信息時代檔案工作的管理探討

王希維

當今社會已經進入信息時代，信息技術引領現階段科技領域的發展。促進多種行業轉型升級。在信息技術里，光纖傳輸及其微縮復制存儲技術有著快捷、精確、高效的信息傳輸以及存儲優點，它給在現階段檔案管理工作產生了非常深遠的影響。在新背景和新環境下。檔案管理工作面臨著諸多問題，需要使用有效手段，推動檔案信息化發展以及完善。

1檔案管理工作的必要性

傳統的檔案管理模式是以紙質材料為主，其模式并不先進，且工作量非常大。傳統紙質檔案管理以及保存當中，需要投進很多人力精力保證檔案資料的安全使用。防止紙質檔案遭遇蟲害、火災、霉菌以及水分等多因素影響，增加檔案使用期限。同時，紙質檔案資料在查找上也有很大難度，備份也很復雜。伴隨著計算機技術發展和普及，檔案管理模式漸漸朝著電子化趨勢變革。檔案管理上使用信息化技術。能有效解決檔案存放以及管理等問題，增加檔案使用安全以及可靠性，很大程度的提高了檢索效率。徹底發揮檔案資料的作用。信息時代背景下，檔案管理工作順應時代發展。滿足現代化檔案管理有著重要意義。

2信息時代檔案管理的問題

2.1管理軟件并不通用。隨著信息軟件技術以及計算機硬件設施的迅猛發展，針對檔案管理軟件的研發力度不斷擴大。雖然一些管理軟件可以滿足于檔案管理工作的很多需求，然而當中還存有諸多問題，影響了管理工作效率以及質量。最為明顯的問題即是檔案管理軟件缺少通用性，實際上各行各業通常采用不同類型和不同型號的管理軟件，軟件問不能兼容，導致檔案資源不能共享。對信息化檔案管理工作的順利開展造成影響。

2.2信息化標準不規范。由檔案管理工作自身而言。它的核心基礎是標準化及規范化，可是在現階段的信息時代下。檔案管理的基礎卻還沒把這個前提很好的體現出來。信息系統以及網絡建設工作里存有非常多的差距。影響檔案信息化管理的開發和共享以及服務等。在實際當中遭受多種原因影響，導致檔案管理機構缺少統一規范的檔案編制。導致細則間兼容性不高，一些管理軟件沒有移植性，直接阻滯檔案信息化建設。

2.3設備以及人員的問題。檔案管理上憑助先進檔案管理設施以及設備增加工作效率，優于一些不重視檔案管理工作。在投入資金以及引進設備方面力度不夠。導致先進檔案管理設備數量和種類不足，實際上仍存有一些人把檔案與不相關物品共放的情況，這樣對查找有很大難度。甚至檔案會被損壞。當今。大部分的檔案管理部門相關人員雖說均有相應的專業管理知識。但對信息時代下所要求有的信息技術能力卻很是欠缺。一些檔案管理者甚至不能完全適應網絡環境。同時。在相關檔案管理機構里具有專業信息技術的人員很少，尤其是技術與管理兼有的人才格外缺少，所以當今的檔案管理者大多綜合素質不高，這也是導致檔案管理信息化建設以及發展遭受影響的重要原因。

3信息時代檔案管理問題的優化措施

3.1推動檔案管理軟件兼容。推動信息時代檔案管理的主要內容即是加強信息化建設。實現檔案信息化管理的主要手段是通過共享檔案資源，徹底施展檔案資源的作用。檔案管理機構可引進先進信息技術創新檔案管理模式，促進檔案信息檢索效率的提升，實現不同軟件兼容，以網絡實現資源傳送，防止紙質文檔存放里易產生的問題。

3.2統一信息化的管理標準。伴隨著科學技術極速進步，檔案管理措施逐步更新以及管理水平提高，建立健全工作體系。實現檔案管理細則的統一編制。整體落實到位，實現系統軟件的可移植性，規范處理檔案信息化管理。另外，還應細化檔案工作者工作職責，促使檔案管理者依責辦事。在操作上。需嚴格記錄，把檔案的接收和銷毀以及借閱、復制等過程與結果完整記錄在冊，細致記錄檔案相關的培訓與考核等情況。

3.3強化基礎設施建設。當前的檔案機構設備設施還很落后。現代化程度偏低。所以，應該要加強宣傳，爭取領導及社會的支持。加大對檔案方面的投入力度。總之應使用多種方法，來解決檔案資金的不足問題。以便檔案方面購置先進的管理設備。其次收集各項資料。認真整理每年生成的各種檔案，錄入微機管理；實現了檔案微機檢索。對錄入檔案數據實行了光盤刻錄及備份。檔案管理工作人員應保持高度的責任感和愛崗敬業以及盡忠職守等很高的職業道德水平。在管理工作里。需積極思考。對可能存有的問題認真檢查并最快解決，做到面對工作一絲不茍的原則。粗精檔案管理創新工作的順利開展。檔案管理者應積極提升本身信息技術。主動參加那些有關的教育培訓活動。努力掌握先進的操作技能以及理論知識要點，提升檔案管理信息化水平。做到更好地給社會服務。

4結語

信息時代下檔案管理工作越來越現代化，工作難度逐步增大，這就對檔案管理工作者提出更高的要求。唯有以實際狀況出發才可以保證檔案管理工作順利進行，全面研究檔案管理工作里存有的問題，給出有效解決方法，實現檔案信息化管理等，達成提升工作效率以及質量的宗旨。實現檔案管理工作長遠可持續發展。