淺談溝通在辦公室工作中的重要性

傅瑤

摘 要：要不斷地提升辦公室的管理水平，必須充分認識到溝通的重要性。沒有溝通，就沒有管理。本文主要論述了做好辦公室工作的關鍵在于正確運用溝通的藝術，實現有效的溝通，讓其在工作中發揮出更大的作用。

關鍵詞：溝通 辦公室工作 發揮作用

企業管理的本質和核心是溝通。辦公室是企業的樞紐部門，在企業管理中起著承上啟下、溝通內外、協調各方的作用。辦公室要做到上情下達，下情上報，協調好各種內外關系，都離不開溝通。從一定意義上說，溝通的成效如何，將直接影響到辦公室工作的質量和水平。如何將溝通的藝術運用到實際工作中去，進一步提升辦公室的樞紐作用是值得我們探討的重要課題。

一、溝通的含義

溝通，是指人與人之間傳達思想或交換情報的信息交流過程，是意義的傳遞與理解，也是信息憑借一定符號載體，在個人、團隊或群體間從發送者到接受者進行傳遞，并獲取理解的過程。完善的溝通，應是發送者發出的信息與接收者感知到的信息完成一致。

二、溝通的功能

溝通是企業管理的有效工具，也是高效團隊建設的工具。它是一種技能，是一個人對本身知識能力、表達能力、行為能力的發揮。溝通是聯系企業共同目的和企業中有協作的個人之間的橋梁。

溝通能確保企業內的各部門、個人獲得工作所需的各種信息，并增進相互間的了解和合作。溝通是人們分享信息、思想和情感的過程，對于企業而言，其作用在于使組織內每個成員都能夠做到在適當的時間，將適當的信息，用適當的方法，傳給適當的人，從而形成一個健全的、迅速有效的信息傳遞系統，是正確決策的前提和基礎。它有助于統一思想，是行動一致的工具，是組織建立良好人際關系的關鍵，有利于企業目標的達成。它主要具有以下幾個功能：

1、傳遞信息的功能。通過溝通，可以交流消息、知識、經驗、思想和感情，從而使溝通的雙方獲得更廣泛的信息。

2、心理保健功能。通過溝通，可以滿足人與人之間的交往、合群的心理需求，產生情感上的共鳴。在實際工作和生活中，善于溝通的人的精神生活更豐富更快樂，而溝通不足的人往往有更多的煩惱和苦悶。溝通可以減輕人的焦慮和恐懼。

3、自我認識功能。通過溝通，可以深化自我認識，從而更客觀地評價自己，建立起健康的自我形象。在溝通中，可以他人為鏡，更清楚地比較和認識自己。

4、人際協調功能。溝通可以增進相互之間的了解，化解誤會，統一認識，發展人際間的親密關系。在團體溝通中，可以表達情感、建立關系、激勵士氣、傳遞信息。

三、溝通的渠道

1、語言溝通。語言是溝通不同個體之間的橋梁，是不同的個體心理活動彼此發生影響的最有效的工具。語言溝通不僅靠詞匯和句子，還可以通過口語聲調和修飾性口氣來表達。在語言溝通中，選擇什么詞匯、運用何種句型、加上哪些副語言形式都會直接影響溝通效果。此外，大量非語言的溝通也直接參與溝通過程，影響到溝通的效果。

2、非語言溝通。

（1）目光接觸。

（2）面部表情。

（3）體態語言。

四、溝通的技巧

1、溝通前先澄清概念。

2、明確溝通的目的，希望達到什么目標。

3、考慮溝通時的背景、環境及條件。

4、重視雙向溝通，正確理解。

5、溝通中運用通俗易懂的語言，條理清楚有層次，意思明確，同時注意非語言的表達。

6、注意傾聽對方講話，耐心，不輕易插話、打斷別人的表達。

7、善于提問，搞清問題。

8、言行一致，心平氣和，感情真摯。

9、有及時并且必要的反饋。

五、溝通的原則

溝通是消除隔膜，達成共同遠景、朝著共同目標前進的橋梁和紐帶。溝通更是學習、共享的過程，在交流中可以學習彼此的優點和技巧，提高個人修養，不斷完善自我。而溝通的關鍵則在于能否及時，有效的掌握信息，因為只有正確完整地掌握信息，我們才能做到有效的溝通。要做到有效的溝通，必須掌握以下幾個原則：

一是溝通者和被溝通者溝通事情要傳達清晰的工作目的和要求，并征詢對方的意見（雙向溝通，或多向溝通）。

二是要達成一致意見，讓對方明白你的意圖和目的，并將責任、任務落實到具體的人。

三是在執行過程中要跟蹤執行情況，確認執行人是否需要協助，同時有助于識別是否存在潛在的風險發生。

四是要檢查執行的結果。溝通結束前要注意總結、回顧以及責任及任務的落實，以確保溝通的效果。

六、如何將溝通的藝術運用于辦公室工作

溝通是企業管理的真諦，是辦公室工作的重要工具。辦公室工作離不開溝通，溝通滲透于企業管理的各個層面，是管理的潤滑劑，能較好地促進各系統的員工協調地開展各項工作。

1、強化溝通意識，主動與各部門建立融洽的關系

辦公室能否與各部門之間相處融洽，直接影響到工作效率。領導的管理要求下達、督辦事項推進程度的了解、多部門關聯事項的相互協作等，都需要辦公室的溝通和協調，如果沒有良好的溝通意識和溝通能力，很難推進相關工作的順利進行。因此，辦公室人員必須強化溝通意識，主動與各部門加強溝通，建立起融洽的關系，事半功倍地處理好相關工作。

2、建立起與各部門的溝通平臺，形成有效機制

辦公室必須建立起與各部門溝通的有效機制，搭建起溝通協作的平臺，確保各項工作快速、有效地落實。各部門在企業中既是獨立運行的個體，又是有序銜接環節。在某些管理流程中，辦公室常常處于中間環節。只有加強與前面、后面環節部門之間的溝通，才能在遇到問題時，在增加相互之間的理解，消除隔閡的同時，明確責任、及時處理，限時反饋，相互協作共同解決工作難題，共同實現企業高速、有效的運轉。如果不重視與各部門業務流程中的溝通，則會導致某些工作出現拖延、相互推諉等問題，影響企業的運轉效率。

3、掌握溝通的技巧，強化有效溝通

韓非所謂“凡說之難，在知所說之心，可以事吾說當之”，意即要使自己說的話達到讓他人心悅誠服的預定目標，一個基本原則是尋求說話者和聽從的“心結”，要先搞清聽眾在想什么，自己說話才能有針對性。人與人之間的溝通是復雜的，由于每個人的思維方式我、行為風格、習慣偏好等差異，帶來了很多溝通上的不和諧，產生了不愉快的感受，因此，不斷地提升溝通水平，掌握一定的溝通技巧是辦公室管理者必須具備的能力。

首先，要強化溝通中的換位思考。換位思考是溝通中最重要的一項能力。換位思考能夠很大程度地提升溝通的幸福感。辦公室工作要取得良好的效果，就需要我們需要借助一些工具方法，有的放矢地開展溝通。否則，再高深的道理、再深邃的思想、再飽滿的情感、再精辟的論理，也都無法達到希望的成效。如：通過性格類型特征分析，我們可以了解自己和員工的性格類型特征，從而學會換位思考，調整自己的溝通風格，以使他人在溝通過程中得到一種理解感和支持感，由此產生溝通的愉快感受。

其次，要強化溝通中的雙向性。溝通是雙向的行為。只有明確了溝通的雙向性，才能在溝通中實現互動，收到良好的溝通效果。在溝通中，要學會傾聽，認真、客觀地傾聽他人的想法，但是不當場做出判斷。如果聽到與自己不同的觀點，不要急于表達自己的意見，而是把自己的意見等到對方說完后再說，這樣更有利于自己工作的開展。此外，還要關心溝通的結果，溝通不是你說了什么，而是對方理解了什么，所以溝通一定要對方給予你反饋。辦公室工作者要充分利用思想管理這一路徑，采用情感管理的方式，以自身真摯的情感來增強與他人的情感聯系和思想溝通，進而達成認識的統一，共同協作完成各項工作目標。

最后，要不斷學習溝通的藝術，進一步提升辦公室工作的成效。我們要加強對溝通藝術的學習、研究和運用，使其成為做好辦公室工作的有效工具。只有通過自我道德素養的不斷提升，對溝通語言和溝通過與技巧的正確把握，尤其是心理學方面的學習，我們才能分析溝通對象的心態，掌握其情緒變化，最終有的放矢地協調好領導、同級部門及下屬員工之間的關系，從而構建起良好和諧的內部環境。

溝通的藝術在于溝通的技巧和真誠。只有不斷探索并運用的溝通藝術，才能更好地開展辦公室工作，充分發揮辦公室的樞紐作用，更好地服務于企業的發展。