淺析檔案管理中現代化方式的利用

李志偉

摘 要：隨著我國經濟的快速發展和社會的不斷進步，信息化空前的快速傳播，國家對事業單位檔案的管理與保護問題越來越重視。對檔案實施現代化的方式管理，對檔案信息的應用以及管理實現自動化，可以改變傳統方式中工作效率低，準確率難以保證，信息掌握不及時等問題，提高工作效率。

關鍵詞：檔案管理；現代化；利用

在信息化快速發展的社會中，人們對工作質量水平的要求也越來越高。檔案管理工作繁瑣復雜，傳統的管理模式已不能適應社會的發展，這對事業單位在檔案的采集、管理、歸檔以及流向上提出了新課題。尤其是計算機以及網絡的普遍應用，很多文件都是直接由電腦輸入并且傳輸，無紙化辦公等都為傳統的檔案管理人員提出了新的挑戰與新的課題。在此形勢下，怎樣將事業單位的各種檔案管理好，從而實現檔案管理的現代化方式，是檔案建設中十分重要的問題。

一、檔案管理存在的問題

缺乏對檔案管理的重視，管理理念不夠先進。較多事業單位領導對檔案管理工作的理解比較片面，認為檔案管理就是簡單的資料收集和整理，認為檔案管理不重要，因此也就不重視檔案管理工作的實施。而實際上，缺乏較強的檔案管理意識，不僅對員工的工作效率產生不利，使其在實際工作中比較吃力，使員工工作積極性受到不良影響，也導致檔案管理工作的實施缺乏資金、人力、物力等方面的保障，導致檔案管理工作秩序混亂。并且，管理者缺乏先進的管理理念，在檔案管理工作中僅僅進行檔案的機械化整理，導致檔案的利用率低下。

檔案管理手段落后，業務基礎較差?，F階段，事業單位檔案管理缺乏先進的設施，缺乏完善的硬件，使新時期檔案管理的要求無法得到滿足，并且受限于資金的供給，檔案室也比較簡陋和雜亂。再者，檔案管理手段滯后，現代化水平較低。鑒于當前信息技術發展迅猛的現狀，仍然存在不少事業單位檔案管理者仍采用落后的資料整理方式，其思維上的欠缺影響了檔案管理的發展。最后，檔案管理業務基礎較差，檔案鑒定工作未得到重視，使員工主觀決定檔案的管理，從而使檔案安全風險增加。

檔案管理人員素質水平有待提升。由于事業單位在人才應聘及選拔方面缺乏嚴格、有效的機制，從而引入一些檔案管理人員實際上并不能滿足檔案管理工作的需求，其檔案管理責任意識差、管理能力不強。而且事業單位在人才挽留方面有待改進，不僅使薪資待遇有待提升，而且提供的專業培訓以及外出學習機會甚少，使員工學習技能提升自我的需求無法得到滿足。

二、利用現代化方式服務于檔案管理的途徑

檔案相應的目錄為檔案管理中非常重要的內容，利用檔案管理的專門軟件，將所有檔案目錄以及有關資料依據特定的分類標準，將其錄入計算機，程序自動對其進行匯總與統計。需要調用某些檔案時，只需輸入相關信息，對應的管理軟件便會顯示出那些檔案的具體存放問題和文件摘要方面的內容。若想要最大限度的縮短檢索時間，提高準確率以及保證信息全面，事業單位相關人員應當充分發揮智慧，根據一定的原則編制不同的專題對應的目錄，提升計算機對檔案進行的目錄管理效率以及深度、廣度，更好地提高服務。

檔案業務工作包括對檔案進行收集、保管、整理、鑒定、利用、統計分析、銷毀等環節。在檔案業務整個流程中，除了管理事務比較繁重之外，還會產生很多檔案信息，此時，用計算機進行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當前，應用的比較廣泛的是采用檔案管理相應的軟件對檔案借閱以及歸還進行統計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進行把握。

利用先進的多媒體技術，將紙質文件轉變為電子文檔。一是應當建立相應的數據庫，讓數據庫自身的結構趨于標準化以及規范化；二是利用多媒體將靜態圖片、圖形、動態影像、文字等實施集成化的統一管理，再根據光盤具有讀寫速度快、容量大以及可對原文件直接進行檢索等優點，將有價值的紙質檔案變為相應的電子文檔，將其在存儲設備上保存即可，極大的方便了計算機對其進行查詢和識別；三是經過授權，可以實現編研者直接從自己對應的終端，對數據進行檢索和查詢下載，這些都為事業單位檔案管理者提供了極大的便利。

三、檔案管理中現代化方式存在的問題及改進建議

雖然利用現代化的技術將計算機以及網絡技術應用于事業單位的檔案管理能夠在很大程度上節約工作時間，提高工作效率和準確率，但同時，也存在著一些問題：首先，網絡安全問題。由于網絡技術不斷升級，對檔案信息實施網絡管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術，如果只對電子文檔相應的邏輯歸檔進行了設計，而并未考慮到其物理歸檔，網絡一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。

為此，首先應對文檔進行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應當在事業單位內部實施文檔一體化，消除重復工作環節，使文件和檔案歸為統一的系統，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始時介入。其次，根據檔案管理目前網絡化的特征，解決好其安全問題。加大力度，對檔案信息在上網之前進行加密控制，對網絡安全進行及時測評等。最后，對檔案管理者進行計算機相關知識的培訓，引進復合型人才，提高工作效率。

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