企業人事檔案信息的應用與實踐

龍向群

摘 要：本文結合企業人事檔案信息的應用與實踐，對人事檔案開發利用過程中存在的問題及難點進行了剖析，并提出了相關應對措施與建議，以最大限度地發揮人事檔案信息作用，探索符合人事檔案特點的開發利用模式。

關鍵詞：企業；人事檔案；應用

企業人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策和相關規定，在工作中形成的記載個人經歷、政治思德、業務水平、工作能力、業績考核、工資待遇等內容的文件材料。人事檔案是記錄人才信息的重要載體，是合理配置人才資源的重要手段，做好人事檔案信息的開發利用，對推動企業發展具有十分重要的意義。

1.人事檔案信息應用存在的問題及難點分析

隨著改革的不斷深化，企業對人才開發工作越來越重視。特別是在國有企業在面臨經濟運行低迷、用工形勢緊縮、員工隊伍老化的新形勢下，急需抓好現有人才挖掘利用，但人事檔案的開發利用還不能適應企業需求，仍存在著一些急需解決的問題，主要體現在以下幾個方面：

1.1人事檔案管理模式尚不適應企業發展，影響了人事檔案的利用效率

在檔案管理利用方面，檔案管理人員大都坐等利用者上門，被動提供服務情況較多；而不能根據各相關部門的需求，梳理匯總相關檔案信息資料，未雨綢繆采取主動提供服務的能力；由于檔案信息收集渠道或手段單一，在實際工作中，還不能準確地定位服務對象和服務范疇，及時有效提供有價值的人事檔案信息，導致人事檔案信息利用效率較低。

1.2人事檔案材料缺失內容失真，影響了人事檔案的利用價值

少數人事檔案中反應本人經歷的重要材料，如員工履歷、學歷學位、職業資格、入團入黨、政治審查、招聘錄用等相關材料缺少；部分檔案材料履行手續不全，審查機關蓋章的地方少了蓋章，負責人簽字的地方少了簽字；一些檔案材料中填寫的出生日期、工作時間、入黨時間前后不一致；個別檔案材料信息單一，缺乏反映本人德、能、勤、績方面的材料。以上的問題，直接影響了人事檔案的管理質量和有效利用。

1.3人事檔案網絡化應用程度不高，影響了人事檔案的利用水平

人事檔案信息管理在一定程度上還處于原始或半封閉狀態，計算機的信息化程度還不夠成熟，僅僅是將一些人員的基本人事信息進行計算機的錄入，還不能實現各類人事信息的有機整合、集成匯總，導致人事檔案信息資源不能快捷、準確地提取并及時運用，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，使用價值還沒有充分挖掘出來，在企業選拔人才、使用人才等工作中未能真正起到應有服務作用。

2.人事檔案信息應用與實踐

人事檔案信息的收集和應用是一項具有戰略意義的系統工程。人事檔案信息也需要緊緊抓住夯基礎、重利用、提效率這個中心，不斷提升檔案信息的基礎管理和開發利用水平，才能為單位科學決策和科學管理提供了重要的參考依據。

2.1抓好檔案管理規范，為有效開發利用人事檔案信息奠定堅實基礎

一是健全制度規范檔案管理。完善歸檔制度，明確歸檔要求、歸檔類別，積極主動加強與各崗位，各部門溝通聯系，及時催交每年例行歸檔的材料，及時準確補充新的材料，充實檔案信息；認真做好材料鑒別整理工作，把最全最準的材料充實到人事檔案，保證信息的完整準確。二是加強審核提升檔案質量。嚴把“質量關”。按照“細審核、嚴認定、全歸檔”工作要求，對每冊檔案進行逐頁、逐項審核，凡不符合標準的，一律不準過關。嚴把“準確關”。重點開展了“四查”即：查是否錯裝材料、查檔案目錄、查“三齡兩歷”、查分類明細。三是創新人事檔案查（借）閱手段。堅持推陳出新，使檔案信息由最早的紙制材料查閱、匯總電子表格進行檢索，到通過建立人事檔案信息庫進行檔案信息調閱，有效提升了檔案查（借）閱效率。

2.2立足服務企業發展，為有效開發利用人事檔案信息建立精準定位

一是為人力資源的優化配置提供借鑒和參考。檔案管理部門通過接收和規范人事信息檔案，為人事部門詳實提供人員的出生日期、工作經歷、學習經歷、品德操行、業務素質和個人榮譽等相關信息，為人員科學合理安排崗位、實現人員優化配置提供了重要保證。二是在干部選拔、任免、績效考核時，配合人事部門查閱和提供檔案中的反映員工個人素養、思想品行、業務能力、歷史經歷等材料，作為評定德、能、勤、績的指標，為人才的正確選拔和使用起到了重要參考作用。三是在職稱評審、專家評定等工作中，配合人事部門利用相關檔案信息進行量化指標的確認，如學歷認證、年度考核結果、獎勵確認等，都以人事檔案信息材料作為有效依據。四是在員工基本信息登記、各類保險專項核定工作中，充分利用人事檔案信息查詢功能，為廣大員工提供準確詳實的基本信息。五是在員工培訓、人員招聘、職業生涯設計、后備人才管理等方面，及時提供和建立完善相關檔案信息，為加強干部和員工隊伍管理提供了有力保證。

2.3推進信息系統建設，為有效開發利用人事檔案信息提供科技支撐

一是以推行人力資源管理系統為契機，使檔案的查（借）閱、材料歸檔、檔案轉遞等較繁鎖的手工流程變為系統化操作，不斷人事檔案的管理水平和利用效率。二是建立和完善人事檔案信息管理、檔案目錄管理、檔案轉遞管理等檔案信息條目，實現了與人事部門各崗位的有效對接和資源共享。三是通過已建立的人事檔案信息庫，為各崗位向新系統輸入員工信息提供近信息支持，使人力資源管理系統內容更加準確、充實和完善。四是不斷學習人事檔案系統模塊新功能，為各部門各崗位提供便利服務。

3.人事檔案信息應用建議與用力方向

3.1著力改善收集結構，最大限度地充實檔案材料

隨著企業改革的推進，各部門、各單位對干部員工的考察、考核、培訓等信息的需要不斷增多。檔案管理部門在收集檔案材料時，應做到個人與集體，內部與外部相結合的方式，嚴格按照《檔案材料收集歸檔的規定》，注重把反映人員專業特長、技術水平、品德操行等重要的材料納入歸檔內容，為企業人力資源開發提供有力支撐。

3.2加強紙質原始檔案保護，提升開發利用價值

嚴格加強庫房管理，最大限度地保存好原始檔案材料，確保檔案信息的長期使用價值。原始紙制檔案材料信息保存越來越難，一部分材料字跡已模糊，紙張發黃變質，保存問題迫在眉睫。建議在人事資源系統里設置保存檔案模塊，增設原始材料掃描功能，將紙質檔案重點材料及時掃描保存，做到保護與利用有機結合。

3.3深化信息化建設管理，提高服務利用效能

要建立完善統一的信息化標準模式、規范系統檔案操作流程，提升檔案信息化建設和管理水平，加強檔案信息數據的開發利用。要在不斷完善人力資源檔案系統的同時，設置必要開放訪問權限，確保相關人員具有檔案管理操作的統一標準但不同的崗位個人有專屬的識別功能，從而能夠向不同部門提供針對性的服務。要不斷提高檔案信息的保密制度和安全制度，避免檔案信息的泄露和失密，充分保證企業信息化檔案數據的安全性。

參考文獻：

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