎懲制度，以此來激發員工的工作熱情，還能提高員工之間的競爭意識，讓文書檔案管理工作充滿活力。我們必須從領導、工作人員、事業單位三個角度來使文書檔案管理工作的被重視程度得到提高。

結語

一言概之，文書檔案管理和其他部門的工作之間都有著相關的聯系，是事業單位的一部分。我們要從管理制度的水平、文書工作與檔案工作的銜接、事業單位管理人員的重視程度，三方面入手來提高文書檔案管理工作的水平，從而可以讓它為事業單位的發展做出幫助。

參考文獻：

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